科技公司用品管理制度總則目的為加強(qiáng)公司用品管理，規(guī)范用品的采購、使用、保管等行為，合理控制費(fèi)用支出，提高用品使用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內(nèi)使用的各類用品，包括辦公用品、辦公設(shè)備、耗材、通訊設(shè)備、IT設(shè)備及其他相關(guān)用品?；驹瓌t1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置用品，避免浪費(fèi)。2.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，降低采購成本，提高用品使用效益。3.歸口管理原則：各類用品分別由相應(yīng)的部門歸口管理，明確職責(zé)，確保管理工作的規(guī)范、有序。4.責(zé)任到人原則：用品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)均明確責(zé)任人員，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。用品分類及管理職責(zé)辦公用品1.定義：包括文具、紙張、文件夾、檔案袋、計(jì)算器、訂書機(jī)、膠水、印泥等日常辦公所需物品。2.管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，定期統(tǒng)計(jì)各部門辦公用品使用情況，根據(jù)需求制定采購計(jì)劃。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、保管和使用監(jiān)督，確保辦公用品的合理使用。辦公設(shè)備1.定義：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、辦公桌椅等辦公家具及設(shè)備。2.管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的選型、采購、驗(yàn)收、登記、調(diào)配和維修保養(yǎng)等工作。使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和保管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購費(fèi)用的審核和報(bào)銷。耗材1.定義：指辦公設(shè)備使用的各類消耗材料，如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。2.管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)耗材的統(tǒng)一采購和庫存管理，根據(jù)各部門使用情況定期發(fā)放。使用部門負(fù)責(zé)合理使用耗材，控制耗材消耗數(shù)量。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對耗材采購費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。通訊設(shè)備1.定義：包括固定電話、移動(dòng)電話、對講機(jī)等通訊工具。2.管理職責(zé)：行政部門負(fù)責(zé)通訊設(shè)備的選型、采購、配置和話費(fèi)管理。使用人員負(fù)責(zé)通訊設(shè)備的日常使用和保管，嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用話費(fèi)，不得利用公司通訊設(shè)備從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。IT設(shè)備1.定義：涵蓋服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、安全設(shè)備等IT基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)軟件。2.管理職責(zé)：IT部門負(fù)責(zé)IT設(shè)備的規(guī)劃、選型、采購、安裝調(diào)試、維護(hù)升級和安全管理。其他部門配合IT部門做好IT設(shè)備的使用和日常維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)IT設(shè)備采購及維護(hù)費(fèi)用的審核和報(bào)銷。用品采購管理采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，于每月末填寫下月辦公用品、耗材等用品的需求申請表，詳細(xì)注明用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門需求申請表后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析，制定下月用品采購計(jì)劃。對于價(jià)值較高的辦公設(shè)備采購，需提前進(jìn)行市場調(diào)研，征求使用部門意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后列入采購計(jì)劃。3.IT部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)運(yùn)行情況，制定IT設(shè)備及軟件的采購計(jì)劃，包括設(shè)備升級、擴(kuò)容、新軟件采購等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立辦公用品、辦公設(shè)備、耗材等用品的供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。2.對于IT設(shè)備及軟件采購，由IT部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇和管理。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本交財(cái)務(wù)部門備案。采購流程1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購人員負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)到貨。3.用品到貨后，采購人員通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。辦公用品、耗材等由行政部門組織驗(yàn)收，辦公設(shè)備由行政部門會同使用部門共同驗(yàn)收，IT設(shè)備由IT部門組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報(bào)告，注明驗(yàn)收情況。4.驗(yàn)收合格的用品，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。辦公設(shè)備、IT設(shè)備等固定資產(chǎn)需建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時(shí)間、使用部門等信息。驗(yàn)收不合格的用品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨手續(xù)。5.采購人員憑驗(yàn)收報(bào)告、入庫單等憑證到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度對采購費(fèi)用進(jìn)行審核，確保報(bào)銷憑證真實(shí)、合法、有效，審核通過后予以報(bào)銷。用品使用與保管管理領(lǐng)用管理1.辦公用品、耗材等實(shí)行限額領(lǐng)用制度。行政部門根據(jù)各部門實(shí)際工作需求和歷史使用情況，核定各部門每月辦公用品、耗材的領(lǐng)用限額。2.各部門指定專人到行政部門領(lǐng)用用品，領(lǐng)用人需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。行政部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。3.對于價(jià)值較高的辦公設(shè)備，使用部門需填寫設(shè)備領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部門負(fù)責(zé)安排人員將設(shè)備送至使用部門，并進(jìn)行安裝調(diào)試。4.IT設(shè)備及軟件的領(lǐng)用，由IT部門根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行配置和發(fā)放。使用人員需在領(lǐng)用清單上簽字確認(rèn)，明確設(shè)備及軟件的使用責(zé)任。使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)公司用品，按照正確的方法使用辦公用品、辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、IT設(shè)備等，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公用品應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，行政部門有權(quán)進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。3.辦公設(shè)備使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。4.通訊設(shè)備使用人員應(yīng)遵守公司通訊管理規(guī)定，不得利用公司通訊設(shè)備從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，如撥打私人電話、發(fā)送私人短信等。5.IT設(shè)備使用人員應(yīng)妥善保管賬號和密碼，不得隨意泄露。嚴(yán)格按照公司信息安全規(guī)定使用IT設(shè)備，不得私自安裝軟件、更改系統(tǒng)設(shè)置等，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)安全事故發(fā)生。保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用用品的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)辦公用品、耗材等的存放和管理，確保物品擺放整齊、有序，避免丟失和損壞。2.辦公設(shè)備使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常保管，定期對設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部門。對于暫時(shí)閑置的辦公設(shè)備，應(yīng)妥善保管，防止設(shè)備損壞。3.IT設(shè)備由IT部門統(tǒng)一管理和維護(hù)，使用部門應(yīng)配合IT部門做好設(shè)備的保管工作。設(shè)備存放場所應(yīng)具備安全、防潮、防火、防盜等條件，確保設(shè)備安全。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)定期對公司用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。行政部門、各使用部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。用品維修與報(bào)廢管理維修管理1.辦公設(shè)備、IT設(shè)備等出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門或IT部門進(jìn)行維修。行政部門或IT部門接到通知后，應(yīng)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行檢查和維修。2.維修人員在維修前應(yīng)填寫維修申請表，詳細(xì)記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、故障原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后進(jìn)行維修。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修報(bào)告，注明維修情況、維修費(fèi)用等，交使用部門確認(rèn)。3.對于維修費(fèi)用較高的設(shè)備，行政部門或IT部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，確定是否有必要進(jìn)行維修。如維修費(fèi)用過高，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可考慮更換新設(shè)備。4.通訊設(shè)備的維修由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。使用人員發(fā)現(xiàn)通訊設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。報(bào)廢管理1.用品符合下列條件之一的，可申請報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)的；其他經(jīng)公司認(rèn)定需要報(bào)廢的情況。2.用品報(bào)廢由使用部門填寫報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審核。3.行政部門對報(bào)廢申請表進(jìn)行審核，對于價(jià)值較高的用品，需組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的用品，由行政部門負(fù)責(zé)組織清理和處置。對于有殘值的用品，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行變賣處理，變賣收入交公司財(cái)務(wù)部門入賬。5.IT設(shè)備報(bào)廢后，IT部門應(yīng)及時(shí)對設(shè)備中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清除，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，對報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行登記造冊，注明設(shè)備報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，妥善保管相關(guān)資料。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司用品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保用品管理制度的有效執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對用品采購費(fèi)用、維修費(fèi)用等進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。3.審計(jì)部門定期對公司用品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查用品管理制度的執(zhí)行情況、費(fèi)用支出的真實(shí)性和合法性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見?？己宿k法1.將用品管理情況納入部門和員工績效考核體系。對于用品采購、使用、保管等環(huán)節(jié)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。2.對于違反用品管理制度的部門和員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括批評教育、警告、罰款、扣減績效分等。3.具體考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)如下：采購管理：考核采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性、供應(yīng)商選擇的合理性、采購流程的規(guī)范性等。如因采購計(jì)劃不準(zhǔn)確導(dǎo)致用品積壓或短缺，影響工作正常開展的，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處罰。使用管理：考核用品使用的合理性、節(jié)約性等。如發(fā)現(xiàn)員工存在浪費(fèi)辦公用品現(xiàn)象，第一次給予批評教育，第二次給予警告，第三次給予罰款并扣減績效分。保管管理：考核用品保管的安全性、完