私營餐廳采購管理制度總則1.目的為加強本私營餐廳采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資的質量，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本私營餐廳所有采購活動，包括食材、調料、餐具、設備及其他相關物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據餐廳的經營需求、庫存狀況等合理安排采購，避免盲目采購造成物資積壓或短缺。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質量可靠、符合食品安全標準及餐廳經營要求的物資。成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理等降低采購成本。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商有平等的參與機會，杜絕不正當交易。采購流程1.采購申請部門需求：餐廳各部門（如廚房、前臺、倉庫等）根據實際經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、數量、預計到貨時間等信息。審批流程：部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。采購部門負責人對采購申請進行再次審核，重點審核采購數量、預算等是否在合理范圍內，審核通過后交財務部門審核預算。財務部門根據餐廳的資金狀況和預算安排，對采購申請的預算進行審核，審核通過后報餐廳總經理審批?？偨浝砀鶕鞣矫媲闆r進行最終審批，審批通過的采購申請返回采購部門執(zhí)行，未通過的注明原因后返回申請部門。2.供應商選擇與管理供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、實地考察、參加供應商展會等，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，篩選出符合餐廳采購要求的供應商名單。供應商評估采購部門定期（至少每年一次）對現(xiàn)有供應商進行全面評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。采用量化評分的方式對供應商進行評估，設定各項評估指標的權重，計算出供應商的綜合得分。根據評估結果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商及時進行淘汰或整改。供應商合作與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營狀況、產品供應情況等，確保采購活動的順利進行。對于重要物資的供應商，采購部門應定期進行實地考察，監(jiān)督供應商的生產過程和質量控制情況。3.采購實施采購訂單下達采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商，向其下達《采購訂單》。《采購訂單》應明確物資的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息，確保雙方對采購內容的理解一致。采購跟蹤與催貨采購部門應建立采購跟蹤機制，及時了解采購訂單的執(zhí)行情況，跟蹤物資的生產進度、運輸情況等。對于臨近交貨期但尚未發(fā)貨的訂單，采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲發(fā)貨的原因，并要求供應商給出明確的交貨時間承諾。對于逾期未交貨的供應商，采購部門應發(fā)出催貨函，督促供應商盡快交貨，并記錄催貨情況。如因供應商原因導致嚴重影響餐廳經營的，應按照合同約定追究其違約責任。到貨驗收物資到貨前，倉庫管理部門應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。物資到貨時，驗收人員應根據《采購訂單》和相關質量標準對物資的名稱、規(guī)格、數量、質量等進行嚴格驗收。對于食材類物資，應重點檢查其新鮮度、品質、有無變質等情況；對于設備類物資，應進行功能測試和外觀檢查等。驗收合格的物資，驗收人員應在《驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理，同時記錄不合格情況。4.付款管理發(fā)票審核采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應及時進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、準確性，發(fā)票內容是否與采購訂單、驗收單一致等。對于不符合要求的發(fā)票，采購部門應及時與供應商溝通，要求其重新開具正確的發(fā)票。付款申請采購部門根據合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，注明供應商名稱、采購訂單號、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息?！陡犊钌暾埍怼方洸少彶块T負責人審核簽字后，提交財務部門。付款審批財務部門對《付款申請表》進行審核，重點審核付款金額、付款方式、發(fā)票等是否符合規(guī)定，審核通過后報餐廳總經理審批。總經理根據餐廳資金狀況和審批權限進行最終審批，審批通過后安排付款。采購人員職責1.采購主管職責負責制定和完善采購管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。組織開展供應商開發(fā)、評估與管理工作，建立和維護供應商資源庫。審核采購申請，合理安排采購任務，確保采購工作的順利進行。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題，處理供應商的投訴和糾紛。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，降低采購成本，提高采購效率和質量。2.采購專員職責根據采購主管的安排，具體負責采購訂單的下達、跟蹤與催貨工作。協(xié)助采購主管進行供應商的日常溝通與聯(lián)絡，收集供應商信息，反饋采購過程中的相關情況。參與采購合同的起草、簽訂和執(zhí)行工作，確保合同條款符合餐廳利益和要求。負責采購物資的到貨驗收工作，及時處理驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題。整理和歸檔采購相關文件和資料，如采購申請、訂單、發(fā)票、驗收單等。庫存管理1.庫存盤點倉庫管理部門應定期（至少每月一次）對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點過程中，應認真核對物資的名稱、規(guī)格、數量、質量等信息，如實記錄盤點結果。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《庫存盤點表》，對盤點差異進行分析和處理。如屬于正常損耗、收發(fā)差錯等原因導致的差異，應及時調整庫存賬目；如屬于其他原因導致的差異，應查明原因，追究相關人員責任。2.庫存控制根據餐廳的經營情況和歷史數據，制定合理的庫存定額，明確各類物資的最高庫存、最低庫存和安全庫存水平。倉庫管理人員應密切關注庫存動態(tài)，及時掌握物資的出入庫情況，當庫存低于最低庫存時，應及時通知采購部門進行補貨；當庫存高于最高庫存時，應暫停采購，采取促銷等措施減少庫存積壓。定期對庫存物資進行清理，對于長期積壓、過期變質、損壞等無使用價值的物資，應及時進行報廢處理，避免占用庫存空間和資金。監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督餐廳內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效執(zhí)行、采購成本是否合理控制等。審計部門有權調閱采購相關文件和資料，對采購人員、供應商等進行詢問和調查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.供應商監(jiān)督建立供應商監(jiān)督機制，定期收集餐廳員工、顧客對供應商產品質量、服務等方面的反饋意見。對于供應商出現(xiàn)的產品質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況，及時與供應商溝通協(xié)商解決，如供應商整改不力，應按照合同約定采取相應的處罰措施，直至終止合作。3.采購考核制定采購人員考核制度，從采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、供應商管理、工作態(tài)度等方面對采購人員進行全面考核?？己酥芷跒槊考径纫淮?，考核結果與采購人員的績效獎金、晉升、獎勵等