研學(xué)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整和安全。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱和利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等。3.財務(wù)審計類：包括財務(wù)報表、審計報告、會計憑證、稅務(wù)資料等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。5.研學(xué)業(yè)務(wù)類：包括研學(xué)項目方案、課程資料、學(xué)生檔案、合作協(xié)議等。6.安全管理類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。7.物資設(shè)備類：包括固定資產(chǎn)清單、設(shè)備采購合同、設(shè)備維護記錄等。8.教育培訓(xùn)類：包括培訓(xùn)教材、課件、教學(xué)案例、培訓(xùn)證書等。9.合同協(xié)議類：包括各類合同、協(xié)議、意向書等。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“類別代碼+年份+順序號”的方式，具體如下：1.類別代碼：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示人事管理類等。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為“012023001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的檔案進行收集整理，確保檔案材料的及時歸檔。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.綜合管理部按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。3.對于紙張大小不一致的檔案材料，應(yīng)進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.檔案應(yīng)按照順序號依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、順序號等信息。五、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案清查1.綜合管理部每年應(yīng)對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并將清查情況記錄在檔案管理臺賬中。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號等信息。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全。3.查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容和用途。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)部門負責(zé)人批準，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案時，借閱人應(yīng)持《檔案借閱申請表》到綜合管理部辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)將檔案交給借閱人，并在《檔案借閱登記表》上登記。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司，如遇特殊情況需要帶出公司的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完整無損，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標準，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.綜合管理部根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并在銷毀現(xiàn)場指定專人監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的電子文件，并按照檔案分類標準進行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容完整、準確、清晰。3.電子文件應(yīng)按照年度和類別進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并在文件夾和文件命名中體現(xiàn)檔案編號、題名、日期等信息。（二）電子檔案的保管1.綜合管理部應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。3.加強對電子檔案存儲系統(tǒng)的維護和管理，定期檢查系統(tǒng)運行情況，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司員工查閱電子檔案