私人采購合同管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司私人采購合同的管理，防范合同風險，維護公司合法權益，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工因私人用途進行采購所簽訂的合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。公平公正原則：合同雙方應在平等、自愿、公平的基礎上簽訂合同，明確雙方權利義務。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。風險防范原則：加強合同風險評估與防范，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂前的準備1.需求確認使用部門提出需求：員工因私人采購需要，應向所在部門提交采購申請，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算等內容。部門負責人審核：部門負責人對采購申請進行審核，重點審核需求的合理性、必要性以及預算的合規(guī)性。審核通過后，報分管領導審批。分管領導審批：分管領導根據(jù)公司相關規(guī)定和實際情況，對采購申請進行審批。審批通過后，方可進入采購流程。2.供應商選擇供應商信息收集：采購人員通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。供應商篩選：采購人員根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出符合要求的供應商，并對其進行初步評估，包括供應商的信譽、資質、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。實地考察：對于重要的采購項目，采購人員應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、生產(chǎn)能力等情況，確保供應商具備提供合格產(chǎn)品或服務的能力。供應商確定：采購人員根據(jù)供應商篩選和實地考察結果，確定最終的供應商，并報部門負責人和分管領導審批。3.合同條款協(xié)商采購人員與供應商就合同條款進行協(xié)商：合同條款應包括合同雙方的基本信息、采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。合同條款審核：采購人員將協(xié)商好的合同條款提交給法務部門進行審核，法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在潛在風險。審核通過后，報分管領導審批。合同條款修改：根據(jù)法務部門和分管領導的審核意見，采購人員與供應商對合同條款進行修改完善，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。三、合同簽訂1.合同起草采購人員根據(jù)協(xié)商好的合同條款起草合同文本：合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同格式規(guī)范、內容完整。合同文本審核：采購人員將起草好的合同文本提交給法務部門進行審核，法務部門重點審核合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在潛在風險。審核通過后，報分管領導審批。合同文本修改：根據(jù)法務部門和分管領導的審核意見，采購人員對合同文本進行修改完善，確保合同文本符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.合同簽署合同雙方簽字蓋章：采購人員將修改完善后的合同文本提交給合同雙方簽字蓋章。合同簽字蓋章應符合公司相關規(guī)定和法律法規(guī)要求。合同存檔：采購人員將簽字蓋章后的合同文本原件一份交公司檔案室存檔，復印件一份交財務部門作為付款依據(jù)，一份交采購人員留存?zhèn)洳椤Ｋ摹⒑贤男?.交貨驗收供應商按照合同約定的時間、地點交貨：采購人員應提前通知使用部門做好收貨準備，并在交貨時與使用部門共同對貨物進行驗收。驗收內容：驗收內容包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題或與合同約定不符，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決。驗收報告：驗收合格后，采購人員應填寫驗收報告，由使用部門負責人簽字確認。驗收報告應作為付款的依據(jù)之一。2.付款管理財務部門根據(jù)合同約定和驗收報告進行付款：付款前，財務部門應審核合同條款、驗收報告、發(fā)票等相關資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。付款方式：付款方式應按照合同約定執(zhí)行，一般包括支票、轉賬、匯款等方式。如采用現(xiàn)金付款方式，應嚴格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行。付款審批：付款金額在規(guī)定限額以下的，由財務部門負責人審批；付款金額超過規(guī)定限額的，由分管領導審批。3.售后服務供應商應按照合同約定提供售后服務：如貨物出現(xiàn)質量問題或需要維修、保養(yǎng)等服務，采購人員應及時與供應商聯(lián)系，要求其按照合同約定提供售后服務。售后服務跟蹤：采購人員應跟蹤供應商售后服務的執(zhí)行情況，確保售后服務及時、有效。如發(fā)現(xiàn)供應商未按照合同約定提供售后服務，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并向分管領導報告。五、合同變更與解除1.合同變更合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款：合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更審批：合同變更協(xié)議簽訂后，采購人員應將變更協(xié)議提交給法務部門進行審核，法務部門重點審核變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在潛在風險。審核通過后，報分管領導審批。2.合同解除合同履行過程中，如因特殊原因需要解除合同：合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除合同的原因、雙方權利義務的處理等內容。合同解除審批：合同解除協(xié)議簽訂后，采購人員應將解除協(xié)議提交給法務部門進行審核，法務部門重點審核解除協(xié)議的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在潛在風險。審核通過后，報分管領導審批。3.合同變更與解除后的處理合同變更或解除后，合同雙方應按照變更或解除協(xié)議的約定處理相關事宜：如退還貨物、支付貨款、承擔違約責任等。資料歸檔：采購人員應將合同變更或解除協(xié)議及相關處理資料整理歸檔，作為公司合同管理的重要依據(jù)。六、合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛：合同雙方應首先通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，雙方應保持冷靜、理性，尊重對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商記錄：協(xié)商過程中，雙方應做好協(xié)商記錄，記錄協(xié)商的時間、地點、參與人員、協(xié)商內容、協(xié)商結果等信息。協(xié)商記錄應作為處理合同糾紛的重要依據(jù)之一。2.糾紛調解如協(xié)商不成，合同雙方可以申請公司內部調解機構進行調解：公司內部調解機構應根據(jù)合同糾紛的具體情況，組織雙方進行調解，提出調解方案，促使雙方達成和解協(xié)議。調解協(xié)議：調解達成協(xié)議的，雙方應簽訂調解協(xié)議。調解協(xié)議應明確雙方的權利義務、糾紛解決方案、履行方式等內容。調解協(xié)議簽訂后，雙方應按照協(xié)議約定履行各自的義務。3.糾紛仲裁或訴訟如調解不成，合同雙方可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛：選擇仲裁方式解決糾紛的，雙方應按照仲裁協(xié)議的約定向仲裁機構申請仲裁；選擇訴訟方式解決糾紛的，雙方應向有管轄權的人民法院提起訴訟。糾紛處理結果執(zhí)行：合同糾紛處理結果生效后，雙方應按照處理結果執(zhí)行。如一方不履行處理結果，另一方可以依法申請強制執(zhí)行。七、合同監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查職責公司設立合同監(jiān)督檢查小組：負責對公司私人采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查。合同監(jiān)督檢查小組由法務部門、財務部門、采購部門等相關人員組成。監(jiān)督檢查內容：監(jiān)督檢查內容包括合同簽訂是否符合規(guī)定程序、合同條款是否合法合規(guī)、合同履行是否全面及時、合同變更與解除是否符合規(guī)定等方面。2.定期檢查合同監(jiān)督檢查小組應定期對公司私人采購合同進行檢查：檢查周期一般為每季度一次。檢查結束后，應形成檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。3.不定期抽查合同監(jiān)督檢查小組應不定期對公司私人采購合同進行抽查：抽查比例一般不低于合同總數(shù)的[X]%。抽查結束后，應形成抽查報告，對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。八、合同檔案管理1.檔案收集采購人員應及時收集合同簽訂、履行過程中形成的各種文件資料：包括采購申請、供應商信息、合同文本、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等。檔案整理：采購人員應按照檔案管理的要求，對收集到的文件資料進行整理、分類、編號，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案歸檔采購人員應將整理好的檔案資料及時歸檔：歸檔時，應填寫檔案移交清單，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。檔案移交清單應由雙方簽字確認。檔案保管：公司檔案室應按照檔案管理的規(guī)定，對合同檔案進行妥善保管，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的：查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息。檔案查閱申請表應由部門負責人簽字審批。檔案借閱：如需借閱合同檔案，借閱人員應填寫檔案借閱申