電腦文件資料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司電腦文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用電腦過程中產(chǎn)生的各類文件資料的管理。3.基本原則集中管理原則：公司電腦文件資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，便于查找、使用和維護(hù)。分類規(guī)范原則：對文件資料進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范命名，確保文件資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件資料的安全保密。方便使用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮文件資料的使用便捷性，提高工作效率。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善公司電腦文件資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司電腦文件資料存儲(chǔ)設(shè)備的管理，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)陣列、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。定期對公司電腦文件資料進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。負(fù)責(zé)對公司員工電腦文件資料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門電腦文件資料的管理工作，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。指導(dǎo)本部門員工正確使用電腦文件資料，對本部門員工的文件資料使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對本部門電腦文件資料進(jìn)行清理和歸檔，確保文件資料的有序管理。3.員工個(gè)人負(fù)責(zé)個(gè)人電腦文件資料的整理、分類和存儲(chǔ)，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。嚴(yán)格遵守公司電腦文件資料管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播、刪除公司文件資料。定期對個(gè)人電腦文件資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。文件資料分類與命名1.分類標(biāo)準(zhǔn)部門分類：按照公司組織架構(gòu)，將文件資料分為行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、市場部、銷售部、技術(shù)部等部門文件夾。業(yè)務(wù)分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，將文件資料分為合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場推廣、銷售數(shù)據(jù)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別文件夾。時(shí)間分類：按照文件資料的形成時(shí)間，分為年度文件夾、季度文件夾、月度文件夾等。2.命名規(guī)則文件名：文件名應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映文件資料的主題內(nèi)容，一般由“日期+關(guān)鍵詞+版本號(hào)”組成。例如：“20230510銷售合同模板V1.0”。文件夾名：文件夾名應(yīng)與所包含的文件資料主題一致，采用“部門+業(yè)務(wù)類別+時(shí)間范圍”的命名方式。例如：“行政部辦公用品采購2023年”。文件資料存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)要求服務(wù)器存儲(chǔ)：重要的文件資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司服務(wù)器上，由行政部門統(tǒng)一管理和維護(hù)。服務(wù)器應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。個(gè)人電腦存儲(chǔ)：員工個(gè)人電腦應(yīng)設(shè)置專門的文件夾用于存放工作文件資料，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。個(gè)人電腦應(yīng)安裝殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)：如需使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤等）存儲(chǔ)文件資料，應(yīng)先進(jìn)行病毒查殺，并在使用后及時(shí)刪除存儲(chǔ)在移動(dòng)設(shè)備上的文件資料。重要文件資料不得存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上。2.備份策略定期備份：行政部門應(yīng)定期對公司服務(wù)器上的文件資料進(jìn)行備份，備份周期為每周一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)安全。實(shí)時(shí)備份：對于重要的文件資料，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)采用實(shí)時(shí)備份技術(shù)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。個(gè)人備份：員工個(gè)人應(yīng)定期對自己電腦上的重要文件資料進(jìn)行備份，備份周期為每月一次。備份數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)平臺(tái)上。文件資料使用與共享1.使用權(quán)限員工權(quán)限：員工對自己創(chuàng)建和存儲(chǔ)的文件資料具有完全使用權(quán)限。對于共享文件夾中的文件資料，員工應(yīng)根據(jù)自己的工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行使用。部門負(fù)責(zé)人權(quán)限：部門負(fù)責(zé)人對本部門的文件資料具有管理權(quán)限，可對文件資料進(jìn)行查看、修改、刪除等操作。特殊權(quán)限：對于涉及公司機(jī)密的文件資料，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。授權(quán)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自泄露文件資料內(nèi)容。2.共享設(shè)置共享文件夾創(chuàng)建：如需共享文件資料，應(yīng)由文件資料所有者在服務(wù)器上創(chuàng)建共享文件夾，并設(shè)置共享權(quán)限。共享文件夾應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和管理。共享權(quán)限設(shè)置：共享文件夾的權(quán)限分為只讀、可編輯和完全控制三種。文件資料所有者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置共享權(quán)限，確保文件資料的安全。共享范圍：共享文件夾的共享范圍可分為部門內(nèi)部共享、公司內(nèi)部共享和外部共享。文件資料所有者應(yīng)根據(jù)文件資料的性質(zhì)和保密要求設(shè)置共享范圍。3.文件資料借閱借閱申請：如需借閱公司文件資料，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批流程：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，借閱人方可借閱文件資料。借閱期限：文件資料的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還要求：借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還所借文件資料，并確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。文件資料清理與歸檔1.清理原則定期清理：各部門應(yīng)定期對本部門的電腦文件資料進(jìn)行清理，刪除過期、無用的文件資料，確保文件資料的存儲(chǔ)空間合理利用。及時(shí)清理：對于不再使用或已完成的文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，避免占用過多的存儲(chǔ)空間和影響工作效率。分類清理：清理文件資料時(shí)，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類清理，確保文件資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.歸檔要求歸檔范圍：公司所有具有保存價(jià)值的文件資料都應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場推廣、銷售數(shù)據(jù)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。歸檔時(shí)間：文件資料形成后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行歸檔。對于重要的文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔方式：文件資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、存儲(chǔ)。安全保密管理1.保密制度公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密和文件資料機(jī)密。對于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保文件資料的安全保密。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、刪除公司機(jī)密文件資料。2.安全措施網(wǎng)絡(luò)安全：公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。數(shù)據(jù)加密：對于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。用戶認(rèn)證：公司應(yīng)建立用戶認(rèn)證機(jī)制，對訪問公司文件資料的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，確保只有授權(quán)人員才能訪問公司文件資料。審計(jì)監(jiān)督：公司應(yīng)建立審計(jì)監(jiān)督機(jī)制，對公司文件資料的使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。違規(guī)處理1.違規(guī)行為未經(jīng)授權(quán)擅自訪問、復(fù)制、傳播、刪除公司文件資料。違反公司文件資料分類與命名規(guī)則，導(dǎo)致文件資料管理混亂。未按照規(guī)定進(jìn)行文件資料備份，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。違反公司保密制度，泄露公司商業(yè)秘密和文件資料機(jī)密。2.處理措施對于違規(guī)行為較輕的員工，公司