社區(qū)自行采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范社區(qū)自行采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高資金使用效益，確保采購活動公平、公正、公開，滿足社區(qū)居民的各類需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于社區(qū)范圍內(nèi)自行組織的各類采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)類項(xiàng)目等采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公正性原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭機(jī)會均等。公開性原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地公開，接受社區(qū)居民監(jiān)督。效益性原則：在滿足需求的前提下，追求采購資金的合理使用和效益最大化。誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立社區(qū)采購管理小組，由社區(qū)居委會成員、居民代表等組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，確定采購預(yù)算、采購方式等關(guān)鍵內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門明確社區(qū)綜合管理辦公室或?qū)Ｈ俗鳛椴少張?zhí)行部門，具體負(fù)責(zé)采購活動的組織實(shí)施，包括采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、合同簽訂與執(zhí)行、驗(yàn)收等工作。3.各部門職責(zé)需求部門：提出采購需求，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等，并對需求的合理性負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門：審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金使用，負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付與核算。監(jiān)督部門：對采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購活動合規(guī)進(jìn)行，受理投訴舉報(bào)并進(jìn)行調(diào)查處理。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)社區(qū)工作計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制年度采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。采購預(yù)算應(yīng)充分考慮物價(jià)波動、業(yè)務(wù)發(fā)展等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。預(yù)算編制過程中，需征求各需求部門意見，經(jīng)采購管理小組審議通過后報(bào)社區(qū)居委會審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。四、采購方式選擇1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值比例過大的項(xiàng)目，可采用邀請招標(biāo)方式。由采購執(zhí)行部門向不少于三家具備資格的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，進(jìn)行招標(biāo)采購。3.競爭性談判當(dāng)出現(xiàn)招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目，可采用競爭性談判方式。與符合資格條件的供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。向單一供應(yīng)商直接購買。5.詢價(jià)采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)方式。向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，明確供應(yīng)商準(zhǔn)入條件，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。對申請入庫的供應(yīng)商進(jìn)行審核，實(shí)地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等情況，符合要求的納入供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評價(jià)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。通過問卷調(diào)查、實(shí)地考察、與需求部門溝通等方式收集供應(yīng)商評價(jià)信息，進(jìn)行綜合評分。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，優(yōu)秀供應(yīng)商可優(yōu)先參與后續(xù)采購活動，對評價(jià)較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作甚至清庫處理。3.供應(yīng)商淘汰對于出現(xiàn)以下情形的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰：提供虛假材料、產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格、多次延遲交貨、售后服務(wù)差、嚴(yán)重違反合同約定等。六、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購執(zhí)行部門。2.采購審批采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對采購需求的合理性、預(yù)算金額的合規(guī)性等進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交采購管理小組審議。采購管理小組根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行審批，重大采購事項(xiàng)需報(bào)社區(qū)居委會審批。3.采購實(shí)施采購執(zhí)行部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，按照選定的采購方式組織采購活動。采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告或邀請書，發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。采用競爭性談判、詢價(jià)方式的，應(yīng)向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出談判文件或詢價(jià)通知書，組織談判或詢價(jià)活動。采購執(zhí)行部門與確定的成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。4.合同執(zhí)行與驗(yàn)收供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購物品或服務(wù)。采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商履行合同。采購物品或服務(wù)交付后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收報(bào)告。5.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購款項(xiàng)支付申請，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。對不符合合同約定或驗(yàn)收不合格的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)通知采購執(zhí)行部門處理。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)包括供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)等。采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，識別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施：對于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提前制定應(yīng)急預(yù)案，采取多種防范措施，如增加供應(yīng)商選擇、加強(qiáng)合同管理、引入第三方監(jiān)督等。對于中風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，及時(shí)調(diào)整采購策略，如與供應(yīng)商協(xié)商改進(jìn)、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等。對于低風(fēng)險(xiǎn)，可進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注和控制，如定期復(fù)查供應(yīng)商情況等。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序合規(guī)性、采購文件完整性、合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求采購執(zhí)行部門限期整改。建立采購活動審計(jì)制度，定期對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。2.外部監(jiān)督主動接受社區(qū)居民的監(jiān)督，設(shè)立舉報(bào)信箱、舉報(bào)電話等，及時(shí)受理居民關(guān)于采購活動的投訴舉報(bào)。對投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給舉報(bào)人。九、信息公開1.采購信息公示采購執(zhí)行部門應(yīng)在社區(qū)公告欄、官方網(wǎng)站等平臺及時(shí)公示采購項(xiàng)目信息，包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、預(yù)算金額、供應(yīng)商資格條件、采購程序、采購結(jié)果等，接受社區(qū)居民監(jiān)督。2.合同公示采購合同簽訂后，應(yīng)將合同主要內(nèi)容進(jìn)行公示，公示期不少于一定天數(shù)，公示無異議后方可執(zhí)行合同。十、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)定期組織采購相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括采購法律法規(guī)