erp流程管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的操作流程，確保ERP系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行，提高公司管理效率和信息化水平，實現(xiàn)公司資源的有效配置和協(xié)同工作，為公司的決策提供準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于各部門經(jīng)理、主管、專員以及涉及ERP系統(tǒng)操作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用和管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可靠性。3.及時性原則：各項業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時在ERP系統(tǒng)中記錄，保證數(shù)據(jù)的時效性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，保護(hù)ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)信息，防止泄露。5.協(xié)同性原則：強調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)操作中的協(xié)同合作，打破信息孤島，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的順暢銜接。二、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號管理1.賬號申請：新員工入職時，由所在部門填寫《ERP系統(tǒng)賬號申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至信息部門。信息部門根據(jù)員工崗位權(quán)限需求，為其創(chuàng)建ERP系統(tǒng)賬號，并設(shè)置初始密碼。2.賬號使用：員工應(yīng)妥善保管自己的ERP系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應(yīng)及時通知信息部門進(jìn)行處理。3.賬號變更：員工崗位發(fā)生變動時，所在部門應(yīng)及時填寫《ERP系統(tǒng)賬號權(quán)限變更申請表》，說明變更原因及權(quán)限調(diào)整需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交信息部門進(jìn)行賬號權(quán)限變更操作。4.賬號停用與刪除：員工離職或不再需要使用ERP系統(tǒng)賬號時，所在部門應(yīng)及時通知信息部門停用或刪除該賬號。信息部門在確認(rèn)相關(guān)業(yè)務(wù)已處理完畢且無遺留問題后，進(jìn)行相應(yīng)操作。（二）系統(tǒng)登錄與操作1.登錄要求：員工登錄ERP系統(tǒng)時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的賬號和密碼，嚴(yán)禁使用他人賬號登錄。登錄成功后，應(yīng)及時修改初始密碼，并妥善保管新密碼。2.操作規(guī)范：在進(jìn)行系統(tǒng)操作前，應(yīng)仔細(xì)閱讀相關(guān)操作手冊和流程說明，確保操作的準(zhǔn)確性。按照規(guī)定的業(yè)務(wù)流程和操作權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自越權(quán)操作。操作過程中如遇系統(tǒng)故障或異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時通知信息部門進(jìn)行處理。完成操作后，應(yīng)認(rèn)真核對錄入的數(shù)據(jù)信息，確保準(zhǔn)確無誤后提交保存。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入原則：數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)實際情況進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。對于必填項，必須完整填寫，不得遺漏。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊、歧義或錯誤的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)錄入流程：業(yè)務(wù)人員在完成相關(guān)業(yè)務(wù)活動后，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)數(shù)據(jù)，并按照ERP系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入。錄入完成后，數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)進(jìn)行初步的自查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。自查無誤后，提交給相關(guān)審核人員進(jìn)行審核。3.數(shù)據(jù)審核：審核人員應(yīng)認(rèn)真審核錄入的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時通知數(shù)據(jù)錄入人員進(jìn)行修改，并跟蹤修改情況，直至審核通過。4.數(shù)據(jù)維護(hù)：隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，需要對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和更新。數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)按照規(guī)定的時間周期和維護(hù)內(nèi)容，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、清理、更新等操作，確保數(shù)據(jù)的有效性和及時性。三、各部門ERP流程職責(zé)分工（一）銷售部門1.客戶信息管理：負(fù)責(zé)在ERP系統(tǒng)中建立和維護(hù)客戶基本信息、聯(lián)系人信息、客戶訂單等相關(guān)數(shù)據(jù)。及時更新客戶的需求變化、訂單執(zhí)行情況等信息，確?？蛻粜畔⒌臏?zhǔn)確性和完整性。2.銷售訂單處理：根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同，在ERP系統(tǒng)中錄入銷售訂單，包括產(chǎn)品信息、數(shù)量、價格、交貨期等詳細(xì)內(nèi)容。跟蹤銷售訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)生產(chǎn)、物流等部門，確保訂單按時、按質(zhì)、按量交付。3.銷售數(shù)據(jù)分析：定期從ERP系統(tǒng)中提取銷售數(shù)據(jù)，進(jìn)行銷售業(yè)績分析、市場趨勢分析等，為公司銷售決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購部門1.供應(yīng)商管理：在ERP系統(tǒng)中建立和維護(hù)供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同等相關(guān)數(shù)據(jù)。對供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量表現(xiàn)等進(jìn)行評估和記錄，及時更新供應(yīng)商信息。2.采購訂單處理：根據(jù)生產(chǎn)部門或其他需求部門提交的采購申請，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等信息。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時到貨。3.采購成本控制：通過ERP系統(tǒng)對采購價格、采購費用等進(jìn)行監(jiān)控和分析，協(xié)助公司進(jìn)行采購成本控制，尋找降低采購成本的機會。（三）生產(chǎn)部門1.生產(chǎn)計劃制定：根據(jù)銷售訂單和庫存情況，在ERP系統(tǒng)中制定生產(chǎn)計劃，明確各產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)工序等信息。將生產(chǎn)計劃下達(dá)給各生產(chǎn)車間，并跟蹤生產(chǎn)計劃的執(zhí)行進(jìn)度。2.物料需求計劃：根據(jù)生產(chǎn)計劃，在ERP系統(tǒng)中運行物料需求計劃，計算出所需的原材料、零部件等物料的數(shù)量和需求時間。將物料需求信息傳遞給采購部門，確保生產(chǎn)所需物料的及時供應(yīng)。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：各生產(chǎn)車間在ERP系統(tǒng)中實時記錄生產(chǎn)進(jìn)度，包括產(chǎn)品的完工數(shù)量、良品率、返工情況等信息。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人通過ERP系統(tǒng)對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。（四）倉庫部門1.庫存管理：負(fù)責(zé)在ERP系統(tǒng)中對公司的原材料、半成品、成品等庫存進(jìn)行管理，包括庫存的收發(fā)、盤點、調(diào)撥等操作。確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，定期與財務(wù)部門進(jìn)行庫存核對，做到賬實相符。2.出入庫管理：根據(jù)采購訂單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、銷售發(fā)貨單等相關(guān)單據(jù)，在ERP系統(tǒng)中辦理物料和產(chǎn)品的出入庫手續(xù)。對出入庫的數(shù)量、規(guī)格、批次等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保庫存的動態(tài)平衡。3.庫存盤點：按照規(guī)定的時間周期，在ERP系統(tǒng)中發(fā)起庫存盤點任務(wù)。組織倉庫人員進(jìn)行實物盤點，并將盤點結(jié)果錄入ERP系統(tǒng)。對盤點差異進(jìn)行分析和處理，及時調(diào)整庫存數(shù)據(jù)。（五）財務(wù)部門1.財務(wù)數(shù)據(jù)錄入與核算：負(fù)責(zé)將公司的財務(wù)憑證、發(fā)票等相關(guān)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，進(jìn)行賬務(wù)處理和財務(wù)核算。確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，及時生成各類財務(wù)報表，為公司財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。2.資金管理：通過ERP系統(tǒng)對公司的資金流動情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，合理安排資金使用，確保公司資金的安全和有效運作。3.成本核算與分析：利用ERP系統(tǒng)中的成本數(shù)據(jù)，進(jìn)行產(chǎn)品成本核算和成本分析。協(xié)助公司制定成本控制策略，降低生產(chǎn)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。四、ERP系統(tǒng)安全管理（一）系統(tǒng)安全策略1.網(wǎng)絡(luò)安全：公司信息部門應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格按照員工的崗位職責(zé)和操作需求，設(shè)置ERP系統(tǒng)的用戶權(quán)限。定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和安全性。嚴(yán)禁授予員工超出其工作范圍的系統(tǒng)操作權(quán)限。（二）安全審計與監(jiān)控1.審計功能啟用：ERP系統(tǒng)應(yīng)啟用審計功能，記錄所有用戶的操作行為，包括登錄時間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行事后審計和追溯。2.監(jiān)控與預(yù)警：信息部門應(yīng)建立ERP系統(tǒng)監(jiān)控機制，實時監(jiān)控系統(tǒng)的運行狀態(tài)、性能指標(biāo)等。當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況時，能夠及時發(fā)出預(yù)警信息，通知相關(guān)人員進(jìn)行處理。3.安全事件處理：對于發(fā)生的ERP系統(tǒng)安全事件，如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。及時調(diào)查事件原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。五、ERP系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.新員工培訓(xùn)：針對新入職員工，制定ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)操作培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括ERP系統(tǒng)的基本功能、操作流程、用戶賬號管理等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實際操作演示等多種形式，確保新員工能夠盡快熟悉和掌握ERP系統(tǒng)的基本操作。2.崗位技能培訓(xùn)：根據(jù)不同崗位的業(yè)務(wù)需求，制定相應(yīng)的ERP系統(tǒng)崗位技能培訓(xùn)計劃。如銷售部門的訂單管理培訓(xùn)、采購部門的采購流程培訓(xùn)、生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃與物料需求計劃培訓(xùn)等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實際業(yè)務(wù)案例，注重實用性和操作性，提高員工的崗位業(yè)務(wù)能力。3.定期培訓(xùn)與更新：隨著ERP系統(tǒng)的不斷升級和業(yè)務(wù)需求的變化，定期組織全體員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)培訓(xùn)和知識更新。培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)新功能介紹、操作流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)安全注意事項等。確保員工能夠及時了解和掌握ERP系統(tǒng)的最新信息和操作方法。（二）培訓(xùn)實施1.培訓(xùn)師資：選拔公司內(nèi)部熟悉ERP系統(tǒng)操作和業(yè)務(wù)流程的人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，也可邀請ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的技術(shù)專家進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的培訓(xùn)經(jīng)驗和扎實的業(yè)務(wù)知識，能夠清晰、準(zhǔn)確地講解培訓(xùn)內(nèi)容。2.培訓(xùn)方式：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和員工實際情況，選擇合適的培訓(xùn)方式。如集中培訓(xùn)可安排在公司會議室進(jìn)行，通過投影儀、演示文稿等方式進(jìn)行講解和演示；在線學(xué)習(xí)可利用公司內(nèi)部的學(xué)習(xí)平臺，讓員工自主學(xué)習(xí)相關(guān)課程；實際操作演示可在ERP系統(tǒng)模擬環(huán)境中進(jìn)行，讓員工親身體驗操作流程。3.培訓(xùn)效果評估：在培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、實際操作考核、問卷調(diào)查等方式對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和實際應(yīng)用能力，收集員工對培訓(xùn)的意見和建議。根據(jù)評估結(jié)果，對培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，提高培訓(xùn)質(zhì)量。（三）技術(shù)支持1.支持渠道：建立ERP系統(tǒng)技術(shù)支持渠道，包括電話支持、郵件支持、在線客服等。員工在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到問題時，可通過以上渠道及時向信息部門尋求技術(shù)支持。2.響應(yīng)時間：信息部門應(yīng)制定技術(shù)支持響應(yīng)時間標(biāo)準(zhǔn)，對于緊急問題應(yīng)在[X]小時內(nèi)響應(yīng)，對于一般問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)響應(yīng)。及時解決員工在ERP系統(tǒng)操作中遇到的技術(shù)問題，確保系統(tǒng)的正常運行。3.問題跟蹤與解決：對員工反饋的技術(shù)問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立問題跟蹤臺賬。信息部門技術(shù)人員應(yīng)及時對問題進(jìn)行分析和處理，跟蹤問題解決進(jìn)度，直至問題得到徹底解決。定期對技術(shù)問題進(jìn)行總結(jié)和分析，找出問題產(chǎn)生的原因和規(guī)律，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，減少類似問題的發(fā)生。六、ERP系統(tǒng)績效考核（一）考核指標(biāo)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核員工錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，以數(shù)據(jù)審核通過率為主要指標(biāo)。數(shù)據(jù)審核通過率應(yīng)達(dá)到[X]%以上，對于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不達(dá)標(biāo)的員工，進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。2.操作及時性：考核員工在ERP系統(tǒng)中各項業(yè)務(wù)操作的及時性，如銷售訂單錄入、采購訂單處理、生產(chǎn)計劃下達(dá)等。根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)定的操作時間節(jié)點，統(tǒng)計員工按時完成操作的比例，對于操作不及時的員工，進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。3.系統(tǒng)應(yīng)用熟練度：通過員工在ERP系統(tǒng)中完成特定業(yè)務(wù)任務(wù)的操作熟練程度、操作錯誤次數(shù)等指標(biāo)，考核員工對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用熟練度。對于系統(tǒng)應(yīng)用熟練度較低的員工，進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，并在績效考核中予以體現(xiàn)。4.協(xié)同配合度：考核員工在ERP系統(tǒng)操作過程中與其他部門的協(xié)同配合情況，如及時響應(yīng)其他部門的業(yè)務(wù)需求、提供準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。通過部門之間的互評和信息部門的監(jiān)控，對協(xié)同配合度高的員工進(jìn)行加分，對協(xié)同配合度差的員工進(jìn)行扣分。（二）考核周期ERP系統(tǒng)績效考核周期為季度考核，每季度末對員工進(jìn)行一次全面考核?？己私Y(jié)果作為員工季度績效獎金發(fā)放、崗位晉升、培訓(xùn)發(fā)展等的重要依據(jù)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)員工的ERP系統(tǒng)績效考核結(jié)果，按照公司績效獎金分配方案進(jìn)行績效獎金的發(fā)放?？己私Y(jié)果優(yōu)秀的員工，可獲得較高比例的績效獎金；考核結(jié)果不達(dá)標(biāo)或較差的員工，將相應(yīng)扣減績效獎金。2.崗位晉升與調(diào)整：將ERP系統(tǒng)績效考核結(jié)果作為員工崗位晉升和調(diào)整的重要參考因素之一。對于在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面表現(xiàn)突出、對公司業(yè)務(wù)有較大貢獻(xiàn)的員工，在崗位晉升、調(diào)薪等方面給予優(yōu)先考慮；對于考核結(jié)果連續(xù)不達(dá)標(biāo)或較差的員工，可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行崗位調(diào)整或降職處理。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)員工的ERP系統(tǒng)績效考核結(jié)果，分析員工在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面存在的問題和不足，為