福海酒店采購管理制度一、總則（一）目的為加強福海酒店采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保障酒店運營的物資供應(yīng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福海酒店所有物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備采購、工程維修、外包服務(wù)等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)酒店實際經(jīng)營需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及酒店規(guī)定的質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高酒店經(jīng)濟效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受酒店內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等不正當(dāng)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部經(jīng)理全面負責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。審核采購申請，根據(jù)酒店需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。建立和維護供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商資質(zhì)，選擇合格供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同。監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和降低采購成本。2.采購專員根據(jù)采購計劃，負責(zé)具體物資和服務(wù)的采購工作，包括市場調(diào)研、詢價、比價、議價、下單等。與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。收集、整理采購相關(guān)資料，如供應(yīng)商報價單、采購合同、驗收報告等，并及時歸檔。協(xié)助采購部經(jīng)理完成其他采購相關(guān)工作，如供應(yīng)商評估、采購數(shù)據(jù)分析等。（二）其他相關(guān)部門1.使用部門根據(jù)酒店實際經(jīng)營需求，提出物資和服務(wù)的采購申請，并詳細說明采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認、驗收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。負責(zé)對采購物資和服務(wù)的使用情況進行跟蹤和反饋，及時提出改進意見。2.財務(wù)部負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)，確保酒店利益不受損害。負責(zé)采購發(fā)票的審核和報銷工作，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量控制部參與采購物資和服務(wù)的質(zhì)量驗收工作，制定質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，及時反饋給采購部門和相關(guān)供應(yīng)商，并提出改進措施和建議。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)實際經(jīng)營需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購部，采購專員進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與使用部門溝通并要求補充或修改。（二）采購審批1.采購專員將審核通過的《采購申請表》提交至采購部經(jīng)理進行審批。采購部經(jīng)理根據(jù)酒店庫存情況、采購預(yù)算、市場行情等因素，對采購申請進行綜合評估，決定是否批準(zhǔn)采購申請。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部經(jīng)理審批后，還需提交至酒店總經(jīng)理進行最終審批。總經(jīng)理審批通過后，采購申請方可進入采購流程。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購專員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行介紹等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息，并填寫《供應(yīng)商信息登記表》。2.供應(yīng)商評估采購部經(jīng)理組織相關(guān)人員（如使用部門代表、質(zhì)量控制部人員等）對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)文件、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、價格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行打分，得分在[X]分及以上的供應(yīng)商進入合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商選擇采購專員從合格供應(yīng)商名錄中選擇不少于[X]家供應(yīng)商進行詢價。詢價內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等方面。采購專員對各供應(yīng)商的報價進行整理和比較，填寫《供應(yīng)商報價比較表》，并附上相關(guān)報價文件。采購部經(jīng)理根據(jù)報價情況、供應(yīng)商信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等因素，選擇最合適的供應(yīng)商，并與之進行談判。談判達成一致后，采購專員與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購專員根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、運輸方式等要求，并確保訂單內(nèi)容與合同條款一致。2.采購專員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度、更換產(chǎn)品、調(diào)整交貨期等，并向采購部經(jīng)理匯報。3.對于需要預(yù)付款的采購項目，采購專員按照合同約定，在規(guī)定時間內(nèi)辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。（五）驗收與入庫1.物資到貨前，采購專員應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量控制部做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量控制部會同使用部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于食品、飲料等物資，還需檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗報告等相關(guān)證明文件。對于設(shè)備采購，需進行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運行后再進行驗收。3.驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇?yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，并由驗收人員和倉庫管理人員簽字確認。4.驗收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，并跟蹤處理結(jié)果。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購專員應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（六）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格并入庫后，采購專員將《采購合同》、《采購訂單》、《入庫單》、發(fā)票等相關(guān)資料提交至財務(wù)部進行審核。2.財務(wù)部根據(jù)合同約定的付款方式和審批流程，對采購資料進行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，并將付款情況反饋給采購部。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票和相關(guān)驗收資料后，進行沖賬處理。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部每年年底根據(jù)酒店下一年度的經(jīng)營計劃和發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場行情，編制下一年度的采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括各類物資和服務(wù)的采購金額、采購時間、采購數(shù)量等詳細信息，并按照不同的采購項目進行分類匯總。3.采購部將編制好的采購預(yù)算草案提交至財務(wù)部進行審核。財務(wù)部根據(jù)酒店的財務(wù)狀況、資金安排等因素，對采購預(yù)算草案進行審核和調(diào)整，確保采購預(yù)算的合理性和可行性。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務(wù)部定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向采購部提出預(yù)警和建議。3.采購部應(yīng)根據(jù)財務(wù)部的監(jiān)控和分析結(jié)果，及時調(diào)整采購策略和計劃，確保采購預(yù)算的順利執(zhí)行。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、交貨期風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立供應(yīng)商評估和管理體系，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，以約束供應(yīng)商的行為。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強采購過程中的質(zhì)量控制，嚴格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時進行跟蹤和處理。定期對采購物資的質(zhì)量進行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決，并追究其責(zé)任。3.價格風(fēng)險應(yīng)對加強市場調(diào)研，及時了解市場價格動態(tài)，掌握價格變化趨勢，合理安排采購時機。與供應(yīng)商進行談判時，充分利用采購數(shù)量、付款方式等因素，爭取更有利的價格條款。建立價格預(yù)警機制，當(dāng)市場價格波動較大時，及時調(diào)整采購策略和預(yù)算。4.交貨期風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應(yīng)商提供詳細的生產(chǎn)計劃和交貨時間表。定期與供應(yīng)商溝通，跟蹤訂單生產(chǎn)進度，及時協(xié)調(diào)解決可能影響交貨期的問題。對于重要物資和緊急采購項目，提前制定應(yīng)急預(yù)案，確保在供應(yīng)商無法按時交貨時能夠及時采取替代措施。5.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確，避免合同糾紛。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。定期對采購合同進行清理和歸檔，妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店內(nèi)部審計部門定期對采購工作進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理、采購物資質(zhì)量是否合格等方面的情況。2.采購部應(yīng)定期向酒店管理層匯報采購工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.酒店員工有權(quán)對采購過程中的違