職場(chǎng)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司職場(chǎng)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在職期間形成的各類職場(chǎng)檔案，包括但不限于個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、薪資福利等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司職場(chǎng)檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的工作情況和業(yè)績(jī)表現(xiàn)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露、不丟失。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于員工查閱和利用檔案，提高工作效率。二、檔案內(nèi)容及分類（一）個(gè)人基本信息檔案1.員工入職登記表：記錄員工的基本個(gè)人信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間、參加工作時(shí)間等。2.身份證復(fù)印件：?jiǎn)T工身份證正反兩面的復(fù)印件。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：?jiǎn)T工最高學(xué)歷的畢業(yè)證書復(fù)印件。4.學(xué)位證書復(fù)印件：?jiǎn)T工相應(yīng)學(xué)位的學(xué)位證書復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件：?jiǎn)T工取得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。6.照片：?jiǎn)T工近期免冠一寸照片。（二）工作經(jīng)歷檔案1.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.崗位變動(dòng)記錄：記錄員工在公司內(nèi)部的崗位變動(dòng)情況，包括變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新崗位名稱等。3.離職證明：?jiǎn)T工離職時(shí)公司開具的離職證明。（三）培訓(xùn)記錄檔案1.培訓(xùn)申請(qǐng)表：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)前填寫的申請(qǐng)表，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容等。2.培訓(xùn)簽到表：記錄員工參加培訓(xùn)的出勤情況。3.培訓(xùn)教材：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)時(shí)使用的教材、講義等資料。4.培訓(xùn)考核成績(jī)：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)后的考核成績(jī)及相關(guān)評(píng)價(jià)。5.培訓(xùn)證書：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)后獲得的培訓(xùn)證書復(fù)印件。（四）考核評(píng)價(jià)檔案1.績(jī)效考核表：?jiǎn)T工月度、季度、年度績(jī)效考核的結(jié)果記錄，包括考核指標(biāo)、考核得分、考核評(píng)價(jià)等。2.上級(jí)評(píng)價(jià)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)意見。3.同事評(píng)價(jià)：同事對(duì)員工工作協(xié)作、溝通等方面的評(píng)價(jià)意見。4.自我評(píng)價(jià)：?jiǎn)T工對(duì)自己工作表現(xiàn)的自我評(píng)價(jià)。（五）獎(jiǎng)懲情況檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表：記錄員工獲得公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)的情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)等。2.獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件：?jiǎn)T工獲得獎(jiǎng)勵(lì)的證書復(fù)印件。3.懲罰審批表：記錄員工受到公司內(nèi)部懲罰的情況，包括懲罰原因、懲罰時(shí)間、懲罰方式等。4.檢討書：?jiǎn)T工因違規(guī)違紀(jì)受到懲罰時(shí)提交的檢討書。（六）薪資福利檔案1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時(shí)間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：記錄員工獎(jiǎng)金發(fā)放的時(shí)間、金額、發(fā)放依據(jù)等。3.福利發(fā)放記錄：記錄公司為員工發(fā)放的各類福利，如節(jié)日福利、生日福利、體檢等的發(fā)放情況。4.社保繳納記錄：記錄公司為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)的情況，包括社保種類、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)時(shí)間等。5.公積金繳納記錄：記錄公司為員工繳納住房公積金的情況，包括繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)時(shí)間等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工職場(chǎng)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.員工應(yīng)積極配合檔案收集工作，按時(shí)提交個(gè)人相關(guān)資料。對(duì)于應(yīng)提交而未提交的資料，人力資源部門有權(quán)要求員工限期補(bǔ)交。3.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。（二）整理流程1.人力資源部門檔案管理人員收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理。2.按照檔案內(nèi)容分類，將每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或員工溝通，要求補(bǔ)充或更正。4.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上注明檔案類別、員工姓名、檔案編號(hào)等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過資料收集后的[X]個(gè)工作日。2.按照檔案類別和時(shí)間順序，將檔案資料依次排列存放，便于查閱和管理。3.建立電子檔案目錄，對(duì)檔案資料的名稱、編號(hào)、存放位置等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便快速檢索。（二）保管方式1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.個(gè)人基本信息檔案、工作經(jīng)歷檔案、勞動(dòng)合同等永久性保存。2.培訓(xùn)記錄檔案、考核評(píng)價(jià)檔案、獎(jiǎng)懲情況檔案保存期限為員工離職后[X]年。3.薪資福利檔案保存期限為員工離職后[X]年。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的職場(chǎng)檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱內(nèi)容僅限于工作相關(guān)信息，不得擅自復(fù)印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位因工作需要查閱員工檔案的，須持有單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與查閱目的相關(guān)的范圍內(nèi)，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.員工因特殊原因需要借閱本人檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)確保檔案的安全，按時(shí)歸還檔案。3.外部單位借閱員工檔案的，參照外部單位查閱檔案的審批流程執(zhí)行。借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。借閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表歸檔保存。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.檔案查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，查閱和借閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，確保不泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等特殊保密措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫(kù)房的安全操作規(guī)程，掌握火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理方法，定期參加安全培訓(xùn)和演練。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。如遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障等突發(fā)事件導(dǎo)致檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)啟用備份檔案進(jìn)行恢復(fù)。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無查閱和利用價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分檔案不再具有保存意義的，可進(jìn)行銷毀。3.檔案在保管過程中出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況，無法修復(fù)且已無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對(duì)保管期滿或不再具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，