科技檔案屬地管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在科技活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則。各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門科技檔案的形成、積累和整理，并按規(guī)定向公司檔案管理部門移交。3.確保安全原則。采取有效措施，確?？萍紮n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.指導(dǎo)各部門及所屬單位的科技檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司重大科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目檔案的形成和歸檔情況。5.定期對(duì)公司科技檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.建立健全本部門科技檔案管理工作機(jī)制，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)本部門科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)向公司移交應(yīng)歸檔的科技檔案。4.配合公司檔案管理部門做好科技檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司科技檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本部門或單位科技檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.對(duì)歸檔的科技文件材料進(jìn)行審核，確保其質(zhì)量符合要求。4.做好科技檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。三、科技檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)材料、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)文件等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、測(cè)試報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.技術(shù)改造檔案：包含技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、設(shè)備采購(gòu)合同、調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.技術(shù)引進(jìn)檔案：涉及技術(shù)引進(jìn)合同、技術(shù)資料、消化吸收記錄、國(guó)產(chǎn)化改造文件等。5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：如商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記證書、計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記材料等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確科技文件材料的形成責(zé)任，確保文件材料的及時(shí)形成和積累。2.科技文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.在科技項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造等活動(dòng)結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)形成的科技文件材料進(jìn)行整理，并向本部門檔案管理人員移交。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門或單位的科技文件材料進(jìn)行清查，對(duì)缺失的文件材料及時(shí)督促相關(guān)人員補(bǔ)齊。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（二）整理方法1.按照科技檔案的類別進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等。2.對(duì)每一類檔案再根據(jù)其內(nèi)容和形成時(shí)間等進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。3.將同一項(xiàng)目或同一產(chǎn)品的相關(guān)科技文件材料組成一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列。4.編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。（三）歸檔要求1.各部門及所屬單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的科技檔案向公司檔案管理部門移交。2.移交的科技檔案應(yīng)編制移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的科技檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的科技檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。（二）保管方式1.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要的科技檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)或紙質(zhì)副本等方式，確保檔案信息的安全。3.建立科技檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重大科研項(xiàng)目檔案、核心技術(shù)文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，一般為重要的科研成果、產(chǎn)品檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，如一般性的技術(shù)文件、臨時(shí)項(xiàng)目檔案等。（四）檔案鑒定1.公司定期組織對(duì)保管期滿的科技檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作需要，可查閱利用公司科技檔案。2.外單位因合作、交流等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱利用相關(guān)科技檔案。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.外單位查閱科技檔案，需提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用反饋1.利用科技檔案的部門或單位應(yīng)在利用結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并填寫《科技檔案利用反饋表》，對(duì)檔案的利用效果、存在問題等進(jìn)行反饋。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用反饋情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、科技檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司科技檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高科技檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的科技檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全管理：采取安全防護(hù)措施，確?？萍紮n案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理人員對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理、編目，然后進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將數(shù)字化檔案上傳至信息管理系統(tǒng)。2.檔案信息錄入流程：檔案管理人員按照檔案著錄規(guī)則，將檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)等信息錄入信息管理系統(tǒng)。3.檔案檢索利用流程：利用者通過信息管理系統(tǒng)輸入檢索關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)檢索出相關(guān)檔案信息，利用者可在線查閱或下載電子檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司成立科技檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員為成員。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門及所屬單位科技檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.科技檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.科技檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的科技檔案管理工作檢查，對(duì)各部門及所屬單位的檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門或單位的科技檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)科技檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，督促整改落實(shí)。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或單位限期整改。2.整改完成