iso文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司ISO文件的有效管理，確保文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，保證公司各項活動符合ISO標準要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與ISO相關文件的管理，包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表單等各類文件。（三）職責分工1.總經(jīng)理批準質量手冊、程序文件等重要ISO文件。確保公司ISO文件管理工作獲得必要的資源支持。2.管理者代表負責組織ISO文件的編制、修訂和審核工作。監(jiān)督ISO文件的執(zhí)行情況，協(xié)調解決文件執(zhí)行過程中的問題。3.各部門負責人負責本部門相關ISO文件的起草、修訂工作，并確保文件在本部門的有效執(zhí)行。組織本部門員工學習和使用相關ISO文件。4.文件管理員負責ISO文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的編號、發(fā)放、回收、歸檔、保管等工作。定期對ISO文件進行清查和整理，確保文件的完整性和準確性。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.質量手冊：闡述公司質量管理體系的總體要求和框架，是公司質量管理的綱領性文件。2.程序文件：規(guī)定各項質量管理活動的流程和方法，確保各項工作有序進行。3.作業(yè)指導書：針對具體工作任務，詳細描述操作步驟和要求，指導員工正確開展工作。4.記錄表單：用于記錄質量管理活動中的相關信息，為質量追溯和數(shù)據(jù)分析提供依據(jù)。（二）文件編號1.質量手冊：QM[公司代碼][版本號]例如：QMABC01，表示ABC公司質量手冊第一版。2.程序文件：QP[部門代碼][程序序號][版本號]例如：QPHR00101，表示人力資源部第1個程序文件第一版。3.作業(yè)指導書：WI[部門代碼][作業(yè)指導書序號][版本號]例如：WI生產(chǎn)00501，表示生產(chǎn)部門第5個作業(yè)指導書第一版。4.記錄表單：RF[表單所屬部門代碼][表單序號][版本號]例如：RF財務01001，表示財務部第10個記錄表單第一版。其中，公司代碼、部門代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，程序序號、作業(yè)指導書序號、表單序號按照文件編制順序依次編排。三、文件的編制與審批（一）編制要求1.文件編制應遵循ISO標準要求，結合公司實際情況，確保文件內容完整、準確、清晰、可操作。2.編制人員應具備相應的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，對所負責編制的文件內容有深入的理解。3.文件編制過程中應充分征求相關部門和人員的意見，確保文件的適用性和有效性。（二）審批流程1.質量手冊：由管理者代表組織編制，經(jīng)各部門負責人會簽后，報總經(jīng)理批準發(fā)布。2.程序文件：由相關部門負責人組織起草，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。3.作業(yè)指導書：由具體執(zhí)行崗位的員工或主管人員起草，部門負責人審核，管理者代表批準發(fā)布。4.記錄表單：由相關部門根據(jù)實際工作需要設計，部門負責人審核，管理者代表批準發(fā)布。文件編制完成后，編制人員應在文件首頁注明編制人、審核人、批準人及發(fā)布日期。四、文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放范圍1.質量手冊：發(fā)放至公司各部門負責人、管理者代表、總經(jīng)理。2.程序文件：發(fā)放至相關部門負責人及涉及的崗位人員。3.作業(yè)指導書：發(fā)放至具體執(zhí)行崗位的員工。4.記錄表單：發(fā)放至需要使用的部門和崗位。（二）發(fā)放方式文件管理員根據(jù)文件發(fā)放范圍，將文件以紙質版或電子版的形式發(fā)放給相關人員。紙質版文件發(fā)放時應填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息，領取人簽字確認。電子版文件應通過公司內部網(wǎng)絡共享平臺或指定的文件夾進行發(fā)放，并確保接收人員能夠正常訪問和使用。（三）文件使用1.各部門和人員應妥善保管所領取的ISO文件，不得隨意轉借、丟失或損壞。2.員工在工作中應嚴格按照文件規(guī)定的要求和流程進行操作，確保工作質量符合標準。3.如發(fā)現(xiàn)文件存在疑問或不明確的地方，應及時向文件編制部門或文件管理員咨詢，不得擅自更改文件內容。五、文件的修訂與廢止（一）修訂時機1.當公司的組織結構、業(yè)務流程、產(chǎn)品或服務發(fā)生重大變化時，應及時對相關ISO文件進行修訂。2.當國家法律法規(guī)、行業(yè)標準或ISO標準發(fā)生更新時，應相應修訂公司的ISO文件。3.在文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在缺陷或不合理之處，經(jīng)相關部門或人員提出，應進行修訂。（二）修訂流程1.由文件使用部門或人員提出文件修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容及建議。2.文件編制部門對修訂申請進行評估，如確需修訂，組織相關人員進行修訂。3.修訂后的文件按照原文件審批流程進行審核和批準。4.文件管理員對修訂后的文件進行編號、換頁，并及時發(fā)放給相關部門和人員，同時收回舊版文件。（三）廢止處理1.當文件被修訂后，舊版文件應予以廢止。2.文件管理員定期清理廢止文件，填寫《文件廢止登記表》，記錄廢止文件的名稱、編號、廢止日期等信息。3.廢止文件應妥善保管，保存一定期限后，根據(jù)公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件管理員應定期對ISO文件進行歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應按照文件類別、編號順序進行整理，同一類文件應集中存放。3.歸檔文件應包括紙質版文件和電子版文件，電子版文件應存儲在指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的文件夾結構進行分類管理。（二）保管期限1.質量手冊、程序文件等重要文件應長期保存。2.作業(yè)指導書、記錄表單等文件的保管期限根據(jù)實際需要確定，但一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.紙質版文件應存放在干燥、通風、防火、防潮的文件柜中，避免文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子版文件應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲設備應妥善保管，避免受到損壞或感染病毒。七、文件的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱ISO文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.文件借閱申請經(jīng)部門負責人批準后，到文件管理員處辦理借閱手續(xù)。3.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管所借閱的文件，不得擅自復印、轉借或泄露文件內容。歸還文件時，文件管理員應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，借閱人員應負責賠償。（二）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱ISO文件的，可直接到文件管理員處查閱。2.查閱人員應在文件查閱登記表上記錄查閱文件的名稱、編號、查閱日期、查閱人等信息。3.查閱文件時應在文件管理員指定的地點進行，不得將文件帶出公司。如需復印文件，應經(jīng)文件管理員同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。八、文件的培訓與宣貫（一）培訓計劃1.人力資源部門應根據(jù)公司ISO文件管理工作的需要，制定年度文件培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。2.文件培訓計劃應報管理者代表批準后實施。（二）培訓內容1.ISO文件的基礎知識，包括文件分類、編號規(guī)則、編制要求等。2.本部門相關ISO文件的具體內容和操作要求。3.文件執(zhí)行過程中的注意事項和常見問題解答。（三）培訓方式1.內部培訓：由公司內部熟悉ISO文件的人員擔任培訓講師，對相關人員進行集中培訓。2.現(xiàn)場指導：在實際工作中，由經(jīng)驗豐富的員工對新員工或不熟悉文件操作的員工進行現(xiàn)場指導。3.在線學習：利用公司內部網(wǎng)絡學習平臺，發(fā)布ISO文件相關的培訓資料和視頻，供員工自主學習。（四）宣貫活動1.管理者代表應定期組織ISO文件宣貫活動，向全體員工宣傳ISO文件管理的重要性和相關要求。2.各部門應結合實際工作，開展形式多樣的文件宣貫活動，如案例分析、知識競賽等，提高員工對文件的理解和執(zhí)行能力。九、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理者代表應定期對公司ISO文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內容包括文件的編制、審批、發(fā)放、使用、修訂、廢止、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。