研發(fā)項(xiàng)目文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)項(xiàng)目文件的管理，確保研發(fā)項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，提高研發(fā)項(xiàng)目管理效率，促進(jìn)公司技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)積累，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有研發(fā)項(xiàng)目文件的管理，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測試文檔、技術(shù)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。（三）職責(zé)分工1.研發(fā)部門負(fù)責(zé)本部門研發(fā)項(xiàng)目文件的編制、收集、整理、歸檔和保管工作。按照項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)提交各類項(xiàng)目文件，并確保文件的質(zhì)量和完整性。配合公司文件管理部門進(jìn)行文件的審核、檢查和驗(yàn)收工作。2.文件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司研發(fā)項(xiàng)目文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門文件管理人員，提高文件管理水平。對(duì)研發(fā)項(xiàng)目文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立文件檔案庫，確保文件的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)研發(fā)項(xiàng)目文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，編制文件管理報(bào)告。3.其他部門在涉及研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)工作時(shí)，應(yīng)按照本制度要求提供必要的文件支持和配合。對(duì)收到的研發(fā)項(xiàng)目文件進(jìn)行妥善保管，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門和人員。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書等。2.需求文檔：如用戶需求規(guī)格說明書、市場需求分析報(bào)告等。3.設(shè)計(jì)文檔：涵蓋總體設(shè)計(jì)方案、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔等。4.測試文檔：包含測試計(jì)劃、測試用例、測試報(bào)告等。5.技術(shù)報(bào)告：如技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)解決方案、技術(shù)總結(jié)等。6.項(xiàng)目總結(jié)：包括項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。7.其他文件：與研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、通知等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由項(xiàng)目編號(hào)、文件類別代碼、順序號(hào)和版本號(hào)組成。2.項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，用于唯一標(biāo)識(shí)研發(fā)項(xiàng)目。3.文件類別代碼：根據(jù)文件分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“LX”代表立項(xiàng)文件，“XQ”代表需求文檔等。4.順序號(hào)：按照文件生成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。5.版本號(hào)：當(dāng)文件內(nèi)容發(fā)生修改時(shí)，更新版本號(hào)，版本號(hào)采用“Vx.y”形式，x表示大版本號(hào)，y表示小版本號(hào)。例如：某研發(fā)項(xiàng)目的需求文檔，編號(hào)為“20230101XQ001V1.0”，其中“20230101”為項(xiàng)目編號(hào)，“XQ”為需求文檔類別代碼，“001”為順序號(hào)，“V1.0”為版本號(hào)。三、文件編制與審核（一）編制要求1.文件編制應(yīng)遵循公司統(tǒng)一的文檔格式規(guī)范和模板要求，確保文件的規(guī)范性和一致性。2.內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，能夠真實(shí)反映研發(fā)項(xiàng)目的實(shí)際情況。3.語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。4.涉及技術(shù)內(nèi)容的文件，應(yīng)采用專業(yè)術(shù)語，并確保術(shù)語的準(zhǔn)確性和一致性。（二）審核流程1.研發(fā)項(xiàng)目文件編制完成后，編制人員應(yīng)進(jìn)行自審，確保文件內(nèi)容符合要求。2.自審?fù)ㄟ^后，文件提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文件的完整性、準(zhǔn)確性和與項(xiàng)目實(shí)際情況的相符性，并提出審核意見。3.對(duì)于重要的研發(fā)項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告等，需提交公司技術(shù)委員會(huì)進(jìn)行審核。技術(shù)委員會(huì)成員應(yīng)從技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、市場前景等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，并出具審核意見。4.文件編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，直至審核通過。四、文件收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.與項(xiàng)目相關(guān)的外部文件，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、競爭對(duì)手資料等。3.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾或存儲(chǔ)介質(zhì)中。（三）整理方法1.按照文件分類對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類整理，確保同一類文件集中存放。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并建立文件清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，并在文件首頁加蓋文件章；對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和檢索。五、文件歸檔與保管（一）歸檔流程1.文件整理完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《研發(fā)項(xiàng)目文件歸檔申請(qǐng)表》，提交至文件管理部門。2.文件管理部門對(duì)申請(qǐng)歸檔的文件進(jìn)行審核，審核通過后，辦理文件歸檔手續(xù)，并將文件存入公司文件檔案庫。3.歸檔文件應(yīng)同時(shí)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（二）保管期限1.研發(fā)項(xiàng)目文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為13年，適用于一般性的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目過程中的一般性通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.中期保管期限為310年，適用于重要的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目需求文檔、設(shè)計(jì)文檔等。4.長期保管期限為10年以上，適用于具有長期保存價(jià)值的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目技術(shù)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。（三）保管要求1.文件檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)文件檔案庫進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理文件損壞、丟失等問題。3.嚴(yán)格限制文件檔案庫的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案庫查閱和借閱文件。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。六、文件借閱與使用（一）借閱流程1.因工作需要借閱研發(fā)項(xiàng)目文件的人員，應(yīng)填寫《研發(fā)項(xiàng)目文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《研發(fā)項(xiàng)目文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理文件借閱手續(xù)，并將文件提供給借閱人員。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。2.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件管理部門，不得長期占用。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的研發(fā)項(xiàng)目文件，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。七、文件變更與廢止（一）變更管理1.研發(fā)項(xiàng)目文件在實(shí)施過程中如需變更，應(yīng)填寫《研發(fā)項(xiàng)目文件變更申請(qǐng)表》，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.《研發(fā)項(xiàng)目文件變更申請(qǐng)表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行修改，并更新文件版本號(hào)。4.修改后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審核、收集、整理、歸檔等工作，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（二）廢止管理1.研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)于已不再使用或失去保存價(jià)值的文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《研發(fā)項(xiàng)目文件廢止申請(qǐng)表》，提交至文件管理部門。2.文件管理部門對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，將文件從文件檔案庫中刪除，并在文件清單中注明廢止情況。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理，確保文件信息的安全。八、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃等敏感信息的研發(fā)項(xiàng)目文件。2.未經(jīng)公開的項(xiàng)目技術(shù)方案、測試數(shù)據(jù)、用戶信息等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的研發(fā)項(xiàng)目文件，應(yīng)明確標(biāo)注“機(jī)密”、“秘密”等密級(jí)標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.嚴(yán)格限制保密文件的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理保密文件。3.在文件的傳遞、存儲(chǔ)和使用過程中，應(yīng)采用加密、物理隔離等技術(shù)手段，防止文件信息泄露。4.對(duì)接觸保密文件的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對(duì)各部門研發(fā)項(xiàng)目文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的編制、收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。