租賃公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各分公司、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于租賃合同、買賣合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.審慎簽訂原則簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，確保合同風(fēng)險可控。3.權(quán)責(zé)明確原則合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保各方在合同履行過程中有清晰的行為準(zhǔn)則。4.全程管理原則對合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，提出法律意見和建議。2.參與重大合同的談判和起草工作，提供法律支持。3.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、履行等具體工作。2.對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評估。3.及時向相關(guān)部門反饋合同履行過程中的問題。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，確保合同的經(jīng)濟(jì)合理性。2.參與合同付款審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付。3.提供財務(wù)分析和風(fēng)險預(yù)警，協(xié)助控制合同財務(wù)風(fēng)險。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同文本的歸檔、保管等工作。2.協(xié)助各部門辦理合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)。三、合同簽訂流程（一）合同洽談1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行洽談，了解對方需求，明確合作意向，擬定合同主要條款。2.在洽談過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集對方的主體資格證明、營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等資料，并進(jìn)行初步審查。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或容易引發(fā)糾紛的表述。2.合同文本一般應(yīng)包括以下主要條款：（1）合同雙方的名稱、住所、聯(lián)系方式等基本信息；（2）合同標(biāo)的；（3）數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等要求；（4）價格、價款或報酬及其支付方式、時間、地點(diǎn)；（5）履行期限、地點(diǎn)和方式；（6）違約責(zé)任；（7）爭議解決方式；（8）其他條款。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同存在的問題及修改建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交法務(wù)部門審核，直至審核通過。4.合同文本通過法務(wù)部門審核后，提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)條款審核。財務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)包括合同財務(wù)條款的合理性、付款安排的可行性、財務(wù)風(fēng)險評估等內(nèi)容。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見對合同文本進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，確保合同財務(wù)條款符合公司利益和財務(wù)管理要求。（四）合同審批1.經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的合同文本，提交公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險評估等因素對合同進(jìn)行審批。審批通過的合同，總經(jīng)理應(yīng)簽署同意意見；審批不通過的合同，總經(jīng)理應(yīng)明確指出問題并提出修改意見或不予簽訂的理由。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同對方的主體資格、授權(quán)代表身份等信息，確保合同簽訂主體合法有效。3.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)留存一份原件歸檔，另一份原件交合同對方持有，復(fù)印件交相關(guān)部門用于履行合同和辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容和各自的職責(zé)。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向相關(guān)部門通報合同履行情況，遇有重大問題或風(fēng)險應(yīng)及時報告。（二）履行監(jiān)督1.各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利履行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)合同對方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方采取補(bǔ)救措施或承擔(dān)違約責(zé)任。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對合同款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（三）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門審核和總經(jīng)理審批。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，并對合同履行計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（四）終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評估，分析合同履行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。3.財務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)核對合同款項(xiàng)的收付情況，確?？铐?xiàng)結(jié)清。行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管。五、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險排查，及時識別合同履行過程中可能存在的風(fēng)險，如信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別應(yīng)貫穿于合同簽訂、履行、變更、終止等全過程，采用風(fēng)險矩陣、風(fēng)險清單等工具進(jìn)行分析評估。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級可分為高、中、低三個級別。2.風(fēng)險評估應(yīng)考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等因素，綜合判斷風(fēng)險對公司利益的潛在損害。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的合同風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)防范等措施；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取適當(dāng)關(guān)注、適時調(diào)整等措施；對于低風(fēng)險合同，應(yīng)采取常規(guī)管理、定期檢查等措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險得到有效控制。（四）風(fēng)險預(yù)警1.建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能引發(fā)重大風(fēng)險的合同履行情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和預(yù)警。2.當(dāng)合同履行過程中出現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警信號時，責(zé)任部門應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。六、合同檔案管理（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類合同文本及其附件，包括合同正本、副本、變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同簽訂過程中形成的相關(guān)文件，如合同洽談記錄、對方主體資格證明文件、授權(quán)代表身份證明文件、審核意見、審批文件等。3.合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，如合同履行記錄、款項(xiàng)收付憑證、往來信函、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，并在封面上注明合同名稱、編號、簽訂時間、歸檔日期等信息。3.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可查性。（三）保管期限1.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為長期和短期兩類。2.長期保管的合同檔案包括涉及公司重大資產(chǎn)、重大權(quán)益、長期合作關(guān)系等合同，保管期限為[X]年；短期保管的合同檔案包括一般性業(yè)務(wù)合同，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀或處置。（四）查閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)提交單位介紹信或授權(quán)委托書，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)指定專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和履行規(guī)范操作，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同本身問題引發(fā)糾紛。2.定期對公司員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險防范意識，減少因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致的合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發(fā)生糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，并向法務(wù)部門報告。2.法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門對糾紛情況進(jìn)行分析研究，提出初步處理意見。3.根據(jù)糾紛的性質(zhì)和復(fù)雜程度，決定是否成立糾紛處理小組。糾紛處理小組應(yīng)由法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)具體的糾紛處理工作。4.糾紛處理小組應(yīng)與合同對方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理性，注重證據(jù)收集和法律依據(jù)的運(yùn)用，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.如協(xié)商不成，糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，及時采取法律措施，通過仲裁、訴訟等方式解決糾紛。6.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報糾紛處理進(jìn)展情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示調(diào)整處理策略。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤