礦山配件采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范礦山配件采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的正常開展，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及礦山配件采購(gòu)的部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。效益原則：在保證配件質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的配件，以保障公司生產(chǎn)設(shè)備的正常運(yùn)行。二、采購(gòu)計(jì)劃管理1.需求預(yù)測(cè)各使用部門應(yīng)定期對(duì)礦山配件的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合設(shè)備運(yùn)行狀況、生產(chǎn)計(jì)劃等因素，提前向采購(gòu)部門提交配件需求預(yù)測(cè)報(bào)告。預(yù)測(cè)報(bào)告應(yīng)包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)計(jì)需求量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)實(shí)際需求，在需要采購(gòu)礦山配件時(shí)，填寫《礦山配件采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途、預(yù)算金額等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。緊急采購(gòu)需求應(yīng)在申請(qǐng)表上特別注明，并說(shuō)明緊急原因。3.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后實(shí)施。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。根據(jù)采購(gòu)需求，從信息庫(kù)中篩選潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等。選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為合作伙伴，并與其簽訂采購(gòu)合同。2.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。建立供應(yīng)商考核檔案，記錄考核結(jié)果。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。3.供應(yīng)商激勵(lì)設(shè)立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等。通過(guò)激勵(lì)措施，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿，促進(jìn)雙方長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。四、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)詢價(jià)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供配件的報(bào)價(jià)單。詢價(jià)函應(yīng)明確配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、性價(jià)比高的供應(yīng)商作為談判對(duì)象。2.采購(gòu)談判采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就配件的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判達(dá)成一致后，形成采購(gòu)談判紀(jì)要，并由雙方簽字確認(rèn)。3.采購(gòu)合同簽訂根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，采購(gòu)人員起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同報(bào)經(jīng)法務(wù)部門審核后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、使用部門等。4.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。5.到貨驗(yàn)收配件到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨配件進(jìn)行驗(yàn)收，檢查配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，使用部門填寫《礦山配件到貨驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員，采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和到貨驗(yàn)收單，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門核對(duì)付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式進(jìn)行防范。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，并要求供應(yīng)商提供履約擔(dān)保。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)到貨驗(yàn)收，嚴(yán)格把控配件質(zhì)量。對(duì)于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)商解決。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。采購(gòu)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。2.外部審計(jì)根據(jù)需要，公司可聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，以確保采購(gòu)工作的規(guī)范、透明和合法。3.投訴處理設(shè)立采購(gòu)?fù)对V渠道，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。七、采購(gòu)檔案管理1.檔案建立采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)談判紀(jì)要、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、到貨驗(yàn)收單、付款憑證等。2.檔案保管采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱