小公司例會管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高工作效率，及時總結(jié)工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，特制定本例會管理制度。通過例會，確保公司各項工作有序推進，使公司管理層與員工之間保持良好的信息交流，促進公司整體目標的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門及全體員工。（三）例會分類1.公司周例會：由公司管理層主持，各部門負責人參加，每周[具體時間]召開，總結(jié)上周工作進展，安排本周工作任務(wù)。2.部門周例會：由各部門負責人主持，部門全體員工參加，每周[具體時間]召開，傳達公司周例會精神，總結(jié)部門上周工作，部署本周部門工作。3.專項工作例會：根據(jù)工作需要，由相關(guān)負責人召集，涉及專項工作的人員參加，不定期召開，針對特定項目或工作進行討論、協(xié)調(diào)和推進。二、會議組織與準備（一）會議召集1.公司周例會由總經(jīng)理辦公室負責召集，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點和議題。2.部門周例會由各部門負責人負責召集，提前[X]天通知本部門員工會議時間、地點和議題。3.專項工作例會由相關(guān)負責人根據(jù)工作需要確定會議時間、地點和參會人員，并提前[X]天通知。（二）會議通知1.會議通知應(yīng)明確會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、參會人員、議題等。2.通知方式可采用郵件、公司內(nèi)部通訊軟件等，確保參會人員能夠及時收到通知。3.對于重要會議，如公司周例會，可在通知中強調(diào)會議的重要性及參會要求，提醒參會人員提前做好準備。（三）會議準備1.主持人準備明確會議目的和議程安排，確保會議圍繞主題有序進行。提前收集各部門匯報材料或相關(guān)工作進展情況，對重點問題進行梳理，以便在會議中能夠準確引導討論方向。2.參會人員準備提前回顧本部門或個人近期工作，整理工作成果、問題及下一步工作計劃。對于需要在會議上匯報的內(nèi)容，應(yīng)準備好清晰、簡潔的匯報材料，如PPT、文檔等，確保能夠準確傳達信息。3.會議場地準備根據(jù)參會人數(shù)選擇合適的會議場地，確保場地環(huán)境舒適、安靜，具備良好的通風、照明條件。提前檢查會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風、電腦等，確保設(shè)備正常運行，準備好相關(guān)的會議資料，如筆記本、筆、飲用水等。三、會議流程與要求（一）公司周例會流程1.主持人開場宣布會議開始，介紹參會人員。簡要說明會議目的和議程安排，強調(diào)會議紀律。2.部門工作匯報各部門負責人按照預先安排的順序，依次匯報本部門上周工作進展、存在的問題及解決方案，以及本周工作計劃。匯報應(yīng)簡潔明了，突出重點，數(shù)據(jù)準確，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。3.討論與交流針對各部門匯報的工作情況，參會人員可進行提問、討論和交流，共同探討解決方案或提出建議。主持人應(yīng)引導討論方向，確保討論圍繞議題進行，避免偏離主題或出現(xiàn)爭吵等情況。4.領(lǐng)導指示與決策公司領(lǐng)導根據(jù)各部門匯報和討論情況，對公司整體工作進行點評和指示。針對重要問題或事項，做出決策或明確下一步工作方向，并指定相關(guān)責任人負責跟進落實。5.會議總結(jié)主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議重點內(nèi)容和工作要求。明確各項工作的時間節(jié)點和責任人，確保工作能夠得到有效執(zhí)行。6.會議結(jié)束主持人宣布會議結(jié)束。（二）部門周例會流程1.主持人開場宣布會議開始，介紹參會人員。簡要說明會議目的和議程安排。2.員工工作匯報部門員工按照預先安排的順序，依次匯報個人上周工作完成情況、遇到的問題及解決方案，以及本周工作計劃。匯報內(nèi)容應(yīng)具體、詳細，突出個人工作成果和貢獻。3.部門負責人點評與工作安排部門負責人對員工匯報情況進行點評，肯定工作成績，指出存在的問題和不足，并提出改進建議。根據(jù)部門整體工作情況，部署本周部門重點工作任務(wù)，明確工作要求和責任人。4.討論與交流參會人員就工作中遇到的問題或需要協(xié)調(diào)的事項進行討論和交流，共同尋求解決方案。部門負責人應(yīng)積極引導討論，促進部門內(nèi)部溝通與協(xié)作。5.會議總結(jié)主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)部門工作重點和團隊協(xié)作的重要性。鼓勵員工積極參與工作，為部門發(fā)展貢獻力量。6.會議結(jié)束主持人宣布會議結(jié)束。（三）專項工作例會流程1.主持人開場宣布會議開始，介紹參會人員。說明專項工作例會的背景和目的，介紹會議議程安排。2.工作匯報專項工作負責人或相關(guān)人員匯報工作進展情況，包括已完成的工作內(nèi)容、取得的成果、遇到的問題及解決方案等。如有需要，可通過圖表、數(shù)據(jù)等形式直觀展示工作進展。3.討論與分析參會人員針對工作匯報內(nèi)容進行討論和分析，共同探討解決問題的方法和途徑。對工作中存在的風險和挑戰(zhàn)進行評估，并提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。4.決策與部署根據(jù)討論結(jié)果，對專項工作做出決策，明確下一步工作方向、目標和重點任務(wù)。確定各項工作的責任人、時間節(jié)點和資源需求，并進行合理安排。5.溝通與協(xié)調(diào)涉及多部門協(xié)作的專項工作，需在會議上進行溝通與協(xié)調(diào)，明確各部門職責和工作接口，確保工作順利推進。解決部門之間存在的矛盾和問題，促進部門間的協(xié)同合作。6.會議總結(jié)主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)專項工作的重要性和緊迫性。再次明確工作要求和責任分工，鼓勵參會人員積極落實各項工作任務(wù)。7.會議結(jié)束主持人宣布會議結(jié)束。（四）會議要求1.準時參會：參會人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參會，需提前向會議主持人請假，并安排合適的人員代為參會。2.認真傾聽：參會人員在會議期間應(yīng)認真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳，保持良好的會議秩序。3.積極發(fā)言：鼓勵參會人員積極發(fā)言，分享工作經(jīng)驗、提出問題和建議，但發(fā)言應(yīng)簡潔明了，圍繞會議議題進行，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。4.做好記錄：參會人員應(yīng)做好會議記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決策事項、工作安排等，以便會后傳達和落實。會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。5.嚴格遵守會議紀律：會議期間禁止使用手機等電子設(shè)備進行與會議無關(guān)的活動，如玩游戲、瀏覽網(wǎng)頁等。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)盡量縮短通話時間，并到會議室外進行。四、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄人員：公司周例會和部門周例會的會議記錄由總經(jīng)理辦公室或各部門指定專人負責；專項工作例會的會議記錄由相關(guān)負責人指定專人負責。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)詳細、準確地記錄會議的基本信息（包括會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、討論內(nèi)容、決策事項、工作安排及責任人、時間節(jié)點等。3.記錄要求：記錄人員應(yīng)使用統(tǒng)一的會議記錄模板，確保記錄格式規(guī)范、內(nèi)容完整。記錄過程中應(yīng)保持客觀、公正，不得遺漏重要信息或加入個人觀點。會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，并交主持人審核簽字。（二）會議紀要1.紀要撰寫：會議紀要由會議記錄人員根據(jù)會議記錄整理撰寫，應(yīng)突出會議重點，提煉會議討論的主要內(nèi)容、決策事項和工作要求。2.紀要審核：會議紀要初稿完成后，交主持人審核。主持人應(yīng)認真審核紀要內(nèi)容，確保紀要準確反映會議精神和決策事項，對不符合要求的部分提出修改意見。3.紀要發(fā)布：審核通過的會議紀要應(yīng)及時發(fā)布給參會人員及相關(guān)部門。公司周例會紀要由總經(jīng)理辦公室負責發(fā)布，部門周例會紀要由各部門負責人負責發(fā)布，專項工作例會紀要由相關(guān)負責人負責發(fā)布。會議紀要可通過郵件、公司內(nèi)部通訊軟件等方式進行發(fā)布。五、會議跟進與反饋（一）跟進責任人1.對于公司周例會和專項工作例會確定的工作任務(wù)，由公司領(lǐng)導指定相關(guān)責任人負責跟進落實。2.部門周例會確定的部門內(nèi)部工作任務(wù)，由部門負責人指定具體責任人負責跟進落實。（二）跟進方式1.責任人應(yīng)按照會議確定的時間節(jié)點和工作要求，制定詳細的工作計劃，并定期對工作進展情況進行檢查和評估。2.工作過程中如遇到問題或困難，責任人應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導或部門匯報，尋求支持和幫助。3.對于需要跨部門協(xié)作的工作任務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)加強溝通與協(xié)調(diào)，共同推進工作進展。（三）反饋機制1.責任人應(yīng)定期將工作進展情況反饋給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導，反饋方式可采用書面報告、口頭匯報等形式。2.對于工作中出現(xiàn)的重大問題或偏差，責任人應(yīng)及時進行專題匯報，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。3.會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)責任人的反饋情況，及時對工作進行調(diào)整和指導，確保工作任務(wù)能夠按時、高質(zhì)量完成。六、會議紀律與處罰（一）會議紀律1.參會人員應(yīng)嚴格遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退。2.會議期間應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話或處理與會議無關(guān)的事務(wù)。3.保持會議室內(nèi)安靜，不得大聲喧嘩、交頭接耳或做與會議無關(guān)的事情。4.尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷或貶低他人觀點。5.認真做好會議記錄，不得抄襲他人記錄或編造虛假記錄。（二）處罰措施1.對于違反會議紀律的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：遲到或早退一次，給予口頭警告，并在公司內(nèi)部進行通報批評。無故缺席會議一次，扣除當月績效獎金的[X]%，并在公司內(nèi)部進行通報批評。在會議期間使用手機等電子設(shè)備進行與會議無關(guān)的活動，或大聲喧嘩、交頭接耳等影響會議秩序的行為，給予口頭警告；情節(jié)嚴重的，扣除當月績效獎金的[X]%，并在公司內(nèi)部進行通報