職業(yè)技術(shù)學(xué)院公務(wù)用車檔案管理工作規(guī)定?

一、總則1.為加強學(xué)院公務(wù)用車檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高公務(wù)用車管理的科學(xué)性、規(guī)范性和信息化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)院實際情況，特制定本規(guī)定。2.本規(guī)定適用于學(xué)院所有公務(wù)用車檔案的管理工作。公務(wù)用車檔案是指在公務(wù)用車購置、使用、維護、處置等全過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、管理職責(zé)1.后勤管理部門-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公務(wù)用車檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作計劃，并監(jiān)督執(zhí)行。-指導(dǎo)、檢查和考核各用車部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一。-負(fù)責(zé)收集、整理、保管學(xué)院公務(wù)用車的綜合檔案資料，包括車輛購置審批文件、車輛登記證書、行駛證等重要原始資料。-負(fù)責(zé)建立公務(wù)用車電子檔案數(shù)據(jù)庫，對車輛檔案信息進行信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。2.各用車部門-負(fù)責(zé)本部門公務(wù)用車日常使用過程中產(chǎn)生檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交后勤管理部門。-明確專人負(fù)責(zé)本部門公務(wù)用車檔案管理工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。-配合后勤管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作，如檔案查閱、統(tǒng)計等。三、檔案收集范圍1.車輛基礎(chǔ)信息檔案-車輛購置審批文件，包括購車申請、審批表、資金來源證明等。-車輛采購合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。-車輛登記證書、行駛證、保險單等車輛法定證件的復(fù)印件。-車輛技術(shù)參數(shù)資料，如車輛型號、配置、發(fā)動機號、車架號等。2.車輛使用檔案-公務(wù)用車派車單，記錄每次車輛使用的時間、地點、事由、乘車人員等信息。-車輛行駛里程記錄，包括定期的里程數(shù)統(tǒng)計及相關(guān)說明。-車輛油耗記錄，詳細(xì)記錄每次加油的時間、地點、油量、金額等信息。3.車輛維護保養(yǎng)檔案-車輛保養(yǎng)計劃及執(zhí)行情況記錄，包括保養(yǎng)時間、保養(yǎng)項目、保養(yǎng)單位等。-車輛維修記錄，詳細(xì)記錄每次維修的時間、故障原因、維修項目、維修費用等。-車輛零部件更換記錄，包括更換的零部件名稱、規(guī)格、更換時間、更換原因等。4.車輛安全管理檔案-車輛安全檢查記錄，包括定期安全檢查的時間、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等。-車輛交通事故記錄，包括事故發(fā)生時間、地點、原因、處理結(jié)果等相關(guān)資料。5.車輛處置檔案-車輛報廢、轉(zhuǎn)讓等處置申請及審批文件。-車輛處置評估報告、交易合同等相關(guān)資料。四、檔案整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案類別進行分類整理，同一類別的檔案按照時間順序排列編號。3.對每份檔案資料進行編目，編目內(nèi)容包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等項目。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂或裝盒，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，確保檔案資料的安全。五、檔案保管1.設(shè)立專門的公務(wù)用車檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管期限制度，按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院實際情況確定各類檔案的保管期限。保管期限屆滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。4.電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并進行異地保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的條件、審批流程和歸還期限。2.因工作需要查閱公務(wù)用車檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。涉及機密信息的檔案，需經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和后勤管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)進行登記，記錄查閱、借閱人姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱等信息。5.查閱、借閱人應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、批注、污損、拆散或抽取檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、監(jiān)督與考核1.后勤管理部門應(yīng)定期對各用車部門的公務(wù)用車檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.將公務(wù)用車檔案管理工作納入學(xué)院對各部門的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力，