合同管理制度第一章總則第一條為加強單位的合同管理，規(guī)范合同法律行為，防范與控制合同風險，有效維護單位的合法權益，特制定本制度。第二條本制度適用于單位對外簽訂與本單位經濟活動有關的合同的訂立、履行、變更及糾紛處理等。第三條制定依據：（一）《中華人民共和國合同法》；（二）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》。第二章崗位設置與職責第四條合同管理實行歸口管理、分工負責制。第五條辦公室作為合同的歸口管理部門，其主要職責：（一）負責確定合同業(yè)務的程序和要求；（二）參與重大合同的起草、談判、審查和訂立；（三）管理合同專用章；（四）參與或組織合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動；（五）對合同進行登記和歸檔；（六）定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同的有效履行。第六條各業(yè)務部門作為經濟活動的承辦部門，按照職能分工在其職能范圍內承辦相關合同業(yè)務。監(jiān)察室負責對合同訂立、履行進行紀檢監(jiān)察。第七條建立各部門與辦公室的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合。第三章合同的訂立第八條合同訂立包括合同調查、談判、擬訂、審核、簽署等環(huán)節(jié)。第九條合同簽訂必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定，接受財政和審計監(jiān)督；必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償和性價比擇優(yōu)簽約”的原則。第十條合同訂立前，辦公室負責組織涉及各部門聯合進行合同調查，了解合同對方的主體資格、資信情況，包括組織機構代碼證是否有效、擬簽合同內容是否在對方的經營范圍之內，對方是否具有履約能力。（一）審查合同對方的身份證件、法人登記證件、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性，在充分收集相關證據的基礎上評價主體資格是否恰當。（二）獲取合同對方經審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化。（三）對合同對方進行現場調查，實地了解和全面評估、分析其合同履行能力。（四）與合同對方的開戶銀行、主管稅務機關和工商部門溝通，了解其生產經營、商業(yè)榮譽、履行能力等情況。第十一條合同的訂立要根據實際情況選擇恰當的洽談方式，超過一定數額的物資采購項目和建設項目要在紀檢部門的監(jiān)督下，嚴格按照招標程序進行公開招標。第十二條合同談判后，根據協商談判結果，擬定合同文本。合同文本應當準確表達雙方談判的真實意思。（一）對外發(fā)生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。（二）合同文本由辦公室起草，由主管領導審核后報一把手批準；重大合同或法律關系復雜的合同應當由法律顧問參與起草；各部門應當各司其職，保證合同內容和條款的完整準確。（三）國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當認真審查，并根據實際情況進行適當修改。（四）合同有合同標準文本的必須使用標準文本，沒有標準文本的要做到：條款不漏項；標的額度計算準確、標的物表達清楚；質量有標準、檢驗有方法；提（交）貨地點、運輸方式、包裝物和結算方式明確；文字表達嚴謹，不使用模棱兩可或含混不清的詞語；違約責任及違約金（或賠償金）的計算方法準確。（五）由簽約對方起草合同，各部門應當認真審查，確保合同內容準確反映單位訴求和談判達成的一致意見，特別留意“其他事項約定”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。（六）合同文本須報經有關部門或財政部門審查或備案，應當履行相應的程序。第十三條合同文本擬定完成后，應當對合同文本進行嚴格的審查批準。（一）審核人員應對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合單位的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條件是否明確等。（二）建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，有黨組會進行審核，各部門認真履行職能。辦公室主要審查違約責任、爭議管轄權等實質性條款是否合法、完整、明確、具體，文字表達是否無歧義；部門對質量條款、技術要求等內容進行技術審查。（三）認真分析研究，慎重對待審核意見，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款做出修改并再次提交審核。（四）審查人員應當對做出的審查結果負責第十四條對于經審核同意簽訂的合同，應當與對方當事人正式簽署合同，并加蓋單位公章。（一）嚴格劃分各類合同的簽署權限，對外正式訂立的合同應當由單位法定代表人或由其授權的代表人簽名并加蓋名章和單位公章；嚴禁未經授權擅自以單位名義對外簽訂合同，嚴禁違規(guī)簽訂擔保、投資和借貸合同。法人委托人必須對本單位負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法人委托人均無對外簽約權。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書，并與合同正本同時保存。應要求相關部門和工作人員按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同，嚴禁超越權限簽署合同。（二）嚴格合同專用章保管制度。合同經編號、審批及單位法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋單位合同專用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能加蓋合同印章。合同專用章必須由專人保管，保管人應當記錄合同專用章使用情況以備查。用印后保管人應當立即收回，并按要求妥善保管，以防他人濫用。如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現象，應當立即報告單位負責人并采取妥善措施，向公安機關報案或登記聲明作廢等，以最大限度的消除可能帶來的負面影響。（三）采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內容加以控制，防止對方單方面改動合同文書。（四）按照國家有關法律法規(guī)等規(guī)定，需辦理批準、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，單位應按規(guī)定辦理相關手續(xù)。第四章合同的履行第十五條對合同履行情況實施有效監(jiān)控。合同履行過程中，因對方或單位自身原因導致可能無法按時履行的，應當及時采取相應的措施。（一）在合同履行過程中要明確相關責任人，落實合同執(zhí)行責任。（二）強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面執(zhí)行本單位義務，督促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。（三）合同履行過程中，因對方或本單位自身原因導致可能無法按時履行的，應當及時采取對應的措施，一旦發(fā)現有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。第十六條合同生效后，應當嚴格履行合同，建立合同履行監(jiān)督審查制度，對合同履行中簽訂補充合同或變更、解除合同等應當按照國家有關規(guī)定進行審查。（一）對合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙方協商一致對原有的合同進行補充；無法達成補充協議的，按照國家有關法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定。對顯失平衡、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能導致單位利益受損的合同，合同歸口管理部門應按照程序及時報告，并經雙方協商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。合同變更和解除應當采用書面形式，嚴禁在原合同文本上涂改、添加，變更后的合同視為新合同，須履行相應的合同管理程序。（二）對方當事人提出終止、解除合同的，造成單位經濟損失的，應向對方當事人書面提出索賠。第十七條財會部門要根據合同條款的約定對資金結算申請進行審查，嚴把結算關。合同歸口管理部門可以建立合同管理信息系統(tǒng)，跟蹤合同履行情況，在臨近結算期限的合理時間向財會部門進行資金結算提示。合同承辦人員應當及時收集憑證資料，經適當審批后在規(guī)定時間內提交財會部門辦理結算。辦公室對合同條款和經審批的結算申請資料進行審核，審核完畢后辦理結算業(yè)務，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門應當在付款前向單位有關負責人報告。辦公室根據合同履行情況辦理價款結算和進行賬務處理，并定期與保障部所管理的合同管理信息系統(tǒng)核對，確保按合同約定及時結算相關價款。第五章合同的登記歸檔第十八條建立合同登記歸檔管理制度，加強對合同的登記、歸檔和保管。（一）辦公室應當加強對合同登記的管理，充分利用信息技術手段，可以建立合同管理的信息系統(tǒng)，定期對合同進行統(tǒng)計和分類。詳細登記合同的訂立、履行、結算、補充和變更、解除等情況，合同終結及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，實行對合同的全過程管理。（二）建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現合同文本的遺失，規(guī)范合同控制工作人員的責任，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等相關要求。（三）加強合同信息安全