行政辦公設備采購合同管理規(guī)定?

行政辦公設備采購合同管理規(guī)定一、總則1.目的為加強本高端賓館行政辦公設備采購合同的管理，規(guī)范采購合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，防范合同風險，保障賓館的合法權益，提高采購工作的效率和質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本賓館行政辦公設備采購合同的管理活動，包括但不限于電腦、打印機、復印機、辦公桌椅、文件柜等各類行政辦公設備的采購合同。3.管理原則-合法性原則：采購合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-公平公正原則：在合同簽訂和管理過程中，應確保公平公正，維護賓館和供應商的合法權益。-效益原則：注重合同管理的效益，降低采購成本，提高設備的使用效率。-全過程管理原則：對采購合同從簽訂前的準備、簽訂、履行到終止的全過程進行有效管理。二、合同簽訂管理1.采購申請與審批-需求提出：賓館各部門根據(jù)工作需要，提出行政辦公設備采購申請，填寫《行政辦公設備采購申請表》，詳細注明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。-部門審核：部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的必要性和合理性，簽署審核意見后提交至行政部門。-行政部門審核：行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結合賓館的預算安排、現(xiàn)有設備狀況等因素，綜合評估采購需求的合理性，并提出審核意見。對于金額較大或涉及重要設備的采購申請，行政部門應組織相關人員進行論證。-領導審批：經(jīng)過行政部門審核后的采購申請，根據(jù)賓館的審批權限規(guī)定，提交至相應的領導進行審批。審批通過后，行政部門方可開展采購活動。2.供應商選擇與評估-供應商信息收集：行政部門通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式，建立供應商信息庫。信息庫內(nèi)容應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的信息。-供應商初步篩選：根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出符合基本要求的供應商，對其進行初步考察。考察內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、經(jīng)營狀況、信譽等方面。-實地考察：對于重要設備或采購金額較大的項目，行政部門應組織相關人員對供應商進行實地考察。實地考察主要了解供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場管理、設備工藝水平、質(zhì)量控制體系、售后服務能力等實際情況?？疾旖Y束后，考察人員應提交《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價。-供應商評估：行政部門組織相關部門（如財務部門、使用部門等）對供應商進行綜合評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、信譽等方面。根據(jù)評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。3.采購談判與合同起草-談判小組組建：對于重大采購項目，行政部門應組建采購談判小組。談判小組由行政部門負責人、使用部門代表、財務人員、法務人員等組成，負責與供應商進行采購談判。-談判準備：談判小組在談判前應充分了解采購項目的相關信息，包括市場價格、技術要求、供應商情況等，制定詳細的談判方案，明確談判目標、策略和底線。-談判過程：談判小組與供應商就采購設備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行充分協(xié)商和談判。談判過程中應做好記錄，形成《采購談判記錄》。-合同起草：根據(jù)談判結果，由行政部門或法務人員負責起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨地點、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、售后服務、違約責任等條款。合同條款應清晰、準確、完整，避免產(chǎn)生歧義。4.合同審核與簽訂-內(nèi)部審核：合同起草完成后，行政部門應組織相關部門對合同進行內(nèi)部審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及是否符合賓館的利益和采購需求等。各部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，行政部門對審核意見進行匯總和整理，并根據(jù)意見對合同進行修改完善。-法務審核：對于重大采購合同或涉及法律風險較高的合同，應提交至賓館的法務部門進行審核。法務部門從法律專業(yè)角度對合同的合法性、有效性、風險防范等方面進行審查，并出具《法務審核意見書》。行政部門根據(jù)法務審核意見對合同進行進一步修改。-領導審批：經(jīng)過內(nèi)部審核和法務審核后的合同，根據(jù)賓館的審批權限規(guī)定，提交至相應的領導進行審批。領導審批通過后，合同方可簽訂。-合同簽訂：合同由賓館法定代表人或其授權代表與供應商代表簽訂。簽訂合同時，雙方應確保合同文本的一致性，并加蓋雙方單位的公章或合同專用章。合同簽訂后，行政部門應將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、使用部門等，以便各部門做好相關工作。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤-專人負責：合同簽訂后，行政部門應指定專人負責合同的執(zhí)行跟蹤工作。跟蹤人員應定期與供應商溝通，了解設備的生產(chǎn)進度、運輸安排等情況，并及時向行政部門和使用部門反饋。-進度監(jiān)控：跟蹤人員應根據(jù)合同約定的交貨期，對供應商的生產(chǎn)和運輸進度進行監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，應及時督促供應商采取措施加快進度，并向行政部門報告。行政部門應根據(jù)情況與供應商協(xié)商解決，如調(diào)整交貨期、采取應急措施等。2.設備驗收管理-驗收準備：在設備到達交貨地點前，行政部門應組織使用部門、質(zhì)量檢驗人員等做好驗收準備工作。驗收準備工作包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地、熟悉驗收標準等。-到貨驗收：設備到貨時，驗收人員應按照合同要求對設備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行核對和檢查。如發(fā)現(xiàn)設備存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、外觀損壞等問題，應及時與供應商溝通，并做好記錄。-質(zhì)量驗收：到貨驗收合格后，使用部門應按照合同約定的質(zhì)量標準對設備進行安裝調(diào)試和質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗可以采用性能測試、功能檢驗、抽樣檢驗等方式進行。對于重要設備或技術復雜的設備，可邀請專業(yè)機構或專家進行驗收。-驗收報告：驗收完成后，驗收人員應出具《行政辦公設備驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收結果等信息。驗收報告應由驗收人員簽字確認，并加蓋驗收部門的公章。如驗收不合格，驗收報告應注明不合格原因及處理意見。3.付款管理-付款申請：根據(jù)合同約定的付款方式和時間，供應商在完成相應的合同義務后，向賓館提交付款申請。付款申請應包括付款金額、付款明細、發(fā)票等相關資料。-付款審核：行政部門收到供應商的付款申請后，對申請資料進行審核，確認申請金額是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，將付款申請?zhí)峤恢霖攧詹块T。財務部門對付款申請進行再次審核，重點審核資金安排、財務合規(guī)性等方面。審核無誤后，按照賓館的財務審批流程進行審批。-付款執(zhí)行：經(jīng)過審批后的付款申請，由財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款操作。付款完成后，財務部門應及時將付款憑證復印件反饋給行政部門，作為合同履行的記錄。4.售后服務管理-服務跟蹤：行政部門應跟蹤供應商的售后服務情況，定期收集使用部門對設備售后服務的反饋意見。如發(fā)現(xiàn)供應商未按照合同約定提供售后服務，應及時督促供應商改進。-維修與保養(yǎng)：設備在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，使用部門應及時通知行政部門，由行政部門協(xié)調(diào)供應商進行維修或更換。質(zhì)保期外，使用部門可根據(jù)實際情況選擇由供應商或其他專業(yè)維修機構進行維修保養(yǎng)，并做好維修保養(yǎng)記錄。-培訓服務：對于一些技術含量較高的行政辦公設備，供應商應按照合同約定為賓館提供培訓服務。行政部門應組織使用部門人員參加培訓，確保使用人員能夠正確操作和維護設備。四、合同變更與解除管理1.合同變更-變更申請：在合同履行過程中，如因各種原因需要對合同進行變更，提出變更的一方應填寫《行政辦公設備采購合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。-內(nèi)部審批：變更申請?zhí)峤缓?，行政部門應組織相關部門對變更申請進行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、對合同價格和交貨期的影響等。審核通過后，根據(jù)賓館的審批權限規(guī)定，提交至相應的領導進行審批。-與供應商協(xié)商：經(jīng)過內(nèi)部審批同意變更后，行政部門應與供應商就合同變更事宜進行協(xié)商。雙方應就變更的內(nèi)容、價格調(diào)整、交貨期變更等問題達成一致意見，并簽訂《行政辦公設備采購合同變更協(xié)議》。-變更記錄與存檔：合同變更完成后，行政部門應將變更申請、審批文件、變更協(xié)議等相關資料進行整理和歸檔，作為合同管理的重要依據(jù)。2.合同解除-解除情形：出現(xiàn)下列情形之一的，可解除采購合同：-因不可抗力致使合同無法繼續(xù)履行的；-供應商嚴重違約，導致合同目的無法實現(xiàn)的，如未按時交貨、提供的設備質(zhì)量嚴重不符合合同要求等；-經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同的；-法律規(guī)定或合同約定的其他解除情形。-解除程序：提出解除合同的一方應書面通知對方，并說明解除合同的原因和依據(jù)。如因供應商違約導致合同解除，行政部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。雙方就合同解除事宜達成一致后，簽訂《行政辦公設備采購合同解除協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。-善后處理：合同解除后，行政部門應組織相關部門對已履行的部分進行清理和結算，如設備的退還、款項的支付或退還等。同時，應將合同解除的相關資料進行整理和歸檔，以備后續(xù)查閱。五、合同檔案管理1.檔案收集-行政部門負責采購合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更與解除等過程中，及時收集與合同相關的各類文件和資料，包括采購申請、供應商評估報告、談判記錄、合同文本、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.檔案整理-對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同編號、時間順序等進行排列，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括文件名稱、文件編號、日期、來源等信息，以便于查找和管理。3.檔案保管-設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設備和設施，確保檔案的安全存放。合同檔案應按照規(guī)定的期限進行保管，一般采購合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。4.檔案查閱與借閱-建立合同檔案查閱和借閱制度，明確查閱和借閱的流程和審批手續(xù)。內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和行政部門負責人審批后，方可查閱或借閱。查閱和借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、泄露檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-賓館內(nèi)部審計部門負責對行政辦公設備采購合同管理工作進行監(jiān)督檢查。審計部門應定期對采購合同的簽訂、履行、變更與解除等環(huán)節(jié)進行審計，檢查合同管理是否符合本規(guī)定的要求，是否存在違規(guī)行為和風險隱患。-行政部門應定期對采購合同管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并將自查情況向賓館領導報告。2.考核評價-建立采購合同管理工作考核評價制度，對行政部門及相關人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己?/p>