造價咨詢合同管理辦法一、引言親愛的同事們，在我們公司長期的運營過程中，造價咨詢業(yè)務一直是我們的核心業(yè)務板塊之一。造價咨詢合同作為我們開展業(yè)務的重要依據(jù)，其管理的有效性直接關系到公司的經濟效益、聲譽以及與客戶的合作關系。隨著行業(yè)的不斷發(fā)展和市場環(huán)境的日益復雜，為了更好地規(guī)范和管理造價咨詢合同，確保我們的業(yè)務能夠順利、高效、合規(guī)地進行，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同為公司的發(fā)展保駕護航。二、適用范圍本辦法適用于公司承接的所有造價咨詢項目所涉及的合同，包括但不限于工程建設項目的投資估算編制與審核、工程概算、預算、結算、竣工決算的編制與審核，工程造價全過程控制咨詢等業(yè)務合同。無論是與政府部門、企業(yè)單位還是其他各類客戶簽訂的造價咨詢合同，均應按照本辦法進行管理。三、合同簽訂前管理（一）客戶調查與評估1.在接觸潛在客戶并有意向承接造價咨詢項目時，業(yè)務部門應首先對客戶進行全面的調查與評估。我們鼓勵大家通過多種渠道收集客戶信息，比如向同行業(yè)企業(yè)打聽、查閱公開資料、實地考察客戶經營場所等。2.調查內容主要包括客戶的主體資格，即確認客戶是否具備合法的經營資質和簽約能力；客戶的信用狀況，了解其過往的履約記錄、是否存在違約糾紛等；客戶的財務狀況，評估其支付咨詢費用的能力。業(yè)務人員應認真填寫《客戶調查評估表》，詳細記錄調查情況和評估結論。3.對于新客戶或重大項目的客戶，業(yè)務部門應組織相關部門（如法務部、財務部等）進行聯(lián)合評估，共同商討客戶的風險程度，并形成評估報告。只有經過評估認為風險可控的客戶，我們才考慮與其進一步洽談合同。（二）項目洽談與意向書1.業(yè)務人員與客戶就造價咨詢項目進行洽談時，要充分了解客戶的需求、項目的基本情況（如項目規(guī)模、建設內容、工期要求等）以及客戶對咨詢服務的特殊要求等。在洽談過程中，要始終秉持專業(yè)、誠信的態(tài)度，為客戶提供準確、詳細的咨詢服務方案和報價。2.如果雙方在洽談過程中達成初步合作意向，我們建議簽訂項目意向書。意向書應明確項目的大致范圍、服務內容、收費方式等主要條款，同時注明意向書不具有最終的合同約束力，但為后續(xù)正式合同的簽訂奠定基礎。意向書由業(yè)務部門起草，經法務部審核后與客戶簽署。（三）合同條款擬定與審核1.合同條款擬定正式合同應由業(yè)務部門負責起草，起草過程中應依據(jù)相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的業(yè)務規(guī)范和利益訴求。合同條款要全面、清晰、明確，避免模糊不清或易產生歧義的表述。合同的主要條款應包括但不限于：雙方當事人的基本信息、項目名稱、服務范圍和內容、服務期限、收費標準及支付方式、雙方的權利和義務、違約責任、爭議解決方式等。尤其在服務范圍和內容條款中，要詳細列舉具體的咨詢工作內容，避免在后續(xù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)爭議。在收費標準及支付方式條款方面，要明確收費的計算依據(jù)、計費方式（如按項目金額比例、按工作量等）以及付款的節(jié)點和方式（如預付款、階段付款、尾款等）。同時，要考慮到可能出現(xiàn)的費用調整情況，如項目變更導致工作量增加等，約定相應的調整原則和方法。2.合同審核合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同草案提交給法務部進行審核。法務部主要從法律法規(guī)的合規(guī)性、合同條款的嚴謹性以及對公司權益的保護等方面進行審查。法務人員要仔細研究合同條款，對可能存在的法律風險提出修改意見。除法務部審核外，合同草案還應提交給財務部審核。財務部重點審核合同中的財務條款，如收費標準的合理性、支付方式的可行性、稅務處理等方面。財務人員要結合公司的財務政策和實際運營情況，確保合同的財務條款符合公司利益。對于重大或復雜的造價咨詢合同，還應組織相關業(yè)務專家進行技術審核。業(yè)務專家從專業(yè)角度對服務內容、技術要求、質量標準等條款進行審查，確保合同條款在技術層面具有可操作性。各審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核，并出具書面的審核意見。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同草案進行修改完善，確保合同條款既符合法律法規(guī)和行業(yè)標準，又能充分保障公司的合法權益。四、合同簽訂管理（一）簽訂權限與流程1.公司實行分級授權簽訂合同制度。一般造價咨詢合同，由業(yè)務部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批簽字，即可與客戶簽訂合同。對于重大或特殊的造價咨詢合同（如合同金額較大、服務內容復雜、涉及重要客戶等），需經公司總經理審批簽字后才能簽訂。2.合同簽訂流程如下：業(yè)務部門將修改完善后的合同文本提交給法務部進行最后的合規(guī)性確認，法務部確認無誤后加蓋公司合同專用章。業(yè)務人員攜帶加蓋公章的合同文本與客戶進行簽署，簽署完成后將合同原件交回公司檔案室存檔。（二）合同簽署要求1.合同簽署時，雙方當事人應使用法定名稱，并加蓋公章或合同專用章。合同簽字人應為雙方的法定代表人或其授權代理人。授權代理人簽署合同的，必須出具法定代表人的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍、授權期限等內容。2.合同文本應一式多份，具體份數(shù)根據(jù)實際需要確定，確保公司、客戶及相關部門各留存一份。合同簽署后，業(yè)務人員要及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部、項目執(zhí)行部門等，以便各部門了解合同內容，做好相應的工作準備。五、合同履行管理（一）項目啟動與交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時組織項目啟動會議，向項目執(zhí)行團隊（包括造價工程師、助理人員等）進行合同交底。交底內容包括項目背景、客戶需求、服務范圍和內容、服務期限、收費方式、雙方的權利和義務以及合同中的關鍵條款等。通過合同交底，使項目執(zhí)行團隊全面了解合同要求，明確工作目標和責任。2.項目執(zhí)行團隊應根據(jù)合同要求制定詳細的項目工作計劃，明確項目的各個階段、工作內容、時間節(jié)點、責任人等，并將項目工作計劃提交給業(yè)務部門和客戶備案。（二）服務過程管理1.在造價咨詢服務過程中，項目執(zhí)行團隊要嚴格按照合同約定的服務范圍、內容和質量標準開展工作。造價工程師要認真履行職責，確保咨詢成果的準確性和可靠性。我們鼓勵項目執(zhí)行人員在工作過程中與客戶保持密切溝通，及時了解客戶的意見和需求變化，對于客戶提出的合理要求，要積極響應并妥善處理。2.項目執(zhí)行團隊要建立完善的工作記錄制度，對咨詢工作的過程、成果、與客戶的溝通情況等進行詳細記錄。工作記錄應包括但不限于工作底稿、會議紀要、往來函件等。這些記錄不僅是項目執(zhí)行情況的重要證明，也是后續(xù)可能出現(xiàn)的合同糾紛處理的重要依據(jù)。3.業(yè)務部門要定期對項目執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題或可能影響合同履行的問題，要及時向公司領導匯報，并與客戶協(xié)商解決方案。（三）費用支付與結算1.財務部應根據(jù)合同約定的收費標準和支付方式，及時向客戶發(fā)送付款通知。在付款通知中，要明確付款的金額、時間、方式等信息，并提醒客戶按時支付咨詢費用。2.對于客戶逾期付款的情況，業(yè)務部門應配合財務部及時與客戶溝通，了解逾期原因，并采取相應的催款措施。催款方式可以包括電話溝通、發(fā)送催款函等。如果客戶長期拖欠款項，嚴重影響公司利益，應根據(jù)合同約定和相關法律法規(guī)，考慮通過法律途徑解決。3.在造價咨詢服務完成后，項目執(zhí)行團隊應及時整理相關資料，編制咨詢成果報告，并提交給客戶審核確認?？蛻舸_認無誤后，業(yè)務部門應與客戶辦理結算手續(xù)，按照合同約定結清剩余咨詢費用。結算過程中，要確保費用計算準確、依據(jù)充分，并與客戶做好溝通和解釋工作。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如果由于各種原因需要對合同條款進行變更（如服務范圍調整、服務期限延長、收費標準變更等），業(yè)務部門應首先與客戶進行充分溝通，了解客戶的變更需求和原因。2.業(yè)務部門根據(jù)與客戶的溝通情況，起草《合同變更申請》，詳細說明變更的內容、原因、對服務成果和費用的影響等，并提交給法務部、財務部等相關部門進行審核。各審核部門應從各自專業(yè)角度對變更申請進行審查，并出具審核意見。3.經公司領導審批同意后，業(yè)務部門與客戶簽訂《合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議應明確變更的具體內容、變更后的權利義務關系、費用調整情況等。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門要及時將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關部門，確保各部門按照變更后的合同條款執(zhí)行。六、合同檔案管理1.公司設立專門的檔案室，負責統(tǒng)一管理造價咨詢合同檔案。合同檔案包括合同原件、意向書、客戶調查評估資料、合同審核意見、項目執(zhí)行過程中的工作記錄、往來函件、變更協(xié)議等與合同相關的所有資料。2.業(yè)務人員在合同簽署完成后，應及時將合同原件及相關資料移交檔案室存檔。檔案室工作人員要對接收的合同檔案進行分類、編號、登記，并建立合同檔案臺賬，方便查詢和管理。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，造價咨詢合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起不少于[X]年。對于涉及重大項目或重要客戶的合同檔案，保管期限可適當延長。4.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和檔案室負責人審批同意后，在檔案室指定地點查閱。查閱過程中，要遵守檔案室的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案資料。如需復制合同檔案，應經公司領導批準，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行。七、合同風險管理1.在合同履行過程中，可能會面臨各種風險，如客戶違約風險、法律風險、市場風險等。我們要樹立風險意識，加強合同風險管理，及時發(fā)現(xiàn)并采取措施防范和化解風險。2.業(yè)務部門和法務部應定期對合同履行情況進行風險評估，分析可能存在的風險因素，并制定相應的風險應對措施。例如，對于客戶信用風險較高的項目，要加強對客戶付款情況的跟蹤和監(jiān)控；對于法律法規(guī)變化可能影響合同履行的情況，要及時研究相關政策，調整合同執(zhí)行策略。3.如果在合同履行過程中出現(xiàn)糾紛，業(yè)務部門應及時與客戶進行溝通協(xié)商，盡量通過友好協(xié)商解決糾紛。如果協(xié)商不成，應根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時采取仲裁或訴訟等法律手段維護公司的合法權益。在糾紛處理過程中，要注意收集和保存相關證據(jù)，確保公司在法律程序中處于有利地位。八、監(jiān)督與考核1.公司成立合同管理監(jiān)督小組，由法務部、財務部、綜合管理部等相關部門人員組成，負責對公司造價咨詢合同管理工作進行定期檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應制定詳細的檢查計劃，定期對合同簽訂、履行、檔案管理等各個環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤