自主采購(gòu)項(xiàng)目管理辦法一、前言在公司的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，自主采購(gòu)項(xiàng)目日益增多。為了確保采購(gòu)工作的順利開(kāi)展，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，合理控制采購(gòu)成本，同時(shí)遵循相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本《自主采購(gòu)項(xiàng)目管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同推動(dòng)公司采購(gòu)工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有自主采購(gòu)項(xiàng)目，涵蓋辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)，但不包括已納入集中采購(gòu)范疇或有特殊規(guī)定的采購(gòu)項(xiàng)目。三、采購(gòu)原則1.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)盡量公開(kāi)，包括采購(gòu)需求、采購(gòu)流程、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等，確保所有潛在供應(yīng)商都能獲得平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。我們鼓勵(lì)供應(yīng)商積極參與公司的采購(gòu)項(xiàng)目，也希望采購(gòu)人員在操作過(guò)程中保持信息的公開(kāi)透明。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：給予所有符合條件的供應(yīng)商公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，不得偏袒或歧視任何一方。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)基于客觀的標(biāo)準(zhǔn)和公正的評(píng)價(jià)。3.公正原則：采購(gòu)過(guò)程和決策應(yīng)公正合理，采購(gòu)人員要秉持公正的態(tài)度處理采購(gòu)事務(wù)，避免個(gè)人利益影響采購(gòu)決策。4.誠(chéng)實(shí)信用原則：公司與供應(yīng)商在采購(gòu)活動(dòng)中都應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行各自的責(zé)任和義務(wù)。希望大家在與供應(yīng)商的交往中，樹(shù)立公司良好的誠(chéng)信形象。四、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)制定自主采購(gòu)項(xiàng)目的年度計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整。組織開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)，包括編制采購(gòu)文件、發(fā)布采購(gòu)信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商、組織評(píng)審等。建立和維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、考核和管理。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.需求部門(mén)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交付時(shí)間等詳細(xì)信息。參與采購(gòu)文件的編制，對(duì)技術(shù)部分進(jìn)行審核和確認(rèn)。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商的考察和評(píng)估，參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)核算和報(bào)銷(xiāo)工作。4.審計(jì)部門(mén)對(duì)自主采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的成本、效益進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求提出需求部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、需求時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和分析。根據(jù)公司的預(yù)算安排、采購(gòu)項(xiàng)目的緊急程度等因素，編制自主采購(gòu)項(xiàng)目年度計(jì)劃或月度計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)方式確定采購(gòu)金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定）的項(xiàng)目，可以采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門(mén)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇供應(yīng)商。采購(gòu)金額較大或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，一般采用招標(biāo)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。對(duì)于一些特殊的采購(gòu)項(xiàng)目，如單一來(lái)源采購(gòu)（只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的情況），采購(gòu)部門(mén)需提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。4.采購(gòu)文件編制采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)編制《詢(xún)價(jià)文件》，包括詢(xún)價(jià)單、采購(gòu)需求說(shuō)明、報(bào)價(jià)要求、合同條款等內(nèi)容。采用招標(biāo)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)編制《招標(biāo)文件》，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同條款等內(nèi)容。需求部門(mén)應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)技術(shù)規(guī)格要求等內(nèi)容進(jìn)行審核。5.采購(gòu)信息發(fā)布采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件等方式向供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單。采用招標(biāo)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站及相關(guān)外部平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，包括招標(biāo)項(xiàng)目的名稱(chēng)、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時(shí)間等重要信息。6.供應(yīng)商選擇與邀請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商庫(kù)信息及市場(chǎng)調(diào)研情況，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與采購(gòu)項(xiàng)目。對(duì)于新供應(yīng)商，要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，進(jìn)行初步資格審查。在招標(biāo)采購(gòu)中，潛在投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件有疑問(wèn)的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書(shū)面形式進(jìn)行答疑，并將答疑內(nèi)容告知所有潛在投標(biāo)人。7.評(píng)審與定標(biāo)采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，在滿(mǎn)足采購(gòu)需求的前提下，選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商。采用招標(biāo)采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)專(zhuān)家及外部專(zhuān)家（根據(jù)項(xiàng)目情況確定是否需要）組成。評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見(jiàn)，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。8.合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)參與合同的審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。9.采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行與跟蹤供應(yīng)商按照合同約定組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。需求部門(mén)應(yīng)積極配合供應(yīng)商，提供必要的協(xié)助和支持，確保采購(gòu)項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)交付。10.驗(yàn)收采購(gòu)項(xiàng)目交付后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收小組由需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專(zhuān)家參與。驗(yàn)收小組按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新交付。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。新供應(yīng)商申請(qǐng)加入公司供應(yīng)商庫(kù)時(shí)，需填寫(xiě)《供應(yīng)商申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等。采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察（根據(jù)項(xiàng)目情況確定是否實(shí)地考察），考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面。經(jīng)審核和考察合格的供應(yīng)商，方可納入公司供應(yīng)商庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部門(mén)定期（一般為每年）組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。需求部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)積極配合采購(gòu)部門(mén)，提供供應(yīng)商在實(shí)際使用過(guò)程中的相關(guān)評(píng)價(jià)信息。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，在后續(xù)采購(gòu)項(xiàng)目中可優(yōu)先考慮；對(duì)于合格供應(yīng)商，應(yīng)督促其改進(jìn)提升；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)從供應(yīng)商庫(kù)中刪除。3.供應(yīng)商激勵(lì)與懲罰我們鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等。供應(yīng)商如出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、違反合同約定等情況，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰，包括扣除質(zhì)量保證金、減少采購(gòu)份額、暫?；蛉∠?yīng)商資格等。七、采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)建立和管理自主采購(gòu)項(xiàng)目的檔案，檔案內(nèi)容包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、供應(yīng)商資料、評(píng)審記錄、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等與采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的所有資料。2.采購(gòu)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)整理，妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。希望大家在采購(gòu)過(guò)程中及時(shí)整理和歸檔相關(guān)資料，確保采購(gòu)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)自主采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)文件的完整性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同執(zhí)行情況等。2.公司內(nèi)部員工如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中有違