工會禮品采購管理辦法總則目的為規(guī)范本公司工會禮品采購行為，加強工會經(jīng)費管理，確保禮品采購的質(zhì)量和效益，保障工會會員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國工會法》《中國工會章程》以及相關(guān)財務管理制度，結(jié)合本公司工會實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司工會組織在開展各項活動、慰問會員、表彰獎勵等工作中涉及的禮品采購行為?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：禮品采購必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和工會相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法、合規(guī)。2.預算控制原則：禮品采購應根據(jù)工會年度預算安排，嚴格控制采購成本，不得超預算采購。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證采購成本合理的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合使用要求的禮品。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受工會會員和相關(guān)部門的監(jiān)督。采購計劃管理計劃編制1.各基層工會或工會相關(guān)部門應根據(jù)年度工作安排和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度禮品采購計劃。采購計劃應包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、用途等詳細信息。2.工會財務部門應對各部門提交的采購計劃進行匯總和審核，結(jié)合工會年度經(jīng)費預算，提出審核意見。3.工會委員會應召開專門會議，對采購計劃進行審議，根據(jù)工會工作重點和經(jīng)費狀況，確定年度禮品采購計劃，并報公司黨委和上級工會備案。計劃調(diào)整1.年度禮品采購計劃一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因工作需要確需調(diào)整的，相關(guān)部門應提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。2.工會財務部門對調(diào)整申請進行審核，提出意見后報工會委員會審議。經(jīng)工會委員會批準后方可調(diào)整采購計劃。采購方式及流程采購方式1.小額采購：單次采購金額在[X]元以下的禮品，可采用直接采購方式。由采購人員在市場上進行比較，選擇合適的供應商進行采購。2.詢價采購：單次采購金額在[X]元至[X]元之間的禮品，應采用詢價采購方式。采購人員應至少向三家供應商發(fā)出詢價單，比較價格、質(zhì)量和服務后，選擇最優(yōu)供應商進行采購。3.招標采購：單次采購金額在[X]元以上的禮品，應采用招標采購方式。由工會組織成立招標小組，制定招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標工作。采購流程1.申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《工會禮品采購申請表》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報工會辦公室。2.審批：工會辦公室對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式，報工會主席或工會委員會審批。3.采購：采購人員根據(jù)審批意見，按照規(guī)定的采購方式進行采購。采購過程中應簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。4.驗收：禮品到貨后，由工會辦公室組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗收合格后，填寫《工會禮品驗收單》。5.付款：采購人員憑采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，到工會財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門應嚴格審核憑證的真實性、合法性和完整性，按照規(guī)定的程序進行付款。供應商管理供應商選擇1.工會應建立供應商信息庫，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進行綜合評估。選擇符合要求的供應商納入信息庫。2.在選擇供應商時，應優(yōu)先考慮具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務周到的供應商。3.對于新供應商，應進行實地考察或要求提供相關(guān)證明材料，確保其具備供貨能力和條件。供應商合作1.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、交貨時間、售后服務等內(nèi)容。2.定期對供應商的供貨情況進行評估，根據(jù)評估結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵和優(yōu)惠；對于不符合要求的供應商，應及時終止合作。供應商監(jiān)督1.建立供應商監(jiān)督機制，對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間、售后服務等進行跟蹤監(jiān)督。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時按照合同約定進行處理，維護工會的合法權(quán)益。禮品管理入庫管理1.驗收合格的禮品應及時辦理入庫手續(xù)，填寫《工會禮品入庫單》。倉庫管理人員應按照禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等進行分類存放，建立庫存臺賬。2.禮品入庫時，應進行標識，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。出庫管理1.各部門需要領(lǐng)取禮品時，應填寫《工會禮品領(lǐng)用申請表》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報工會辦公室審批。2.工會辦公室根據(jù)審批意見，開具《工會禮品出庫單》。倉庫管理人員憑出庫單發(fā)放禮品，并在庫存臺賬上進行記錄。庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對庫存禮品進行盤點，每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點結(jié)果應與庫存臺賬進行核對，如有差異應及時查明原因并進行處理。2.每年年底，工會應組織專門的盤點小組，對庫存禮品進行全面盤點，編制《工會禮品庫存盤點報告》，報工會委員會和公司黨委。財務監(jiān)督與審計財務監(jiān)督1.工會財務部門應加強對禮品采購資金的管理，嚴格執(zhí)行財務制度和預算管理規(guī)定。對采購計劃的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況進行監(jiān)督檢查。2.定期對禮品采購的會計憑證、賬簿、報表等進行審計，確保財務信息的真實、準確、完整。審計監(jiān)督1.公司審計部門應定期對工會禮品采購管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括采購計劃的編制與執(zhí)行、采購方式的選擇、采購合同的簽訂與履行、供應商的選擇與管理、禮品的驗收與保管等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求工會限期整改。工會應將整改情況及時反饋給審計部門。責任追究違規(guī)行為界定1.有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按照規(guī)定編制采購計劃或擅自調(diào)整采購計劃的；未按照規(guī)定的采購方式進行采購的；與供應商串通，謀取不正當利益的；采購過程中收受賄賂、回扣或其他不正當利益的；故意抬高采購價格、虛報采購數(shù)量的；未按照規(guī)定進行驗收或驗收不認真，導致禮品質(zhì)量問題的；未按照規(guī)定進行庫存管理，造成禮品丟失、損壞或浪費的。責任追究1.對于違規(guī)行為，應視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行批評教育、誡勉