公文打印復印管理辦法總則目的為加強公司公文打印復印管理，規(guī)范操作流程，提高工作效率，降低辦公成本，確保公文的安全性和保密性，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在公司內(nèi)部進行的公文打印復印活動。本辦法所指公文包括公司各類文件、報告、通知、合同、報表等具有正式效力的文檔。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司公文打印復印工作實行統(tǒng)一管理，由行政部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文信息的安全保密。3.節(jié)約高效原則：倡導節(jié)約用紙，合理安排打印復印任務(wù)，提高工作效率，降低辦公成本。組織與職責行政部門職責1.負責制定和完善公司公文打印復印管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一規(guī)劃和配置公司打印復印設(shè)備，定期進行維護和保養(yǎng)。3.建立打印復印耗材的采購、發(fā)放和管理制度，確保耗材的合理使用。4.對各部門的打印復印申請進行審核和登記，統(tǒng)計打印復印數(shù)量和費用。5.協(xié)調(diào)解決打印復印過程中出現(xiàn)的問題，保障打印復印工作的正常進行。使用部門職責1.嚴格遵守公司公文打印復印管理制度，按照規(guī)定的流程和要求進行操作。2.合理安排打印復印任務(wù)，控制打印復印數(shù)量，避免浪費。3.指定專人負責本部門的打印復印申請和文件領(lǐng)取工作，確保文件的安全和準確傳遞。4.配合行政部門做好打印復印設(shè)備的維護和保養(yǎng)工作，及時反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題。打印復印人員職責1.嚴格按照操作規(guī)程使用打印復印設(shè)備，確保設(shè)備的正常運行。2.認真核對打印復印文件的內(nèi)容和格式，保證打印復印質(zhì)量。3.對打印復印過程中產(chǎn)生的廢紙進行分類整理，及時清理設(shè)備周邊環(huán)境。4.保守文件機密，不得泄露打印復印文件的內(nèi)容。打印復印設(shè)備管理設(shè)備配置1.行政部門根據(jù)公司各部門的工作需求和實際情況，合理配置打印復印設(shè)備。設(shè)備的選型應考慮性能、價格、耗材成本等因素，確保設(shè)備的性價比和適用性。2.新購置的打印復印設(shè)備應經(jīng)過嚴格的驗收程序，確保設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。驗收合格后，應及時登記設(shè)備信息，建立設(shè)備檔案。設(shè)備使用1.打印復印設(shè)備應指定專人負責操作，操作人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉設(shè)備的性能和操作規(guī)程。2.操作人員在使用設(shè)備前，應檢查設(shè)備的運行狀態(tài)和耗材情況，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或耗材不足，應及時報告行政部門進行處理。3.嚴禁在打印復印設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件或進行其他非工作用途的操作，以保證設(shè)備的安全和穩(wěn)定運行。設(shè)備維護與保養(yǎng)1.行政部門應制定打印復印設(shè)備的維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進行清潔、檢查和維護。維護保養(yǎng)工作應記錄在案，以備查詢。2.設(shè)備出現(xiàn)故障時，操作人員應及時報告行政部門，由專業(yè)技術(shù)人員進行維修。維修過程中，應做好故障記錄和維修記錄，以便分析故障原因和總結(jié)維修經(jīng)驗。3.定期對打印復印設(shè)備的耗材進行檢查和更換，確保耗材的質(zhì)量和性能符合要求。耗材的采購應按照公司的采購管理制度進行，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。打印復印流程管理申請1.各部門需要進行公文打印復印時，應填寫《公文打印復印申請表》，注明文件名稱、數(shù)量、用途、打印復印要求等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.緊急情況下的打印復印任務(wù)，可先口頭向行政部門申請，事后及時補辦申請手續(xù)。審核1.行政部門收到《公文打印復印申請表》后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、文件的保密性、打印復印數(shù)量等。2.對于不符合規(guī)定的申請，行政部門應及時與申請部門溝通，說明原因并要求其重新填寫申請表。打印復印1.審核通過后，行政部門應根據(jù)申請內(nèi)容安排打印復印任務(wù)。打印復印人員應按照申請表的要求進行操作，確保打印復印質(zhì)量和數(shù)量符合要求。2.打印復印過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或格式不符合要求，應及時與申請部門溝通，進行修改后再進行打印復印。領(lǐng)取與交付1.打印復印完成后，申請部門應指定專人到行政部門領(lǐng)取文件。領(lǐng)取時，應核對文件的數(shù)量、質(zhì)量和內(nèi)容，確認無誤后簽字確認。2.對于需要發(fā)放給其他部門或外部單位的文件，行政部門應按照規(guī)定的流程進行交付，確保文件的安全和準確傳遞。安全保密管理信息安全1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對打印復印文件的內(nèi)容進行嚴格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得泄露文件信息。2.打印復印設(shè)備應設(shè)置密碼保護，只有授權(quán)人員才能進行操作。操作人員在離開設(shè)備時，應及時退出系統(tǒng)，防止他人擅自使用設(shè)備。3.對于涉及公司機密的文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的安全。廢紙?zhí)幚?.打印復印過程中產(chǎn)生的廢紙應進行分類整理，對于涉及公司機密的廢紙，應采用碎紙機進行粉碎處理，防止信息泄露。2.定期清理打印復印設(shè)備周邊的廢紙和雜物，保持工作環(huán)境的整潔。成本控制管理耗材管理1.行政部門應建立打印復印耗材的采購、發(fā)放和管理制度，嚴格控制耗材的使用量。耗材的采購應按照公司的采購管理制度進行，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。2.各部門應根據(jù)實際工作需要，合理領(lǐng)取耗材。領(lǐng)取耗材時，應填寫《耗材領(lǐng)取申請表》，經(jīng)部門負責人簽字批準后到行政部門領(lǐng)取。3.行政部門應定期對耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行改進。費用核算1.行政部門應建立打印復印費用核算制度，對各部門的打印復印費用進行統(tǒng)計和核算。費用核算應按照實際使用的紙張數(shù)量、耗材成本等因素進行計算。2.每月底，行政部門應將各部門的打印復印費用清單發(fā)送給各部門負責人進行核對。核對無誤后，將費用納入部門的辦公費用預算。監(jiān)督與檢查行政部門監(jiān)督1.行政部門應定期對各部門的公文打印復印工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、設(shè)備使用情況、耗材管理情況等。2.對于違反本辦法的行為，行政部門應及時進行糾正，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對公文打印復印管理工作進行審計，檢查制度的執(zhí)行情況和費用的使用情況。2.審計結(jié)果應及時反饋給公司管理層和相關(guān)部門，對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改。罰則違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自進行打印復印操作的。2.超量打印復印或浪費紙張、耗材的。3.泄露打印復印文件機密信息的。4.不按照操作規(guī)程使用打印復印設(shè)備，造成設(shè)備損壞的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。處罰措施1.對于初次違反本辦法的行為，給予警告處分，并責令其限期改正。2.對于多次違反本