深圳工廠合同管理辦法總則目的為加強(qiáng)深圳工廠合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)工廠的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合深圳工廠實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于深圳工廠及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等?；驹瓌t合同管理應(yīng)遵循合法、公平、誠實(shí)信用、全面履行的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)和工廠的利益。合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)合同管理部門工廠設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理工廠的合同事務(wù)。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度；2.審查合同文本，確保合同條款合法、合規(guī)、公平；3.監(jiān)督合同的簽訂和履行，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題；4.建立合同檔案，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管；5.組織合同管理人員的培訓(xùn)和考核。業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、履行等具體工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研和可行性分析；2.與合同相對(duì)方進(jìn)行洽談，起草合同文本；3.按照規(guī)定的程序和權(quán)限報(bào)送合同審批；4.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同履行過程中的問題；5.定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢和法律支持。其主要職責(zé)包括：1.審查合同的合法性、有效性和風(fēng)險(xiǎn)防范措施；2.參與重大合同的談判和起草，提供法律意見；3.處理合同糾紛，代表工廠參加訴訟、仲裁等法律程序；4.開展法律宣傳和培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)。財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的資金管理和財(cái)務(wù)審查。其主要職責(zé)包括：1.審核合同中的資金條款，確保資金支付和結(jié)算符合財(cái)務(wù)制度；2.按照合同約定及時(shí)支付款項(xiàng)，跟蹤合同資金的使用情況；3.參與合同的成本核算和效益分析。合同簽訂合同簽訂前的準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和可行性分析，了解合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力等情況。2.對(duì)重要合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。合同審批流程1.業(yè)務(wù)部門起草合同文本后，應(yīng)填寫《合同審批表》，連同合同文本及相關(guān)附件一并報(bào)送合同管理部門。2.合同管理部門收到合同審批材料后，應(yīng)進(jìn)行初步審查。對(duì)于符合要求的，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查；對(duì)于不符合要求的，退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。3.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審查后，出具法律審查意見。對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，應(yīng)提出修改建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，再次報(bào)送合同管理部門。5.合同管理部門將修改后的合同文本及相關(guān)審批材料報(bào)送工廠領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大合同，應(yīng)提交工廠辦公會(huì)議討論決定。合同簽訂1.經(jīng)工廠領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對(duì)方簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并由雙方法定代表人或者其授權(quán)代表簽字蓋章。2.授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件送交合同管理部門存檔。合同履行合同履行的監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門是合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)督，定期檢查合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。3.法務(wù)部門應(yīng)參與重大合同的履行監(jiān)督，對(duì)合同履行過程中的法律問題提供咨詢和支持。合同變更和解除1.合同履行過程中，如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批。未經(jīng)審批，不得擅自變更或解除合同。3.因不可抗力、情勢(shì)變更等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并提供相關(guān)證明材料。雙方應(yīng)協(xié)商解決合同的處理方式。合同糾紛處理1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.經(jīng)協(xié)商無法解決的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況，制定糾紛處理方案，代表工廠參加訴訟、仲裁等法律程序。3.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料。合同檔案管理合同檔案的建立1.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案管理制度，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同補(bǔ)充協(xié)議、合同履行過程中的相關(guān)文件、資料等。合同檔案的保管1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在工廠的服務(wù)器上，并進(jìn)行備份。2.合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和工廠的實(shí)際情況確定。一般合同的保管期限為合同履行完畢后[X]年，重要合同的保管期限為永久。合同檔案的查閱和借閱1.工廠內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱合同檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得泄露合同內(nèi)容，不得損壞檔案資料?？己伺c獎(jiǎng)懲考核內(nèi)容1.對(duì)業(yè)務(wù)部門的考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同糾紛的處理等。2.對(duì)合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的考核內(nèi)容包括合同審查的質(zhì)量、合同監(jiān)督的效果、合同糾紛處理的效率等?？己朔绞?.考核采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。2.對(duì)在