公文規(guī)范流程管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司公文管理，提高公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，確保公文質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等處理工作。定義本辦法所稱公文，是指公司在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。管理原則公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)定，確保公文處理工作的質(zhì)量和效率。公文種類決定適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)單位的詢問。請示適用于向上級(jí)單位請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請示事項(xiàng)。函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。公文格式版頭公文版頭一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素組成。1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。2.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。3.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。主體公文主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素組成。1.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。8.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。版記公文版記一般由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素組成。1.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。公文起草起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。2.公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。3.公文起草應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。4.公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門必須征求相關(guān)部門的意見，力求達(dá)成一致。起草流程1.明確發(fā)文意圖：起草部門根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，明確公文的發(fā)文意圖、目的和主要內(nèi)容。2.收集資料：收集與公文內(nèi)容相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、背景材料等資料，為公文起草提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)公文的主題和內(nèi)容，擬定公文的寫作提綱，明確公文的結(jié)構(gòu)和層次。4.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行公文初稿的撰寫，注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和邏輯性。5.征求意見：初稿完成后，征求相關(guān)部門和人員的意見，對公文內(nèi)容進(jìn)行修改和完善。6.審核修改：起草部門對征求意見后的公文進(jìn)行審核修改，確保公文內(nèi)容符合要求。公文審核審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確：審核公文的發(fā)文必要性和依據(jù)的合法性、準(zhǔn)確性。2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行：確保公文內(nèi)容符合國家和公司的相關(guān)規(guī)定，具有可操作性。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見：避免公文內(nèi)容出現(xiàn)矛盾和沖突。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范：保證公文格式的規(guī)范性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。審核流程1.部門初審：公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容和格式是否符合要求。2.辦公室審核：部門初審?fù)ㄟ^后，將公文送公司辦公室進(jìn)行審核。辦公室主要審核公文的行文規(guī)則、格式規(guī)范、內(nèi)容協(xié)調(diào)等方面的問題。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：辦公室審核通過后，將公文呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文的重要程度和涉及范圍，進(jìn)行最終審批。公文簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義制發(fā)的上行文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要的下行文和平行文，也應(yīng)當(dāng)由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；其他公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。簽發(fā)流程1.呈簽：公文經(jīng)審核通過后，由起草部門將公文呈送簽發(fā)人簽發(fā)。呈簽時(shí)，應(yīng)附上公文審核意見和相關(guān)背景材料。2.簽發(fā)：簽發(fā)人對公文進(jìn)行認(rèn)真審核，簽署意見、姓名和日期。簽發(fā)人簽署意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確表示“同意”、“不同意”或其他具體意見。3.返回：簽發(fā)人簽發(fā)后，將公文返回起草部門，起草部門按照簽發(fā)意見進(jìn)行修改和完善。公文印發(fā)印發(fā)流程1.排版：公文簽發(fā)后，由起草部門按照公文格式要求進(jìn)行排版，制作公文清樣。2.校對：排版完成后，由起草部門和辦公室對公文清樣進(jìn)行校對，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.印刷：校對通過后，由辦公室安排公文的印刷工作。印刷時(shí)，應(yīng)保證公文的印刷質(zhì)量和數(shù)量。4.分發(fā)：公文印刷完成后，由辦公室按照主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)的數(shù)量進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)，應(yīng)做好登記和簽收工作。印發(fā)要求1.公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，確保公文能夠按時(shí)送達(dá)有關(guān)單位和人員。2.公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公文的保密等級(jí)進(jìn)行管理，確保公文的安全保密。3.公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，對公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)的文件資料進(jìn)行歸檔保存。公文歸檔歸檔范圍凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文，均應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.公文歸檔應(yīng)當(dāng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.公文歸檔應(yīng)當(dāng)使用符合檔案管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)和裝具，確保檔案的安全和完整。歸檔流程1.整理：公文辦理完畢后，由承辦部門對公文進(jìn)行整理，將公文正本、定稿、附件等相關(guān)文件資料收集齊全。2.裝訂：對整理好的公文進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊和牢固。3.編目：編制歸檔文件目錄，包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。4.移交：將裝訂好的公文和歸檔文件目錄一并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對移交的公文進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的予以接收。公文保密保密等級(jí)公文的保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)公文是指涉及國家核心秘密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文；機(jī)密級(jí)公文是指涉及國家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；秘密級(jí)公文是指涉及國家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害的公文。保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，對涉及