檔案共享中心管理辦法一、前言在當(dāng)今數(shù)字化與信息化飛速發(fā)展的時代，各類組織產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長，檔案作為組織運營過程中重要信息的集合，其管理的重要性日益凸顯。設(shè)立檔案共享中心，旨在打破各部門之間檔案管理的壁壘，實現(xiàn)檔案資源的高效整合與共享利用，提升組織整體運營效率與競爭力。同時，遵循《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理合法合規(guī)，是我們檔案共享中心管理工作開展的基石。本管理辦法將對檔案共享中心各環(huán)節(jié)操作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，希望大家共同遵守，攜手讓檔案共享中心發(fā)揮最大價值。二、適用范圍本管理辦法適用于[公司/組織名稱]檔案共享中心的檔案管理及所有涉及檔案使用的公司部門與員工。無論是日常運營中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案、行政檔案，還是長期規(guī)劃相關(guān)的戰(zhàn)略檔案等，均在此列。三、管理職責(zé)（一）檔案共享中心管理團(tuán)隊1.總體規(guī)劃與策略制定：負(fù)責(zé)制定檔案共享中心的整體發(fā)展規(guī)劃、管理策略與年度計劃。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，不斷優(yōu)化檔案共享中心的功能與服務(wù)，確保其與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。例如，隨著公司拓展新業(yè)務(wù)領(lǐng)域，提前規(guī)劃該領(lǐng)域檔案收集、整理方式。2.制度建設(shè)與監(jiān)督執(zhí)行：起草、修訂并完善檔案共享中心各項管理制度與流程，監(jiān)督各部門及員工對制度的執(zhí)行情況。定期組織制度培訓(xùn)與宣貫，保證每位員工清晰了解檔案管理要求，確保制度有效落地。3.資源配置與協(xié)調(diào)：合理調(diào)配檔案共享中心的人力、物力與財力資源。根據(jù)檔案業(yè)務(wù)量及人員專長，科學(xué)安排崗位與任務(wù)，保障各項工作有序開展。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，解決檔案管理過程中的跨部門問題，推動檔案共享工作順利進(jìn)行。4.質(zhì)量把控與風(fēng)險防控：建立檔案質(zhì)量評估體系，定期對檔案收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性與安全性。識別并評估檔案管理過程中的各類風(fēng)險，制定風(fēng)險應(yīng)對措施，如數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險、自然災(zāi)害對檔案存儲影響等，保障檔案資源萬無一失。（二）各部門檔案聯(lián)絡(luò)員1.部門溝通與協(xié)調(diào)：作為本部門與檔案共享中心的溝通橋梁，及時傳達(dá)檔案共享中心的各項通知、要求，反饋本部門在檔案管理過程中的問題與需求。協(xié)助檔案共享中心開展與本部門相關(guān)的檔案管理工作，確保上下信息暢通。2.檔案收集與初步整理：按照檔案共享中心制定的標(biāo)準(zhǔn)與要求，負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料無遺漏。對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，如分類、排序、填寫必要的信息表等，為檔案移交檔案共享中心做好準(zhǔn)備。3.協(xié)助檔案利用：當(dāng)本部門員工有檔案利用需求時，協(xié)助其辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。配合檔案共享中心對利用后的檔案進(jìn)行回收、檢查，確保檔案及時歸還且無損壞丟失。四、檔案收集（一）收集范圍1.行政類檔案：包括公司各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案（員工基本信息、任免文件、獎懲記錄等）、合同協(xié)議（采購合同、銷售合同、合作協(xié)議等）、財務(wù)報表及審計報告等。這些檔案記錄公司行政管理活動，為公司運營決策提供依據(jù)。2.業(yè)務(wù)類檔案：依據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型而定，如研發(fā)部門的項目文檔（項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等），生產(chǎn)部門的產(chǎn)品圖紙、工藝文件、生產(chǎn)記錄，銷售部門的客戶資料、市場調(diào)研報告、銷售記錄等。業(yè)務(wù)檔案反映公司核心業(yè)務(wù)運作過程，對業(yè)務(wù)開展與優(yōu)化至關(guān)重要。3.其他類檔案：如公司獲得的榮譽證書、宣傳資料、媒體報道，以及與外部機(jī)構(gòu)往來的重要函件等，這些檔案從不同方面展示公司形象與社會影響力。（二）收集時間與方式1.定期收集：各部門檔案聯(lián)絡(luò)員應(yīng)在每月末對本部門當(dāng)月產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集整理，填寫《檔案收集清單》，注明檔案名稱、形成時間、保管期限等信息，次月上旬將整理好的檔案移交檔案共享中心。例如，銷售部門每月末將當(dāng)月客戶合同、銷售報表等整理移交。2.即時收集：對于重要緊急檔案，如重大合同簽訂、突發(fā)事件處理相關(guān)文件等，檔案產(chǎn)生部門應(yīng)在事件結(jié)束后3個工作日內(nèi)將檔案移交檔案共享中心，確保檔案及時歸檔，避免因時間拖延造成檔案缺失或損壞。3.主動收集：檔案共享中心管理人員應(yīng)定期深入各部門，了解檔案產(chǎn)生情況，主動指導(dǎo)、督促部門做好檔案收集工作，對可能遺漏或未及時歸檔的檔案及時提醒收集。五、檔案整理（一）分類規(guī)則1.按檔案來源部門分類：以公司各職能部門為基礎(chǔ)，將檔案分為行政部檔案、財務(wù)部檔案、業(yè)務(wù)一部檔案等，便于按部門查找與管理檔案。2.按檔案性質(zhì)分類：分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等類別，同類性質(zhì)檔案具有相似管理要求與利用方式，便于統(tǒng)一規(guī)范管理。例如，財務(wù)檔案需遵循特定財務(wù)檔案管理規(guī)定，集中分類管理利于執(zhí)行規(guī)定。3.按保管期限分類：分為永久保管、長期保管（一般1050年）、短期保管（110年），根據(jù)檔案重要性與利用價值確定保管期限，到期檔案按規(guī)定程序鑒定銷毀，合理利用存儲空間。（二）整理流程1.初步整理：檔案移交至檔案共享中心后，工作人員首先核對檔案數(shù)量、種類與《檔案收集清單》是否一致，檢查檔案是否齊全完整，對存在問題的檔案及時與移交部門溝通補充完善。2.系統(tǒng)錄入：將檔案基本信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括檔案名稱、來源部門、形成時間、保管期限、分類編號等，建立電子檔案目錄，方便后續(xù)檢索查詢。3.實體整理：按照分類規(guī)則對檔案進(jìn)行實體分類，同類檔案按一定順序排列，如時間順序、文號順序等，并編寫頁碼、制作卷內(nèi)目錄、裝訂成冊（不適宜裝訂的采用盒式存放），確保檔案整齊有序，便于保存與利用。六、檔案存儲（一）存儲環(huán)境要求1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、排水通暢、遠(yuǎn)離火源、水源及污染源的位置，避免因自然因素或外界干擾對檔案造成損害。2.溫濕度控制：庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，超出規(guī)定范圍時及時采取調(diào)溫調(diào)濕措施，如使用空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。3.防火防潮防蟲：庫房內(nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量且符合標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其性能良好。設(shè)置防潮層與防蟲設(shè)施，如在庫房地面鋪設(shè)防潮材料，放置防蟲藥盒等，防止檔案受潮、生蟲霉變。（二）存儲設(shè)備與方式1.存儲設(shè)備：根據(jù)檔案類型與保管要求，配備合適的存儲設(shè)備，如檔案架、檔案柜、密集架等。設(shè)備應(yīng)堅固耐用，材質(zhì)符合環(huán)保與檔案保護(hù)要求，避免對檔案產(chǎn)生腐蝕或污染。2.存儲方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)以卷、盒為單位分類存放，排列整齊，便于查找利用。電子檔案應(yīng)存儲在專門的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲索引，方便快速定位所需電子檔案。七、檔案利用（一）查閱服務(wù)1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱或范圍、預(yù)計查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案共享中心。檔案共享中心工作人員根據(jù)申請，在規(guī)定時間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)。查閱一般應(yīng)在檔案共享中心指定區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.外部查閱：因特殊情況，外單位人員需查閱公司檔案時，須持有單位介紹信及相關(guān)證明文件，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案共享中心安排專人陪同查閱。查閱過程嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱服務(wù)1.借閱申請：員工如需借閱檔案，除填寫《檔案借閱申請表》外，還需注明借閱期限。借閱申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人與檔案共享中心負(fù)責(zé)人審批同意。一般情況下，短期保管檔案借閱期限不超過15個工作日，長期保管檔案借閱期限不超過30個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱跟蹤與歸還：檔案共享中心工作人員對借出檔案進(jìn)行登記，建立借閱臺賬，跟蹤檔案借閱情況。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案共享中心工作人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無問題后在借閱臺賬上注銷借閱記錄。（三）檔案復(fù)制1.內(nèi)部復(fù)制：員工因工作需要復(fù)制檔案的，在填寫《檔案查閱申請表》時注明復(fù)制要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與檔案共享中心負(fù)責(zé)人審批后，由檔案共享中心工作人員按照規(guī)定方式與數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件一樣妥善保管，不得隨意擴(kuò)散。2.外部復(fù)制：外單位人員一般不得復(fù)制公司檔案，確因特殊情況需要復(fù)制的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。復(fù)制過程由檔案共享中心工作人員嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，復(fù)制件應(yīng)加蓋公司相關(guān)印章，并注明“復(fù)制件”字樣及使用范圍、期限等信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與組織1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案保管期限表、檔案內(nèi)容的現(xiàn)實價值以及相關(guān)法律法規(guī)要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定。判斷檔案是否仍具有保存價值，如是否對公司業(yè)務(wù)發(fā)展、決策制定、歷史研究等有重要意義。2.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案共享中心管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及公司管理層代表組成。工作小組定期召開鑒定會議，對到期檔案進(jìn)行評估鑒定，形成鑒定意見。（二）銷毀流程1.提出銷毀申請：檔案共享中心根據(jù)鑒定意見，對確定無保存價值的檔案提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬部門、形成時間等信息。2.審批流程：《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案共享中心負(fù)責(zé)人審核后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀執(zhí)行：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如碎紙機(jī)粉碎、焚燒等，確保檔案信息不被泄露。銷毀過程需有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄與《檔案銷毀申請表》一并存檔。九、數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目標(biāo)與規(guī)劃1.數(shù)字化目標(biāo)：逐步實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，提高檔案管理效率與利用水平，方便員工快速檢索與獲取所需檔案信息，同時降低檔案實體保管成本與風(fēng)險。2.數(shù)字化規(guī)劃：制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化工作的階段目標(biāo)、任務(wù)分工、時間節(jié)點及技術(shù)要求。根據(jù)檔案重要性、利用頻率等因素，分批次對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。例如，優(yōu)先對常用、重要檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。（二）數(shù)字化流程與質(zhì)量控制1.數(shù)字化流程：檔案數(shù)字化一般經(jīng)過檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)存儲等環(huán)節(jié)。在掃描過程中，根據(jù)檔案類型與清晰度要求，選擇合適的掃描分辨率與格式，確保數(shù)字化圖像清晰、完整。圖像處理主要對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)錄入將檔案文字信息轉(zhuǎn)化為電子文本，便于檢索查詢。2.質(zhì)量控制：建立檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系，對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查。設(shè)立質(zhì)量抽檢比例，如對掃描圖像抽檢比例不低于10%，對數(shù)據(jù)錄入抽檢比例不低于5%。發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時返工處理，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。十、安全管理（一）實體檔案安全1.庫房安全管理：加強(qiáng)檔案庫房日常安全管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，如庫房出入登記制度、值班巡邏制度等。庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，24小時實時監(jiān)控庫房情況，防止檔案被盜、丟失。2.檔案搬運安全：在檔案搬運過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如使用專門的檔案搬運工具，避免檔案受到擠壓、碰撞、磨損等損害。搬運過程由專人負(fù)責(zé)指揮協(xié)調(diào)，確保檔案安全搬運至指定地點。（二）電子檔案安全1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，對檔案管理系統(tǒng)所在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行防火墻設(shè)置、入侵檢測、病毒查殺等防護(hù)措施，防止黑客攻擊、病毒感染等網(wǎng)絡(luò)安全事件，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同地理位置的存儲介質(zhì)上，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞情況時，能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保檔案業(yè)務(wù)正常開展。十一、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)工作1.定期培訓(xùn)：檔案共享中心定期組織檔案管理知識與技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案收集整理規(guī)范、檔案系統(tǒng)操作、檔案保密知識等。培訓(xùn)對象為各部門檔案聯(lián)絡(luò)員及有檔案管理需求的員工，每年至少開展2次集中培訓(xùn)。2.專項培訓(xùn)：根據(jù)檔案管理工作中的新政策、新技術(shù)、新要求，及時開展專項培訓(xùn)。如檔案數(shù)字化工作全面開展前，對相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)專項培訓(xùn)，使其掌握數(shù)字化操作流程與技能。（二）宣傳推廣1.內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳檔