華能集團采購管理辦法引言在華能集團的日常運營中，采購管理至關(guān)重要。它不僅關(guān)系到公司各項業(yè)務能否順利開展，還對成本控制、質(zhì)量保障以及企業(yè)聲譽有著深遠影響。作為一名在這個領(lǐng)域工作了二十年的管理專家，深知建立一套科學、規(guī)范且符合法律法規(guī)與行業(yè)標準的采購管理辦法的重要性。希望通過這個辦法，能讓集團內(nèi)各部門在采購工作中更加清晰明確地開展工作，提升整體運營效率。適用范圍本辦法適用于華能集團總部及所屬各單位的各類采購活動，無論是工程建設(shè)項目所需的物資采購，還是日常辦公設(shè)備、服務的采購等，均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。采購原則1.公開透明原則：我們鼓勵所有采購活動盡可能地公開透明。從采購信息的發(fā)布，到供應商的選擇，再到采購結(jié)果的公示，都應確保信息能夠被潛在供應商及公司內(nèi)部相關(guān)人員及時、準確獲取。這樣不僅能保證公平競爭，也能提升采購活動的公信力。2.公平競爭原則：希望大家為所有符合條件的供應商提供公平參與競爭的機會。在采購過程中，不得設(shè)置不合理的條件限制或者排斥潛在供應商，確保采購活動在公平的環(huán)境下進行。3.公正原則：采購人員要秉持公正的態(tài)度對待每一個供應商。在評審供應商的報價、方案等內(nèi)容時，應依據(jù)事先確定的標準進行客觀評價，不偏袒任何一方。4.誠實信用原則：無論是集團內(nèi)部的采購人員，還是參與采購活動的供應商，都應遵守誠實信用的原則。提供真實準確的信息，履行各自的承諾與義務，共同維護良好的采購環(huán)境。采購組織與職責1.集團采購管理部門制定政策與制度：負責研究制定集團統(tǒng)一的采購管理政策、制度和流程，并根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司業(yè)務發(fā)展情況適時進行修訂和完善。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：對集團重大采購項目進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括組織跨部門的采購工作小組，確保各部門之間的協(xié)作順暢。供應商管理：建立和維護集團級供應商庫，組織開展供應商的評估、準入、考核等管理工作。2.所屬單位采購管理部門執(zhí)行制度：負責貫徹落實集團制定的采購管理辦法，結(jié)合本單位實際情況，制定具體的實施細則和操作流程。項目采購實施：負責本單位各類采購項目的具體實施工作，包括采購計劃編制、采購文件編制與發(fā)布、供應商選擇、合同簽訂與執(zhí)行等。信息反饋：及時向集團采購管理部門反饋本單位采購工作中的問題、經(jīng)驗以及相關(guān)建議，為集團采購政策的優(yōu)化提供依據(jù)。3.其他相關(guān)部門需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、交付時間等具體要求。參與采購項目的技術(shù)評審、驗收等工作，確保采購的物品或服務符合本部門實際需求。財務部門：負責采購項目的預算審核、資金安排以及采購合同的財務條款審核等工作。監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金使用合規(guī)、合理。法務部門：對采購合同的法律條款進行審核，提供法律咨詢和支持，防范采購過程中的法律風險。參與重大采購項目的談判，維護公司的合法權(quán)益。采購方式1.公開招標適用范圍：對于達到一定金額標準的貨物、工程和服務采購項目，一般應采用公開招標方式。公開招標能夠吸引眾多供應商參與競爭，保證采購項目獲得最優(yōu)的性價比。操作流程：首先由采購部門編制招標文件，明確采購項目的要求、評標標準等內(nèi)容。然后通過指定的媒介發(fā)布招標公告，吸引潛在供應商報名。在規(guī)定的時間內(nèi)，接收供應商的投標文件，并組織開標、評標工作。評標委員會根據(jù)預先設(shè)定的評標標準，對投標文件進行評審，確定中標候選人，最終由采購單位確定中標人并簽訂合同。2.邀請招標適用范圍：當采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大時，可以采用邀請招標方式。操作流程：采購部門應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。后續(xù)的投標、開標、評標等流程與公開招標類似，但邀請招標的參與供應商范圍相對較小，能夠在一定程度上提高采購效率。3.競爭性談判適用范圍：遇到技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的等情況，可以采用競爭性談判方式。操作流程：采購部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。談判小組與符合資格條件的供應商逐一進行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判結(jié)束后，供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購單位從質(zhì)量和服務均能滿足采購文件實質(zhì)性響應要求的供應商中，按照最后報價由低到高的順序提出成交候選人，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定成交供應商。4.單一來源采購適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的等情形，可采用單一來源采購方式。操作流程：采購部門應提供充分的理由和依據(jù)，說明采用單一來源采購的必要性，并按照規(guī)定的審批程序獲得批準。然后與供應商就采購價格、質(zhì)量、服務等條款進行談判，簽訂采購合同。在單一來源采購過程中，要嚴格把控采購的合理性和合規(guī)性，防止出現(xiàn)壟斷采購等不良現(xiàn)象。5.詢價采購適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。操作流程：采購部門向符合相應資格條件的供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)一次性報出不得更改的價格。采購單位根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并簽訂采購合同。采購流程1.采購需求提出與審批需求提出：需求部門根據(jù)工作實際需要，填寫采購需求申請表，詳細注明所需采購物品或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間、預算金額等信息。同時，應說明采購需求的必要性和合理性，如該采購項目對業(yè)務開展的影響等。部門審核：需求部門負責人對采購需求進行審核，確保需求的準確性和合理性。審核內(nèi)容包括需求是否與部門工作計劃相符，預算是否合理等。預算審核：財務部門對采購需求的預算進行審核，判斷預算是否在部門可支配的預算范圍內(nèi)，是否符合公司整體財務規(guī)劃。對于預算超支的情況，應要求需求部門說明原因并按規(guī)定進行調(diào)整。最終審批：根據(jù)采購金額的大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，提交相應級別的領(lǐng)導進行最終審批。審批通過后，采購需求方可進入采購實施階段。2.采購計劃編制計劃制定：采購管理部門根據(jù)批準的采購需求，結(jié)合市場情況、供應商資源等因素，編制詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購項目的具體實施時間、采購方式、預計采購金額、采購負責人等內(nèi)容。計劃調(diào)整：在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、需求變更等原因需要調(diào)整采購計劃的，采購管理部門應及時提出調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容，經(jīng)原審批流程批準后進行調(diào)整。3.采購文件編制與發(fā)布文件編制：根據(jù)確定的采購方式，采購管理部門編制相應的采購文件。如招標文件應包括招標公告、投標人須知、采購項目要求、評標標準、合同草案等內(nèi)容；詢價文件應包括詢價通知書、報價要求、采購項目要求、合同草案等內(nèi)容。采購文件的編制應確保內(nèi)容完整、準確，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。文件審核：采購文件編制完成后，應提交相關(guān)部門進行審核。需求部門主要審核技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求等內(nèi)容是否符合實際需求；法務部門審核法律條款是否合規(guī)，有無法律風險；財務部門審核涉及財務方面的條款是否合理等。文件發(fā)布：審核通過后的采購文件，應按照規(guī)定的渠道和方式及時發(fā)布。公開招標項目的招標公告應在指定的媒介上發(fā)布；邀請招標項目的投標邀請書應發(fā)送給特定的供應商；詢價、競爭性談判等項目的采購文件應發(fā)給符合資格條件的供應商。4.供應商選擇與評審供應商報名與資格審查：供應商按照采購文件的要求進行報名，并提交相關(guān)的資格證明文件。采購管理部門或委托的代理機構(gòu)對供應商的資格進行審查，確保供應商符合采購項目的基本要求，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等。評審方法選擇：根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的評審方法。如對于貨物采購項目，可采用最低評標價法、綜合評分法等；對于服務采購項目，可采用綜合評分法、性價比法等。評審方法應在采購文件中明確規(guī)定。評審過程：組織評審委員會對供應商的投標文件或響應文件進行評審。評審委員會由采購單位代表、技術(shù)專家、經(jīng)濟專家等組成，人數(shù)應符合相關(guān)規(guī)定。評審委員會按照評審方法和標準，對供應商的報價、技術(shù)方案、商務條款、售后服務等方面進行詳細評審，獨立評分或投票，提出評審意見和推薦中標候選人。5.合同簽訂與執(zhí)行合同簽訂：采購單位根據(jù)評審結(jié)果，確定中標供應商或成交供應商后，應在規(guī)定的時間內(nèi)與供應商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應與采購文件和供應商的投標文件或響應文件的實質(zhì)性內(nèi)容一致，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，應再次提交法務部門和財務部門進行審核，確保合同合法、合規(guī)、合理。合同執(zhí)行：采購部門負責跟蹤合同的執(zhí)行情況，督促供應商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付物品或提供服務。需求部門應積極配合，做好接收和驗收準備工作。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)問題或變更事項，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并按照規(guī)定的程序辦理合同變更手續(xù)。6.采購驗收驗收準備：在供應商交付物品或完成服務后，需求部門應及時組織驗收小組進行驗收準備工作。驗收小組應由需求部門、采購部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成，必要時可邀請外部專家參與。驗收小組應熟悉采購合同的要求和驗收標準，準備好驗收所需的工具、資料等。驗收實施：驗收小組按照合同約定的質(zhì)量標準、技術(shù)規(guī)格等要求，對采購的物品或服務進行全面驗收。對于貨物采購，應檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等是否符合要求；對于服務采購，應根據(jù)服務合同的約定，檢查服務的質(zhì)量、效果、完成情況等是否達到標準。驗收過程中，應做好詳細的記錄，包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。驗收報告：驗收完成后，驗收小組應出具驗收報告。驗收報告應如實反映驗收情況，對驗收合格的項目，應明確表示驗收通過；對驗收不合格的項目，應詳細說明不合格的原因和整改要求，并要求供應商限期整改。驗收報告需經(jīng)驗收小組成員簽字確認，并提交采購部門和財務部門備案。供應商管理1.供應商準入申請與審核：供應商填寫供應商準入申請表，提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、質(zhì)量保證體系文件等相關(guān)資料。采購管理部門對供應商提交的資料進行初審，審核資料的完整性、真實性和有效性。初審通過后，組織相關(guān)部門對供應商進行實地考察或要求供應商提供樣品進行檢驗，進一步了解供應商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制、售后服務等情況。批準與入庫：根據(jù)審核和考察結(jié)果，采購管理部門提出供應商準入建議，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，將符合要求的供應商納入集團供應商庫。同時，為每個供應商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、考核評價等情況。2.供應商考核評價考核周期：定期對供應商進行考核評價，一般以年度為考核周期。對于重大采購項目或合作頻繁的供應商，可根據(jù)實際情況增加考核次數(shù)。考核指標：考核指標主要包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、企業(yè)信譽等方面。產(chǎn)品質(zhì)量方面，可根據(jù)驗收合格率、產(chǎn)品質(zhì)量投訴率等指標進行評價；交貨期方面，考察供應商是否按時交貨，交貨及時率如何；價格方面，對比市場同類產(chǎn)品價格，評估供應商價格的合理性；售后服務方面，關(guān)注供應商響應速度、解決問題的能力等；企業(yè)信譽方面，了解供應商有無違法違規(guī)行為、商業(yè)糾紛等情況。考核方式：采用定量與定性相結(jié)合的考核方式。定量考核主要依據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)和指標進行統(tǒng)計分析；定性考核通過采購部門、需求部門等相關(guān)人員的評價和反饋進行?？己私Y(jié)束后，形成供應商考核評價報告，對每個供應商的表現(xiàn)進行綜合評價。3.供應商激勵與淘汰激勵措施：對于考核評價優(yōu)秀的供應商，我們鼓勵給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先參與新項目的采購活動、提供更有利的付款條件等，以建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。同時，對供應商的優(yōu)秀表現(xiàn)進行公開表彰，促進供應商之間的良性競爭。淘汰機制：對于考核評價不合格的供應商，或在合作過程中出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨期嚴重延誤、商業(yè)欺詐等不良行為的供應商，應按照規(guī)定的程序予以淘汰。被淘汰的供應商在一定期限內(nèi)不得重新進入集團供應商庫。采購監(jiān)督與風險管理1.內(nèi)部監(jiān)督審計監(jiān)督：內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合規(guī)性、合法性和效益性。審計內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、采購文件的編制與歸檔、合同簽訂與執(zhí)行、供應商選擇與管理等方面。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。紀檢監(jiān)察監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查。重點關(guān)注采購人員是否存在收受賄賂、濫用職權(quán)、與供應商勾結(jié)等不正當行為。通過受理舉報、開展專項檢查等方式，嚴肅查處采購活動中的違法違紀案件，維護公司的正常采購秩序。日常監(jiān)督：采購管理部門和需求部門應加強對采購活動的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，不斷完善采購管理制度和流程。2.風險管理風險識別：對采購活動中可能存在的風險進行識別，如市場風險（價格波動、供應商壟斷等）、質(zhì)量風險（產(chǎn)品質(zhì)量不合格、服務達不到要求等）、合同風險（合同條款不完善、合同履行糾紛等）、法律風險（法律法規(guī)變更、采購行為違法違規(guī)等）等。風險評估：對識別出的風險進行