桂林定點(diǎn)采購管理辦法一、引言在我們的日常運(yùn)營中，采購工作占據(jù)著重要的地位。對于桂林地區(qū)的業(yè)務(wù)開展，為了確保采購活動的規(guī)范、高效與經(jīng)濟(jì)，特制定本定點(diǎn)采購管理辦法。本辦法旨在幫助大家更好地完成采購任務(wù)，同時遵循相關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保障公司的利益。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行采購工作。二、適用范圍本辦法適用于公司在桂林地區(qū)開展的各類物資及服務(wù)采購項(xiàng)目，涉及公司各部門及相關(guān)業(yè)務(wù)單元。無論是辦公用品的采購，還是大型設(shè)備的購置，亦或是專業(yè)服務(wù)的獲取，只要是在桂林地區(qū)進(jìn)行的定點(diǎn)采購活動，均需遵循本辦法的規(guī)定。三、定點(diǎn)采購的定義與目的1.定義：所謂定點(diǎn)采購，是指公司通過公開招標(biāo)、競爭性談判等方式，確定特定供應(yīng)商，在一定時期內(nèi)，對于符合條件的采購項(xiàng)目，固定從這些供應(yīng)商處進(jìn)行采購的一種采購模式。2.目的：通過定點(diǎn)采購，我們能夠簡化采購流程，提高采購效率，降低采購成本。同時，與固定的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，有助于保障物資及服務(wù)的質(zhì)量穩(wěn)定性，提升整體采購效益。我們鼓勵大家積極利用定點(diǎn)采購模式，為公司的運(yùn)營發(fā)展提供有力支持。四、定點(diǎn)采購的組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定和完善定點(diǎn)采購管理制度與流程，并確保其有效執(zhí)行。組織開展定點(diǎn)供應(yīng)商的選擇、評估與確定工作，建立并維護(hù)定點(diǎn)供應(yīng)商名錄。對定點(diǎn)采購合同進(jìn)行審核與管理，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。定期對定點(diǎn)采購工作進(jìn)行總結(jié)與分析，提出改進(jìn)建議，優(yōu)化采購管理。2.使用部門根據(jù)實(shí)際需求，提出定點(diǎn)采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、時間等要求。參與定點(diǎn)供應(yīng)商的評估工作，提供對供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的反饋意見。負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合使用要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通解決。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核定點(diǎn)采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排與使用。對定點(diǎn)采購費(fèi)用進(jìn)行核算與支付，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度。協(xié)助采購部門對定點(diǎn)采購成本進(jìn)行分析與控制，提供財(cái)務(wù)方面的支持與建議。五、定點(diǎn)供應(yīng)商的選擇與確定1.選擇原則合法性：供應(yīng)商必須具備合法的經(jīng)營資格，遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。質(zhì)量可靠性：供應(yīng)商應(yīng)能提供質(zhì)量穩(wěn)定、符合公司要求的物資或服務(wù)。價(jià)格合理性：在保證質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商提供的價(jià)格應(yīng)具有競爭力，符合公司成本控制要求。服務(wù)優(yōu)質(zhì)性：供應(yīng)商應(yīng)具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時響應(yīng)并解決問題。信譽(yù)良好：供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)應(yīng)有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良記錄。2.選擇流程需求收集：采購部門定期向各使用部門收集采購需求信息，匯總整理后確定定點(diǎn)采購項(xiàng)目范圍。信息發(fā)布：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)網(wǎng)站等渠道發(fā)布定點(diǎn)采購項(xiàng)目信息，邀請潛在供應(yīng)商參與。供應(yīng)商報(bào)名：潛在供應(yīng)商按要求提交報(bào)名資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、業(yè)績證明等。初步篩選：采購部門對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本條件的供應(yīng)商。實(shí)地考察（如有需要）：對于重要的定點(diǎn)采購項(xiàng)目，采購部門會同使用部門等相關(guān)人員對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制體系等。評估與談判：采購部門組織相關(guān)專家或人員組成評估小組，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，包括對其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行談判。確定供應(yīng)商：根據(jù)評估結(jié)果，確定定點(diǎn)供應(yīng)商，并與其簽訂定點(diǎn)采購合同。合同中應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的品種、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。六、定點(diǎn)采購的實(shí)施1.采購申請使用部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫定點(diǎn)采購申請表，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。采購部門對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)是否屬于定點(diǎn)采購范圍，以及申請內(nèi)容是否完整、合理。如不符合要求，及時與使用部門溝通調(diào)整。2.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，在定點(diǎn)供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商，向其發(fā)出采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)等要求。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)確認(rèn)并回復(fù)。如對訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商解決。在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.物資驗(yàn)收物資到貨后，使用部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、采購訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取換貨、補(bǔ)貨等措施。同時，將情況反饋給采購部門，由采購部門協(xié)調(diào)處理。4.服務(wù)驗(yàn)收對于服務(wù)類定點(diǎn)采購項(xiàng)目，在服務(wù)完成后，使用部門應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)出具服務(wù)驗(yàn)收報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。如對服務(wù)質(zhì)量不滿意，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行整改。整改仍不符合要求的，按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。七、定點(diǎn)采購的價(jià)格管理1.價(jià)格確定在確定定點(diǎn)供應(yīng)商時，應(yīng)通過招標(biāo)、談判等方式，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價(jià)格。價(jià)格應(yīng)綜合考慮市場行情、成本因素、供應(yīng)商合理利潤等，確保價(jià)格合理、公平。對于市場價(jià)格波動較大的物資或服務(wù)，應(yīng)在合同中約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制，明確價(jià)格調(diào)整的條件、方式和程序。2.價(jià)格監(jiān)督采購部門應(yīng)定期對定點(diǎn)采購價(jià)格進(jìn)行市場調(diào)研，與同類產(chǎn)品或服務(wù)的市場價(jià)格進(jìn)行對比分析，確保公司采購價(jià)格具有競爭力。如發(fā)現(xiàn)定點(diǎn)供應(yīng)商提供的價(jià)格明顯高于市場平均水平，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其說明原因并進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。如供應(yīng)商拒絕合理調(diào)整，采購部門可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)措施，直至取消其定點(diǎn)供應(yīng)商資格。八、定點(diǎn)采購的合同管理1.合同簽訂定點(diǎn)采購合同應(yīng)由采購部門與供應(yīng)商按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定簽訂。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的詳細(xì)信息、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.合同執(zhí)行采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求提供物資或服務(wù)。如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。3.合同歸檔合同履行完畢后，采購部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、采購申請、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等。合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。九、定點(diǎn)采購的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立定點(diǎn)采購監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門、紀(jì)檢部門等對定點(diǎn)采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同執(zhí)行情況、采購價(jià)格的合理性等。各部門和員工有權(quán)對定點(diǎn)采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。公司對舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)處理，并對舉報(bào)人予以保密。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)、價(jià)格合理性、商業(yè)信譽(yù)等方面。考核方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)考核結(jié)果，對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項(xiàng)目中可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵。對于考核合格的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，但應(yīng)督促其不斷改進(jìn)提升。對于考核不合格的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作、取消定點(diǎn)供應(yīng)商資格等措施。3.內(nèi)部考核公司對各部門在定點(diǎn)采購工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括采購申請的準(zhǔn)確性、及時性，驗(yàn)收工作的認(rèn)真