公正機構(gòu)臺賬管理辦法總則制定目的為加強公正機構(gòu)臺賬管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公正業(yè)務(wù)的公正、透明、可追溯，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公正機構(gòu)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公正機構(gòu)內(nèi)所有與公正業(yè)務(wù)相關(guān)的臺賬管理工作，包括但不限于各類公正事項的受理、審查、出證等環(huán)節(jié)所涉及的臺賬記錄與管理。管理原則1.真實性原則：臺賬記錄應(yīng)如實反映公正業(yè)務(wù)的實際情況，確保數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。2.完整性原則：臺賬應(yīng)涵蓋公正業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和要素，做到信息完整、無遺漏。3.規(guī)范性原則：臺賬的格式、內(nèi)容和填寫要求應(yīng)符合本辦法及相關(guān)規(guī)定，保證臺賬的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對于臺賬中涉及的當(dāng)事人隱私和商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：通過臺賬記錄，能夠清晰追溯公正業(yè)務(wù)的全過程，為業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計分析和質(zhì)量監(jiān)督提供依據(jù)。臺賬分類與內(nèi)容受理臺賬1.記錄內(nèi)容公正事項名稱、受理時間、申請人姓名（名稱）、聯(lián)系方式、申請事項的基本情況等。受理人員姓名、受理編號、是否當(dāng)場受理等信息。收取的申請材料清單及材料接收情況。2.填寫要求受理人員應(yīng)在受理公正申請時及時、準(zhǔn)確地填寫受理臺賬，確保信息完整。對于申請材料的描述應(yīng)詳細(xì)、清晰，注明材料的名稱、數(shù)量和形式（原件、復(fù)印件等）。審查臺賬1.記錄內(nèi)容審查人員姓名、審查時間、審查方式（書面審查、實地調(diào)查等）。對申請材料的審查意見，包括材料是否齊全、真實、合法等情況。實地調(diào)查的情況記錄，如調(diào)查地點、調(diào)查對象、調(diào)查結(jié)果等。與申請人及相關(guān)人員的溝通情況，包括溝通時間、溝通內(nèi)容等。2.填寫要求審查人員應(yīng)在審查過程中及時記錄審查情況，審查結(jié)束后應(yīng)形成完整的審查意見并填寫在臺賬中。對于發(fā)現(xiàn)的問題和疑點，應(yīng)詳細(xì)記錄并說明處理情況。出證臺賬1.記錄內(nèi)容出證人員姓名、出證時間、公證書編號。公證書的類型、內(nèi)容摘要。公證書的送達情況，包括送達方式（直接送達、郵寄送達等）、送達時間、收件人等信息。2.填寫要求出證人員應(yīng)在出具公證書后及時填寫出證臺賬，確保公證書信息準(zhǔn)確無誤。對于公證書的送達情況，應(yīng)及時跟蹤并記錄，如有退回或未簽收等情況，應(yīng)說明原因。收費臺賬1.記錄內(nèi)容收費項目、收費標(biāo)準(zhǔn)、收費金額。繳費人姓名（名稱）、繳費時間、繳費方式（現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬等）。收費票據(jù)的號碼及開具情況。2.填寫要求收費人員應(yīng)在收取費用時準(zhǔn)確填寫收費臺賬，確保收費信息與實際情況一致。對于收費標(biāo)準(zhǔn)的引用應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有優(yōu)惠或減免情況，應(yīng)注明原因和依據(jù)。檔案管理臺賬1.記錄內(nèi)容檔案編號、檔案名稱、歸檔時間、保管期限。檔案的整理情況，包括裝訂方式、頁碼標(biāo)注等。檔案的借閱情況，包括借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等。2.填寫要求檔案管理人員應(yīng)在檔案歸檔時及時填寫檔案管理臺賬，確保檔案信息完整。對于檔案的借閱情況，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案借閱制度進行記錄，確保檔案安全。臺賬的建立與維護臺賬建立1.統(tǒng)一格式：本公正機構(gòu)應(yīng)制定統(tǒng)一的臺賬格式，明確各臺賬的內(nèi)容和填寫要求，確保臺賬的規(guī)范性和一致性。2.電子化管理：鼓勵采用電子化方式建立臺賬，提高臺賬管理的效率和準(zhǔn)確性。電子化臺賬應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。3.初始錄入：在開展公正業(yè)務(wù)時，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時將業(yè)務(wù)信息錄入相應(yīng)的臺賬中，確保臺賬信息的及時性。臺賬維護1.定期更新：臺賬應(yīng)定期進行更新，確保記錄的信息與實際業(yè)務(wù)情況保持一致。對于已完成的公正事項，應(yīng)及時進行標(biāo)記和歸檔。2.數(shù)據(jù)核對：定期對臺賬數(shù)據(jù)進行核對，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或遺漏，應(yīng)及時進行更正和補充。3.備份與存儲：對于電子化臺賬，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并妥善保管。臺賬的查詢與使用查詢權(quán)限1.內(nèi)部查詢：本公正機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要可以查詢相關(guān)臺賬信息，但應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行操作。查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露臺賬中的敏感信息。2.外部查詢：外部單位或個人因司法調(diào)查、行政監(jiān)管等合法原因需要查詢臺賬信息的，應(yīng)持有效證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)本公正機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進行查詢。查詢內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照查詢目的和范圍提供。查詢程序1.內(nèi)部查詢：內(nèi)部人員查詢臺賬信息時，應(yīng)填寫《臺賬查詢申請表》，注明查詢目的、查詢范圍和查詢時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到臺賬管理部門進行查詢。2.外部查詢：外部單位或個人查詢臺賬信息時，應(yīng)向本公正機構(gòu)提交書面申請，說明查詢原因和查詢內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。本公正機構(gòu)在收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核，作出是否批準(zhǔn)的決定。如批準(zhǔn)查詢，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。使用限制1.臺賬信息僅供查詢和使用目的相關(guān)的工作使用，不得用于其他用途。2.查詢?nèi)藛T不得對臺賬信息進行篡改、刪除或復(fù)制等操作，如因工作需要復(fù)制臺賬信息，應(yīng)經(jīng)本公正機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行操作。臺賬的監(jiān)督與檢查監(jiān)督主體本公正機構(gòu)應(yīng)成立臺賬管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對臺賬管理工作進行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督小組應(yīng)由機構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)骨干組成。檢查內(nèi)容1.臺賬的建立和維護情況，包括臺賬格式是否規(guī)范、信息填寫是否準(zhǔn)確完整、更新是否及時等。2.臺賬的查詢和使用情況，包括查詢權(quán)限是否合規(guī)、查詢程序是否規(guī)范、是否存在違規(guī)使用臺賬信息等情況。3.臺賬的保密情況，包括是否采取了有效的保密措施、是否存在信息泄露等情況。檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組應(yīng)定期對臺賬管理工作進行全面檢查，檢查周期為每[X]個月一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組可以對臺賬管理工作進行不定期抽查，抽查內(nèi)容和范圍根據(jù)實際情況確定。檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員提出整改意