智慧印章公章管理辦法總則目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，防范公章使用風(fēng)險，結(jié)合公司實際情況，引入智慧印章管理系統(tǒng)，特制定本管理辦法。智慧印章管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)對公章使用的全程監(jiān)控和管理，提高公章使用的安全性和效率。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)所有公章的管理，包括公司行政章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等各類公章。管理原則1.集中管理原則：公司公章由綜合管理部集中管理，統(tǒng)一調(diào)配使用，確保公章使用的規(guī)范性和一致性。2.授權(quán)使用原則：公章使用必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用公章。3.全程監(jiān)控原則：利用智慧印章管理系統(tǒng)對公章使用的全過程進(jìn)行監(jiān)控，包括用印申請、審批、用印記錄等，確保公章使用的可追溯性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保公章信息和用印文件的安全保密。公章的刻制與啟用刻制申請公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新公章時，由需求部門提出書面申請，說明刻制公章的名稱、用途、樣式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報綜合管理部。刻制審批綜合管理部對刻制申請進(jìn)行審核，符合要求的，報公司法定代表人審批。經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，綜合管理部負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。刻制備案公章刻制完成后，綜合管理部應(yīng)及時到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案，并留存公章印模。同時，將公章印模分發(fā)至相關(guān)部門，作為用印比對的依據(jù)。公章啟用新刻制的公章經(jīng)備案后，由綜合管理部發(fā)布公章啟用通知，明確公章的啟用時間、使用范圍等信息。啟用通知應(yīng)抄送公司各部門、分支機(jī)構(gòu)及相關(guān)合作單位。公章的保管保管部門公司公章由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定。保管要求1.公章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜應(yīng)安裝在安全可靠的場所，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章保管制度，不得擅自將公章帶出保管場所。如因工作需要確需帶出的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并采取相應(yīng)的措施。交接手續(xù)保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應(yīng)辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括公章實物、公章印模、用印記錄等相關(guān)資料的交接，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。公章的使用用印申請1.公司各部門、分支機(jī)構(gòu)在使用公章前，應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.涉及重大事項的用印申請，還應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項包括但不限于公司對外投資、融資、擔(dān)保、重大合同簽訂等。用印審批1.《用印申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至綜合管理部。綜合管理部對用印申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印事項是否符合公司規(guī)定、用印文件是否完整、用印審批手續(xù)是否齊全等。2.對于符合要求的用印申請，綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對于不符合要求的用印申請，綜合管理部應(yīng)及時反饋給申請部門，并說明原因。用印操作1.用印申請經(jīng)批準(zhǔn)后，保管人員應(yīng)按照《用印申請表》的要求進(jìn)行用印操作。用印時，應(yīng)確保公章清晰、完整，用印位置準(zhǔn)確。2.對于使用智慧印章管理系統(tǒng)的公章，保管人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行用印，系統(tǒng)將自動記錄用印時間、用印人、用印文件等信息。用印記錄1.保管人員應(yīng)在用印后及時在《用印登記簿》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。2.對于使用智慧印章管理系統(tǒng)的公章，系統(tǒng)自動生成的用印記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，以備查詢和審計。智慧印章管理系統(tǒng)的使用與維護(hù)系統(tǒng)功能智慧印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下主要功能：1.用印申請與審批：實現(xiàn)用印申請的在線提交、審批流程的自動化管理。2.用印監(jiān)控：實時監(jiān)控公章的使用情況，包括用印時間、用印地點、用印文件等信息。3.用印記錄查詢與統(tǒng)計：提供用印記錄的查詢和統(tǒng)計功能，方便管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和決策。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，確保系統(tǒng)的安全性和保密性。系統(tǒng)使用1.公司各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)智慧印章管理系統(tǒng)的使用，操作人員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉系統(tǒng)操作流程。2.操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行用印申請、審批和用印操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和用印記錄。系統(tǒng)維護(hù)1.綜合管理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)智慧印章管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行。2.系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)及時處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部應(yīng)定期對公章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章的保管、使用、用印記錄等方面。2.審計部門應(yīng)定期對公章管理情況進(jìn)行審計，重點檢查公章使用的合規(guī)性和安全性。外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供公章管理相關(guān)資料。違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育；