高校電子公文管理辦法一、總則（一）目的為適應(yīng)高校信息化發(fā)展的要求，規(guī)范高校電子公文管理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保電子公文的真實性、完整性、安全性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合高校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于高校內(nèi)部各部門、單位在公務(wù)活動中形成、辦理、傳輸、存儲和利用的電子公文。（三）定義本辦法所稱電子公文，是指高校在公務(wù)活動中通過電子政務(wù)系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的具有法定效力和規(guī)范體式的電子文件，包括文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。（四）管理原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保電子公文管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子公文的安全保密，防止信息泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范高效原則：建立健全電子公文管理制度和工作流程，規(guī)范電子公文的格式、辦理程序和存儲方式，提高公文處理效率。4.集成共享原則：推進電子公文與高校其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)電子公文的共享和協(xié)同辦公，提高工作效率和管理水平。二、管理機構(gòu)與職責(zé)（一）管理機構(gòu)高校設(shè)立電子公文管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，學(xué)校辦公室、信息化管理部門、檔案管理部門等相關(guān)部門負責(zé)人為成員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全校電子公文管理工作。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室負責(zé)制定和完善電子公文管理制度和工作流程。組織協(xié)調(diào)電子公文的收發(fā)、辦理、歸檔等工作。對各部門、單位的電子公文管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.信息化管理部門負責(zé)建設(shè)和維護電子政務(wù)系統(tǒng)，保障電子公文的安全傳輸和存儲。提供電子公文管理的技術(shù)支持和服務(wù)。協(xié)助學(xué)校辦公室開展電子公文管理的培訓(xùn)和宣傳工作。3.檔案管理部門負責(zé)制定電子公文歸檔制度和標準。接收、整理、保管和提供利用電子公文檔案。對電子公文的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.各部門、單位負責(zé)本部門、單位電子公文的起草、審核、簽發(fā)、收發(fā)、辦理和歸檔等工作。遵守電子公文管理制度和工作流程，確保電子公文的質(zhì)量和安全。三、電子公文的格式與標準（一）格式要求1.電子公文應(yīng)采用國家規(guī)定的公文格式，包括版頭、主體、版記等部分。2.電子公文的字體、字號、排版等應(yīng)符合公文格式的要求，保持格式規(guī)范、統(tǒng)一。3.電子公文應(yīng)采用電子簽名或電子印章等方式進行簽署，確保公文的真實性和有效性。（二）標準規(guī)范1.電子公文應(yīng)采用符合國家標準的文件格式，如PDF/A、DOCX等，確保文件的長期可讀性和可訪問性。2.電子公文應(yīng)包含必要的元數(shù)據(jù)，如文件標題、文號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、主送單位等，以便于文件的檢索和管理。3.電子公文的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，一般應(yīng)包含文件標題、文號、發(fā)文日期等信息。四、電子公文的制作與辦理（一）制作1.電子公文的起草應(yīng)使用電子政務(wù)系統(tǒng)提供的模板和工具，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.起草電子公文時，應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，確保公文的準確性、規(guī)范性和嚴肅性。3.電子公文的審核由起草部門負責(zé)人或相關(guān)人員進行，審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容、格式、語言等方面。4.電子公文的簽發(fā)應(yīng)按照學(xué)校的公文簽發(fā)權(quán)限和程序進行，簽發(fā)人應(yīng)使用電子簽名或電子印章進行簽署。（二）辦理1.電子公文的收發(fā)應(yīng)通過電子政務(wù)系統(tǒng)進行，實現(xiàn)公文的自動登記、分發(fā)和簽收。2.收到電子公文后，承辦部門應(yīng)及時進行辦理，按照規(guī)定的時限和要求反饋辦理結(jié)果。3.電子公文的傳閱應(yīng)通過電子政務(wù)系統(tǒng)進行，實現(xiàn)公文的在線傳閱和批注。4.電子公文的催辦和督辦由學(xué)校辦公室負責(zé)，通過電子政務(wù)系統(tǒng)對公文的辦理情況進行跟蹤和督促。五、電子公文的傳輸與存儲（一）傳輸1.電子公文的傳輸應(yīng)通過高校內(nèi)部的電子政務(wù)系統(tǒng)進行，確保公文傳輸?shù)陌踩头€(wěn)定。2.電子政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的傳輸協(xié)議和加密技術(shù)，保障電子公文在傳輸過程中的保密性和完整性。3.嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子公文。（二）存儲1.電子公文應(yīng)存儲在高校內(nèi)部的電子政務(wù)系統(tǒng)或?qū)Ｓ玫拇鎯υO(shè)備中，確保公文存儲的安全和可靠。2.電子公文的存儲應(yīng)采用冗余備份和異地容災(zāi)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.電子公文的存儲期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的檔案管理要求執(zhí)行。六、電子公文的歸檔與利用（一）歸檔1.各部門、單位應(yīng)在電子公文辦理完畢后，按照學(xué)校的檔案管理要求及時進行歸檔。2.歸檔的電子公文應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)準確，并與紙質(zhì)公文保持一致。3.電子公文的歸檔應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔的方式進行，歸檔后的電子公文應(yīng)移交學(xué)校檔案管理部門進行保管。（二）利用1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)建立電子公文檔案查詢系統(tǒng)，為學(xué)校各部門、單位和師生提供電子公文檔案的查詢和利用服務(wù)。2.查閱電子公文檔案應(yīng)按照學(xué)校的檔案查閱規(guī)定進行，經(jīng)相關(guān)部門批準后，方可進行查閱。3.利用電子公文檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理規(guī)定，不得泄露國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。七、安全保密管理（一）安全制度1.高校應(yīng)建立健全電子公文安全保密管理制度，明確安全保密責(zé)任，加強對電子公文的安全保密管理。2.電子政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限管理，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，防止越權(quán)操作。3.定期對電子政務(wù)系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密措施1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子公文應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、訪問控制等保密措施。2.嚴禁在非涉密計算機和網(wǎng)絡(luò)上處理、存儲和傳輸涉密電子公文。3.對電子公文的訪問和操作應(yīng)進行審計和記錄，以便于追溯和查詢。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室和檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、單位的電子公文管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括電子公文的制作、辦理、傳輸、存儲、歸檔等方面，重點檢查電子公文的安全保密管理情況。（二）考核評價1.高校應(yīng)將電子公文管理工作納入各部門、單位的績效考核體系，對電子公文管理工作成績突出的部門和