高校基建檔案管理辦法一、前言親愛的各位同事，高校基建檔案是學(xué)校在基本建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成的，對學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些檔案不僅是高校建設(shè)發(fā)展歷程的重要見證，也是后續(xù)校園規(guī)劃、設(shè)施維護(hù)、項(xiàng)目審計(jì)等工作的重要依據(jù)。隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基建項(xiàng)目日益增多，規(guī)范基建檔案管理工作顯得尤為重要。我們希望大家能夠充分認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，共同努力做好這項(xiàng)工作，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建、修繕等基建工程項(xiàng)目檔案的管理。涵蓋從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，直至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付使用全過程所形成的各類檔案資料。無論是教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、學(xué)生宿舍的建設(shè)，還是校園道路、水電設(shè)施等基礎(chǔ)設(shè)施的改造項(xiàng)目，其產(chǎn)生的檔案均在此辦法管理范疇內(nèi)。三、管理原則1.完整性原則：確保基建項(xiàng)目從規(guī)劃到竣工各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料都能完整收集，不遺漏任何重要信息。我們鼓勵(lì)大家在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，隨時(shí)留意資料的積累，避免因疏忽導(dǎo)致部分資料缺失。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。希望大家在整理和填寫檔案資料時(shí)，認(rèn)真核對每一項(xiàng)信息，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.系統(tǒng)性原則：按照基建項(xiàng)目的內(nèi)在聯(lián)系和檔案形成規(guī)律，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有序排列，便于查找和利用。在整理檔案過程中，要遵循一定的邏輯順序，使檔案形成一個(gè)有機(jī)整體。4.安全性原則：采取有效措施保障基建檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要妥善保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。四、管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善高?；n案管理辦法及相關(guān)工作流程，并對全?；n案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我們會(huì)定期組織培訓(xùn)和交流活動(dòng)，幫助大家更好地掌握檔案管理知識和技能。2.對各基建項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。在檢查過程中，我們會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并給予指導(dǎo)，希望大家積極配合。3.接收、整理、保管和提供利用全校基建項(xiàng)目的檔案資料，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供檔案支持。如果大家在工作中需要查閱基建檔案，可按規(guī)定程序向我們申請。（二）基建項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)本部門所承擔(dān)基建項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類和初步審核工作。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，要明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的基建項(xiàng)目檔案資料移交至檔案管理部門。希望大家嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行移交，確保檔案管理工作的連續(xù)性。3.負(fù)責(zé)在項(xiàng)目建設(shè)過程中，督促參建單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）做好各自項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，并對其檔案質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。在與參建單位簽訂合同時(shí)，要明確檔案管理的責(zé)任和要求，確保他們能夠認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（三）參建單位1.按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，負(fù)責(zé)本單位在基建項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成檔案資料的收集、整理、分類和立卷工作。要確保檔案資料的質(zhì)量符合要求，為項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的項(xiàng)目檔案資料移交至基建項(xiàng)目管理部門或按照合同約定直接移交至學(xué)校檔案管理部門。希望各參建單位能夠積極配合，按時(shí)完成檔案移交工作。五、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。這些文件是項(xiàng)目啟動(dòng)的重要依據(jù)，對項(xiàng)目的規(guī)劃和決策具有關(guān)鍵作用，大家要注意及時(shí)收集。建設(shè)用地文件，如土地征用、劃撥、出讓等相關(guān)文件，以及建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。土地相關(guān)文件涉及學(xué)校的土地權(quán)益，務(wù)必妥善保存?？辈煸O(shè)計(jì)文件，包括勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。設(shè)計(jì)文件是項(xiàng)目建設(shè)的藍(lán)圖，對項(xiàng)目的實(shí)施具有指導(dǎo)意義，要確保其完整性。招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。招投標(biāo)文件記錄了項(xiàng)目建設(shè)的公平競爭過程，是項(xiàng)目合法性的重要體現(xiàn)，要認(rèn)真收集整理。2.項(xiàng)目建設(shè)過程文件施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等。這些文件反映了項(xiàng)目施工的具體過程和質(zhì)量情況，是工程質(zhì)量追溯的重要依據(jù)，施工單位要及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和整理。監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。監(jiān)理文件對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等方面進(jìn)行了有效監(jiān)督和控制，對項(xiàng)目的順利進(jìn)行起到重要作用，監(jiān)理單位要做好文件的收集和整理工作。設(shè)備材料文件，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、材料檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備調(diào)試記錄等。設(shè)備材料的質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的質(zhì)量和使用功能，相關(guān)文件要收集齊全。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收報(bào)告，包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、消防驗(yàn)收報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告等?？⒐を?yàn)收報(bào)告是對項(xiàng)目建設(shè)成果的全面總結(jié)和評價(jià)，是項(xiàng)目交付使用的必備文件，各相關(guān)部門要積極配合做好報(bào)告的編制和收集工作?？⒐D，竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確反映項(xiàng)目竣工后的實(shí)際情況，與施工過程中的變更情況相一致。繪制竣工圖是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，施工單位要?yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行繪制，并加蓋竣工圖章。工程決算文件，包括工程結(jié)算書、決算審計(jì)報(bào)告等。工程決算文件涉及項(xiàng)目的資金使用情況，對學(xué)校的財(cái)務(wù)管理具有重要意義，要確保其真實(shí)、準(zhǔn)確。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)收集原件，如有特殊情況無法收集原件的，應(yīng)收集具有法律效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。復(fù)印件要保證清晰、完整，與原件內(nèi)容一致。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。文件中的簽字和蓋章是對文件內(nèi)容的認(rèn)可和負(fù)責(zé)，大家要嚴(yán)格按照規(guī)定要求完成簽字蓋章手續(xù)。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。要采用通用的文件格式進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案整理（一）分類1.基建檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目再按照文件形成階段分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等類別。這樣分類便于對每個(gè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和查找利用。2.在每個(gè)類別下，可根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如項(xiàng)目前期文件可分為立項(xiàng)文件、用地文件等；項(xiàng)目建設(shè)過程文件可分為施工文件、監(jiān)理文件等。細(xì)分的目的是使檔案分類更加科學(xué)、合理，提高檔案管理效率。（二）組卷1.按照文件的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，將同一項(xiàng)目、同一類別的文件組成案卷。組卷時(shí)要注意文件的先后順序，一般按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每個(gè)案卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件題名、文件編號、日期、頁號等內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的基本信息，便于查找和利用。3.案卷封面應(yīng)填寫項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期等內(nèi)容。案卷題名應(yīng)簡明扼要地概括卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，便于識別和管理。（三）編目1.對整理好的案卷進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用項(xiàng)目編號+案卷順序號的方式，如“202301001”，其中“2023”表示項(xiàng)目年份，“01”表示項(xiàng)目編號，“001”表示該項(xiàng)目的第一本案卷。2.編制檔案總目錄，檔案總目錄應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、案卷號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。檔案總目錄是對全?；n案的總體索引，便于快速查找所需檔案。七、檔案保管（一）保管條件1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的基建檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。要定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)配備專門的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法訪問和篡改。（二）保管期限1.基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展具有重要?dú)v史價(jià)值的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等。這些檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證，要永久保存。2.長期保管的檔案一般是與項(xiàng)目建設(shè)密切相關(guān)，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件，如施工文件、監(jiān)理文件等。長期保管期限一般為1650年，具體期限可根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定。3.短期保管的檔案是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件，如一般性的來往文件、會(huì)議紀(jì)要等。短期保管期限一般為115年。4.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案既能滿足查考利用需求，又能合理利用存儲空間。（三）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、基建項(xiàng)目管理人員、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成的鑒定小組。鑒定小組要對檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行全面評估，確定是否仍具有保存價(jià)值。2.對于經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備日后查考。八、檔案利用（一）利用方式1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，規(guī)定歸還時(shí)間。借出的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.對于電子檔案，可通過學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定，不得擅自下載、復(fù)制、傳播電子檔案信息。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案利用服務(wù)，主動(dòng)了解各部門的需求，提前做好檔案整理和準(zhǔn)備工作。2.根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)。復(fù)制和摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明出處，確保其具有法律效力。3.對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。通過對利用情況的分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對于在基建檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如積極配合檔案收集工作，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確；創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理效率等。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，以激勵(lì)大家積極參與基建檔案管理工作，共同提高檔案管理水平。（二）