重慶檔案流轉(zhuǎn)管理辦法?一、引言在重慶地區(qū)，隨著各類企事業(yè)單位、政府部門以及社會(huì)組織的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性日益凸顯。檔案作為記錄單位發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及各類重要信息的載體，其流轉(zhuǎn)管理的規(guī)范性和有效性直接關(guān)系到信息的安全、完整以及后續(xù)的利用價(jià)值。為了加強(qiáng)重慶地區(qū)檔案流轉(zhuǎn)管理，確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全、有序，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合重慶地區(qū)實(shí)際情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于重慶地區(qū)所有涉及檔案流轉(zhuǎn)的企事業(yè)單位、政府部門、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下簡(jiǎn)稱"各單位"）。檔案流轉(zhuǎn)包括檔案的收集、整理、保管、移交、借閱、歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案流轉(zhuǎn)管理的基本原則（一）合法性原則各單位的檔案流轉(zhuǎn)管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程合法合規(guī)。（二）安全性原則采取必要的安全措施，保障檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。（三）完整性原則保證檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的完整性，不得隨意刪減、篡改檔案內(nèi)容，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。（四）可追溯性原則建立完善的檔案流轉(zhuǎn)記錄體系，對(duì)檔案的每一次流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程可追溯。四、檔案收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)明確檔案收集的范圍，包括但不限于文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。具體收集范圍可根據(jù)單位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行確定，但應(yīng)確保涵蓋單位重要的活動(dòng)和信息記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，符合檔案管理的規(guī)范要求。對(duì)于不符合要求的檔案資料，檔案管理部門有權(quán)要求相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）整理方法1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。2.對(duì)于不同類型的檔案，應(yīng)采用相應(yīng)的整理方法。例如，文書檔案可按照年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類整理；會(huì)計(jì)檔案可按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行整理。五、檔案保管（一）保管設(shè)施各單位應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管的安全標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到蟲害、霉菌等侵害。（三）保管期限各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定本單位檔案的保管期限。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（四）保管責(zé)任檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。六、檔案移交（一）內(nèi)部移交1.各部門之間因工作需要進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.移交雙方應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）外部移交1.各單位因合并、分立、撤銷等原因需要向其他單位移交檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案移交的規(guī)定和程序進(jìn)行辦理。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、文件編號(hào)、文件名稱、保管期限等信息。3.移交雙方應(yīng)在《檔案移交清冊(cè)》上簽字蓋章，并將《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交單位、接收單位和檔案行政管理部門各執(zhí)一份。七、檔案借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)1.單位內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容和用途，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)辦理借閱手續(xù)；對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日。因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)15個(gè)工作日。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，確保歸還的檔案完整、無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。八、檔案流轉(zhuǎn)記錄與監(jiān)督（一）流轉(zhuǎn)記錄1.各單位應(yīng)建立完善的檔案流轉(zhuǎn)記錄體系，對(duì)檔案的收集、整理、保管、移交、借閱、歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)人員等信息。2.檔案流轉(zhuǎn)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子形式進(jìn)行保存，保存期限應(yīng)不少于檔案的保管期限。（二）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本單位的檔案流轉(zhuǎn)管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位檔案流轉(zhuǎn)管理工作的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各單位的檔案流轉(zhuǎn)管理情況進(jìn)行抽查。對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，應(yīng)依法進(jìn)行處理。九、檔案信息化管理（一）數(shù)字化處理各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率和管理水平。檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。（二）電子檔案管理1.各單位應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案存儲(chǔ)、檢索、利用、安全防護(hù)等功能。2.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理過(guò)程中的信息安全保護(hù)，采取必要的安全技術(shù)措施，如加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)等，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。十、檔案保密管理（一）保密范圍各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定，確定本單位檔案的保密范圍。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密要求。2.對(duì)于保密檔案，應(yīng)采用專門的保管設(shè)施進(jìn)行保管，并設(shè)置保密標(biāo)識(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。在檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。（三）保密審查在檔案數(shù)字化處理、對(duì)外提供利用等過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保不泄露保密檔案信息。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行脫密處理后，方可進(jìn)行數(shù)字化處理或?qū)ν馓峁├?。十一、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀檔案的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份交檔案管理部門存檔，一份交檔案行政管理部門備案。十二、法律責(zé)任（一）單位責(zé)任各單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，給予通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任：1.未按照規(guī)定建立檔案管理制度的；2.未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的；3.未按照規(guī)定移交檔案的；4.未按照規(guī)定借閱、歸還檔案的；5.未按照規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定和銷毀的；6.其他違反檔案管理規(guī)定的行為。（二）個(gè)人責(zé)任個(gè)人違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由所在單位給予批評(píng)教