銷售合同登記管理辦法一、總則（一）制定目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，確保銷售合同的有效履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)所簽訂的各類銷售合同的登記管理工作。（三）管理原則1.合法性原則：銷售合同的簽訂、登記和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.完整性原則：對(duì)銷售合同的相關(guān)信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的登記，確保合同信息的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密銷售合同涉及的商業(yè)秘密和客戶信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)性原則：對(duì)銷售合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)更新合同登記信息。二、銷售合同登記管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立銷售合同登記管理小組，由銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員組成。銷售合同登記管理小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)日常的合同登記管理工作。（二）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)銷售合同的簽訂工作，確保合同條款符合公司的銷售政策和客戶需求。及時(shí)將簽訂后的銷售合同提交至銷售合同登記管理小組辦公室進(jìn)行登記。跟蹤銷售合同的履行情況，及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.法務(wù)部門對(duì)銷售合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見(jiàn)和建議。協(xié)助銷售部門處理合同糾紛和法律事務(wù)。定期對(duì)銷售合同的登記管理工作進(jìn)行法律監(jiān)督和檢查。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售合同的財(cái)務(wù)審核，包括合同金額、付款方式、發(fā)票開(kāi)具等方面的審核。按照合同約定進(jìn)行收款和付款操作，確保資金的安全和合理使用。定期對(duì)銷售合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.銷售合同登記管理小組辦公室負(fù)責(zé)銷售合同的登記、歸檔和保管工作。建立銷售合同登記臺(tái)賬，及時(shí)更新合同信息。定期對(duì)銷售合同的登記管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向銷售合同登記管理小組匯報(bào)工作。三、銷售合同的簽訂（一）簽訂流程1.客戶洽談：銷售部門與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，了解客戶需求，明確合同主要條款。2.合同起草：銷售部門根據(jù)洽談結(jié)果起草銷售合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同雙方的基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.內(nèi)部審核：銷售合同起草完成后，應(yīng)依次提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性，財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款。審核過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)和建議。4.客戶確認(rèn)：銷售部門將審核通過(guò)的銷售合同發(fā)送給客戶，與客戶進(jìn)行確認(rèn)和溝通，確?？蛻魧?duì)合同條款無(wú)異議。5.簽訂合同：雙方對(duì)合同條款達(dá)成一致后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章，合同正式生效。（二）簽訂要求1.合同主體：簽訂銷售合同的雙方必須具有合法的主體資格，銷售部門應(yīng)在簽訂合同前對(duì)客戶的主體資格進(jìn)行審查，確保客戶具有履行合同的能力和信譽(yù)。2.合同條款：銷售合同的條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語(yǔ)言。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式。3.合同份數(shù)：銷售合同一般應(yīng)簽訂一式兩份，雙方各執(zhí)一份。如有需要，可根據(jù)實(shí)際情況增加合同份數(shù)。四、銷售合同的登記（一）登記時(shí)間銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件提交至銷售合同登記管理小組辦公室進(jìn)行登記。（二）登記內(nèi)容1.合同基本信息：包括合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方的基本信息、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)等。2.合同條款信息：包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.合同履行情況信息：包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、交貨情況、收款情況、發(fā)票開(kāi)具情況等。（三）登記方式銷售合同登記管理小組辦公室應(yīng)建立電子和紙質(zhì)兩種形式的合同登記臺(tái)賬。電子臺(tái)賬應(yīng)使用專門的合同管理軟件進(jìn)行管理，紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行裝訂和保管。（四）登記審核銷售合同登記管理小組辦公室在收到銷售合同后，應(yīng)對(duì)合同的登記內(nèi)容進(jìn)行審核，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)登記信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門進(jìn)行補(bǔ)充和更正。五、銷售合同的歸檔和保管（一）歸檔時(shí)間銷售合同登記完成后，銷售合同登記管理小組辦公室應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.分類歸檔：銷售合同應(yīng)按照合同類型、簽訂時(shí)間、客戶名稱等進(jìn)行分類歸檔，以便于查詢和管理。2.裝訂成冊(cè)：紙質(zhì)合同應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明合同的基本信息。3.電子存檔：銷售合同的電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）保管期限銷售合同的保管期限按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)妥善保管合同檔案，防止合同檔案的損壞、丟失和泄露。（四）查閱和借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱銷售合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《銷售合同查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)銷售合同登記管理小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改或泄露合同檔案信息。六、銷售合同的履行跟蹤和監(jiān)控（一）跟蹤機(jī)制銷售部門應(yīng)建立銷售合同履行跟蹤機(jī)制，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。跟蹤人員應(yīng)定期與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶的需求和意見(jiàn)，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度。（二）監(jiān)控內(nèi)容1.交貨情況：跟蹤產(chǎn)品或服務(wù)的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨數(shù)量和質(zhì)量等情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成交貨任務(wù)。2.收款情況：跟蹤客戶的付款情況，按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)催收貨款，確保資金的及時(shí)回籠。3.發(fā)票開(kāi)具情況：跟蹤發(fā)票的開(kāi)具時(shí)間和內(nèi)容，確保發(fā)票的開(kāi)具符合財(cái)務(wù)和稅務(wù)管理的要求。4.客戶反饋：及時(shí)收集客戶對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的反饋意見(jiàn)，對(duì)客戶提出的問(wèn)題和建議進(jìn)行及時(shí)處理和回復(fù)。（三）異常處理在銷售合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為或出現(xiàn)其他異常情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)向銷售合同登記管理小組匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如涉及法律糾紛，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門介入處理。七、銷售合同的變更和解除（一）變更和解除條件1.雙方協(xié)商一致：經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，可以變更或解除銷售合同。2.不可抗力：因不可抗力致使合同無(wú)法履行的，雙方可以協(xié)商變更或解除合同。3.一方違約：一方違反合同約定，致使合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，另一方有權(quán)解除合同，并要求違約方承擔(dān)違約責(zé)任。4.法律法規(guī)規(guī)定：法律法規(guī)規(guī)定的其他可以變更或解除合同的情形。（二）變更和解除程序1.提出申請(qǐng)：需要變更或解除銷售合同的一方應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明變更或解除合同的原因和要求。2.協(xié)商一致：雙方應(yīng)就變更或解除合同的相關(guān)事宜進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂變更或解除合同的協(xié)議。3.內(nèi)部審批：變更或解除銷售合同的協(xié)議簽訂后，應(yīng)提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.登記備案：變更或解除銷售合同的協(xié)議生效后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息通知銷售合同登記管理小組辦公室，辦公室應(yīng)在合同登記臺(tái)賬中進(jìn)行相應(yīng)的變更和記錄。八、銷售合同的統(tǒng)計(jì)和分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容銷售合同登記管理小組辦公室應(yīng)定期對(duì)銷售合同的登記、履行、變更和解除等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括但不限于合同數(shù)量、合同金額、產(chǎn)品或服務(wù)的種類、客戶分布、收款情況等。（二）分析方法采用數(shù)據(jù)分析、對(duì)比分析、趨勢(shì)分析等方法，對(duì)銷售合同的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，找出銷售合同管理中存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。（三）報(bào)告制度銷售合同登記管理小組辦公室應(yīng)定期編制銷售合同統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，向銷售合同登記管理小組匯報(bào)工作。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施等。九、監(jiān)督和考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司應(yīng)建立銷售合同登記管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)銷售合同的簽訂、登記、履行、變更和解除等情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核指標(biāo)公司應(yīng)建立銷售合同登記管理的考核指標(biāo)體系，對(duì)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和銷售合同登記管理小組辦公室的工作進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的合規(guī)性、合同登記的及時(shí)