煤礦供應(yīng)科部門管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦供應(yīng)科的管理，規(guī)范物資供應(yīng)流程，保障煤礦生產(chǎn)建設(shè)所需物資的及時(shí)、準(zhǔn)確供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，提高物資使用效率，確保物資質(zhì)量符合煤礦安全生產(chǎn)要求，結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本煤礦實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于煤礦供應(yīng)科的所有工作和全體員工，涵蓋物資采購(gòu)、倉儲(chǔ)管理、物資發(fā)放、供應(yīng)商管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.效益原則：以降低采購(gòu)成本、提高物資使用效率為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：堅(jiān)持質(zhì)量第一，確保所采購(gòu)的物資符合煤礦安全生產(chǎn)的質(zhì)量要求。4.服務(wù)生產(chǎn)原則：以保障煤礦生產(chǎn)建設(shè)為中心，及時(shí)、準(zhǔn)確地供應(yīng)所需物資，為生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，優(yōu)化物資供應(yīng)流程，提高管理水平。二、部門職責(zé)與崗位設(shè)置（一）部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)編制和執(zhí)行物資采購(gòu)計(jì)劃，確保物資供應(yīng)滿足煤礦生產(chǎn)建設(shè)需求。2.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合格的供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。3.組織物資采購(gòu)招標(biāo)、談判等活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)物資的倉儲(chǔ)管理，包括物資的驗(yàn)收、入庫、保管、盤點(diǎn)、出庫等工作。5.按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放物資，控制物資消耗，降低庫存積壓。6.定期分析物資供應(yīng)成本和庫存狀況，提出改進(jìn)措施和建議。7.協(xié)調(diào)與其他部門之間的關(guān)系，及時(shí)解決物資供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題。8.負(fù)責(zé)物資采購(gòu)、倉儲(chǔ)等相關(guān)文件和資料的整理、歸檔和保管工作。（二）崗位設(shè)置與職責(zé)1.科長(zhǎng)-全面負(fù)責(zé)供應(yīng)科的管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。-組織編制物資采購(gòu)計(jì)劃，審核采購(gòu)合同，監(jiān)督合同執(zhí)行情況。-負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇和管理，建立良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。-協(xié)調(diào)與其他部門之間的工作關(guān)系，解決物資供應(yīng)中的重大問題。-組織對(duì)部門員工的績(jī)效考核和培訓(xùn)工作。-定期向煤礦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)物資供應(yīng)工作情況。2.采購(gòu)計(jì)劃員-收集、分析煤礦各部門的物資需求信息，編制物資采購(gòu)計(jì)劃。-與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)商，獲取物資價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等信息。-跟蹤采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃以滿足生產(chǎn)需求。-負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草和簽訂工作，確保合同條款明確、合法。-建立和維護(hù)采購(gòu)合同檔案，及時(shí)更新合同執(zhí)行狀態(tài)。3.采購(gòu)員-根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)工作。-與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和交貨條件。-跟蹤物資的生產(chǎn)和運(yùn)輸進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。-協(xié)助物資驗(yàn)收工作，處理物資采購(gòu)過程中的質(zhì)量問題和糾紛。-定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，提出供應(yīng)商淘汰或保留建議。4.倉庫管理員-負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等。-辦理物資的入庫手續(xù)，準(zhǔn)確記錄物資的入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格等信息。-合理安排物資的存儲(chǔ)位置，做好物資的保管和保養(yǎng)工作，確保物資安全。-定期對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。-按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放物資，做好物資發(fā)放記錄。-負(fù)責(zé)倉庫的日常管理工作，包括環(huán)境衛(wèi)生、安全防火等。5.物資核算員-負(fù)責(zé)物資采購(gòu)成本的核算和分析工作，及時(shí)準(zhǔn)確地記錄物資采購(gòu)費(fèi)用。-定期對(duì)物資庫存進(jìn)行核算，分析庫存成本和資金占用情況。-編制物資采購(gòu)和庫存報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。-協(xié)助倉庫管理員進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作，核對(duì)物資數(shù)量和金額。-參與制定物資消耗定額和儲(chǔ)備定額，控制物資成本。三、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.各部門根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)計(jì)劃和實(shí)際需求，每月底向供應(yīng)科提交下月的物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)計(jì)劃員對(duì)各部門提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和分析，結(jié)合庫存情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況，編制物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，經(jīng)科長(zhǎng)審核，報(bào)煤礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇原則-具有合法的經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。-具備相應(yīng)的生產(chǎn)能力和技術(shù)水平，能夠提供符合質(zhì)量要求的物資。-價(jià)格合理，交貨期及時(shí)，售后服務(wù)良好。-具有良好的環(huán)保和安全記錄。2.供應(yīng)商選擇程序-采購(gòu)計(jì)劃員通過市場(chǎng)調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等方式收集供應(yīng)商信息。-對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。-組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平等情況。-根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。-與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商管理-建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評(píng)估結(jié)果等。-定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、淘汰等處理。-與供應(yīng)商保持良好的溝通和合作關(guān)系，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）采購(gòu)方式與程序1.采購(gòu)方式-招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，確保公開、公平、公正。-競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：對(duì)于技術(shù)規(guī)格不明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)邀請(qǐng)至少三家合格供應(yīng)商參與，通過談判確定成交供應(yīng)商。-詢價(jià)采購(gòu)：對(duì)于金額較小、規(guī)格型號(hào)明確、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。-單一來源采購(gòu)：對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資，或因緊急情況需要從特定供應(yīng)商處采購(gòu)的物資，可采用單一來源采購(gòu)方式。單一來源采購(gòu)應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。2.采購(gòu)程序-采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)計(jì)劃員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)科長(zhǎng)審核、煤礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為采購(gòu)依據(jù)。-供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購(gòu)方式和物資特點(diǎn)，選擇合適的供應(yīng)商。-商務(wù)談判：采購(gòu)員與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等合同條款。-合同簽訂：談判達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。-合同執(zhí)行：采購(gòu)員跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)了解物資的生產(chǎn)和運(yùn)輸進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。-物資驗(yàn)收：物資到貨后，倉庫管理員組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。-付款結(jié)算：物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款結(jié)算手續(xù)。四、倉儲(chǔ)管理（一）物資驗(yàn)收1.物資到貨后，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員和相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行檢查。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)以及采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求。3.對(duì)于重要物資和關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試。4.驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理員應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求換貨、退貨或進(jìn)行整改。5.物資驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)作為物資質(zhì)量追溯和處理糾紛的依據(jù)。（二）物資入庫1.物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理員應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記物資臺(tái)賬、更新庫存信息等。2.入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商等信息。入庫單應(yīng)由倉庫管理員、采購(gòu)人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.倉庫管理員應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，合理安排物資的存儲(chǔ)位置。物資應(yīng)分類存放，做到整齊有序、便于管理。4.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門存儲(chǔ)和管理，確保安全。（三）物資保管1.倉庫管理員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保物資的質(zhì)量不受損壞。檢查內(nèi)容包括物資的外觀、包裝、性能等方面。2.做好倉庫的環(huán)境衛(wèi)生和安全防火工作，保持倉庫整潔、通風(fēng)良好。倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立物資盤點(diǎn)制度，定期對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)周期可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。4.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保賬物相符。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。5.加強(qiáng)倉庫的安全管理，嚴(yán)格控制人員和車輛進(jìn)出。倉庫鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。（四）物資出庫1.各部門需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉庫辦理出庫手續(xù)。2.倉庫管理員應(yīng)嚴(yán)格按照物資領(lǐng)用單的要求發(fā)放物資，核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。3.對(duì)于貴重物資和限量供應(yīng)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行發(fā)放，嚴(yán)格控制物資消耗。4.物資發(fā)放后，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)更新物資臺(tái)賬和庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。5.對(duì)于借用的物資，應(yīng)辦理借用手續(xù)，明確借用期限和歸還要求。借用期限到期后，應(yīng)及時(shí)督促歸還。五、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按計(jì)劃發(fā)放原則：物資發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照各部門的物資需求計(jì)劃和生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行，確保物資的合理使用。2.限額發(fā)放原則：對(duì)于有消耗定額的物資，應(yīng)按照定額進(jìn)行發(fā)放，控制物資消耗。3.先進(jìn)先出原則：物資發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，避免物資積壓和過期變質(zhì)。4.手續(xù)完備原則：物資發(fā)放必須辦理完備的手續(xù)，包括填寫物資領(lǐng)用單、簽字審批等。（二）發(fā)放程序1.各部門根據(jù)生產(chǎn)需要填寫物資領(lǐng)用單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.物資領(lǐng)用單提交到供應(yīng)科后，倉庫管理員對(duì)領(lǐng)用單進(jìn)行審核，核對(duì)物資庫存情況。3.審核通過后，倉庫管理員按照領(lǐng)用單的要求準(zhǔn)備物資，并通知領(lǐng)用部門領(lǐng)取。4.領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時(shí)，應(yīng)在物資領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。5.倉庫管理員根據(jù)物資領(lǐng)用單及時(shí)更新物資臺(tái)賬和庫存信息。（三）特殊情況處理1.對(duì)于緊急情況下的物資領(lǐng)用，領(lǐng)用部門可先電話通知供應(yīng)科，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦物資領(lǐng)用手續(xù)。2.對(duì)于超計(jì)劃或超定額的物資領(lǐng)用，領(lǐng)用部門應(yīng)說明原因，并經(jīng)煤礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.煤礦內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)科的物資采購(gòu)、倉儲(chǔ)管理、物資發(fā)放等工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查工作的合法性、合規(guī)性和效益性。2.供應(yīng)科應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.鼓勵(lì)員工對(duì)供應(yīng)科的工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題及時(shí)舉報(bào)。（二）考核指標(biāo)與方法1.采購(gòu)成本控制指標(biāo)：考核采購(gòu)成本降低率，即實(shí)際采購(gòu)成本與預(yù)算采購(gòu)成本的差值占預(yù)算采購(gòu)成本的比例。2.物資供應(yīng)及時(shí)率：考核物資按時(shí)供應(yīng)的次數(shù)占總供應(yīng)次數(shù)的比例。3.物資質(zhì)量合格率：考核驗(yàn)收合格的物資數(shù)量占總采購(gòu)物資數(shù)量