金融記錄保存管理辦法?一、引言在金融行業(yè)，準確、完整且安全地保存金融記錄是保障業(yè)務合規(guī)運營、維護客戶權益、滿足監(jiān)管要求以及支持企業(yè)決策的關鍵環(huán)節(jié)。隨著金融市場的不斷發(fā)展和監(jiān)管環(huán)境的日益嚴格，制定一套科學、完善的金融記錄保存管理辦法顯得尤為重要。本辦法旨在規(guī)范公司金融記錄的保存管理工作，確保金融記錄的真實性、完整性、保密性和可用性，為公司的穩(wěn)健發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及金融記錄生成、存儲、使用和銷毀的部門及人員，涵蓋了公司開展的各類金融業(yè)務活動所產(chǎn)生的記錄，包括但不限于客戶賬戶信息、交易記錄、財務報表、風險管理數(shù)據(jù)、合規(guī)文件等。三、管理原則（一）合規(guī)性原則嚴格遵守國家相關法律法規(guī)、監(jiān)管機構的規(guī)定以及行業(yè)標準，確保金融記錄的保存管理工作合法合規(guī)。（二）完整性原則全面、準確地記錄和保存金融業(yè)務活動的所有相關信息，不得遺漏或篡改重要數(shù)據(jù)。（三）保密性原則采取有效的保密措施，保護金融記錄中涉及的客戶隱私和公司商業(yè)機密，防止信息泄露。（四）可用性原則確保金融記錄在需要時能夠及時、準確地被檢索和使用，以支持公司的業(yè)務運營、風險管理、合規(guī)審計等工作。（五）成本效益原則在保證金融記錄保存質量的前提下，合理控制保存成本，提高資源利用效率。四、記錄分類與定義（一）客戶信息記錄包括客戶的基本身份信息、聯(lián)系方式、財務狀況、風險承受能力評估等資料，是公司了解客戶需求、開展業(yè)務合作的基礎依據(jù)。（二）交易記錄涵蓋各類金融交易的詳細信息，如交易時間、交易金額、交易對手、交易類型、交易賬戶等，是反映公司業(yè)務活動和客戶資金流向的重要記錄。（三）財務記錄包含公司的財務報表、會計憑證、稅務申報資料、資金收支明細等，用于反映公司的財務狀況和經(jīng)營成果，是公司財務管理和決策的重要依據(jù)。（四）風險管理記錄涉及風險評估報告、風險監(jiān)測數(shù)據(jù)、風險預警信息、風險應對措施等，是公司識別、評估和控制各類風險的重要手段。（五）合規(guī)記錄包括監(jiān)管文件、合規(guī)報告、內部審計報告、合規(guī)培訓記錄等，是公司證明自身合規(guī)運營、滿足監(jiān)管要求的重要證據(jù)。（六）其他記錄除上述類別外，還包括與金融業(yè)務相關的合同協(xié)議、會議紀要、業(yè)務函件等其他重要記錄。五、記錄生成與收集（一）生成要求各部門在開展金融業(yè)務活動過程中，應按照相關業(yè)務流程和操作規(guī)范，及時、準確地生成金融記錄。記錄的內容應真實、完整、清晰，能夠準確反映業(yè)務活動的實際情況。使用標準化的表格、模板和數(shù)據(jù)格式，確保記錄的規(guī)范性和一致性。對于關鍵信息，應進行雙人核對或多級審核，以保證記錄的準確性。（二）收集流程建立健全金融記錄收集機制，明確各部門在記錄收集工作中的職責和分工。各部門應指定專人負責本部門金融記錄的收集和整理工作，并定期將收集到的記錄提交給公司指定的記錄管理部門。記錄管理部門應及時對收集到的記錄進行初步審核，對于不符合要求的記錄，應及時反饋給相關部門進行補充或修正。六、記錄存儲與保管（一）存儲方式根據(jù)金融記錄的性質、重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括紙質存儲和電子存儲。對于重要的、具有長期保存價值的記錄，應同時采用紙質和電子兩種存儲方式進行備份，以確保記錄的安全性和可靠性。（二）存儲環(huán)境為紙質記錄提供安全、干燥、通風的存儲場所，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質記錄不受損壞和丟失。對于電子記錄，應建立安全可靠的電子存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行數(shù)據(jù)存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份和異地容災備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）保管期限根據(jù)國家相關法律法規(guī)和監(jiān)管要求，結合公司實際情況，確定各類金融記錄的保管期限。對于超過保管期限的記錄，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。（四）訪問控制建立嚴格的記錄訪問控制制度，對不同級別的用戶設置不同的訪問權限，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和使用金融記錄。記錄管理部門應定期對記錄訪問情況進行審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。七、記錄使用與共享（一）使用原則公司內部各部門在使用金融記錄時，應遵循合法、合規(guī)、必要、保密的原則，不得超出規(guī)定的使用范圍和權限。（二）使用流程各部門在需要使用金融記錄時，應填寫記錄使用申請表，說明使用目的、使用范圍和使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人審批同意后，向記錄管理部門提出申請。記錄管理部門應根據(jù)申請情況進行審核，對于符合規(guī)定的申請，應及時提供相應的記錄，并做好使用登記工作。（三）共享機制在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，公司可以與外部機構（如監(jiān)管部門、合作伙伴等）進行金融記錄的共享。在進行記錄共享時，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保記錄的安全和保密。八、記錄銷毀（一）銷毀條件對于達到保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的金融記錄，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。（二）銷毀流程各部門在發(fā)現(xiàn)需要銷毀的金融記錄時，應填寫記錄銷毀申請表，說明銷毀原因、銷毀范圍和銷毀方式等信息，并經(jīng)部門負責人和公司管理層審批同意后，交由記錄管理部門組織銷毀。記錄管理部門應選擇具有合法資質的銷毀機構進行記錄銷毀，并在銷毀過程中進行全程監(jiān)督，確保記錄被徹底銷毀。銷毀完成后，應出具銷毀證明，并將銷毀證明存檔備案。九、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對金融記錄保存管理工作進行審計，檢查記錄的生成、收集、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）合規(guī)檢查合規(guī)管理部門應加強對金融記錄保存管理工作的合規(guī)性檢查，確保公司的記錄管理工作符合國家相關法律法規(guī)和監(jiān)管要求。對于發(fā)現(xiàn)的合規(guī)問題，應及時進行處理，并向公司管理層報告。（三）外部監(jiān)管積極配合監(jiān)管部門的檢查和監(jiān)督，按照監(jiān)管要求提供相關的金融記錄和資料，如實反映公司的記錄管理情況。對于監(jiān)管部門提出的意見和建議，應認真落實整改措施，不斷完善公司的記錄管理工作。十、責任追究對于違反本辦法規(guī)定，在