山東省勞改檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強山東省勞改檔案的科學(xué)管理，提高勞改工作質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省勞改工作實際情況，制定本辦法。勞改檔案是勞改機關(guān)在執(zhí)行刑罰過程中形成的，反映勞改工作活動的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它對于準(zhǔn)確掌握罪犯情況，正確執(zhí)行刑罰，教育改造罪犯，維護監(jiān)管秩序，以及研究勞改工作歷史和規(guī)律都具有重要意義。（二）適用范圍本辦法適用于山東省境內(nèi)所有勞改機關(guān)，包括監(jiān)獄、未成年犯管教所等執(zhí)行刑罰的場所。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則勞改檔案由各勞改機關(guān)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。任何單位和個人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法收集、整理、保管、利用和銷毀檔案，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，建立便捷高效的檔案檢索和利用服務(wù)體系，為勞改工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理部門設(shè)置各勞改機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)本單位檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作有序開展。（二）人員配備與職責(zé)1.檔案管理人員要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉勞改工作業(yè)務(wù)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。同時，應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，保守檔案機密。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本單位各類勞改檔案，確保檔案的安全與完整。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為勞改工作提供信息支持。定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序做好檔案的銷毀工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動，提高檔案管理水平。對本單位各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍勞改檔案的收集范圍包括罪犯收押、調(diào)配、獎懲、釋放等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料，主要有：1.罪犯基本情況檔案包括罪犯的判決書、裁定書、執(zhí)行通知書、入監(jiān)登記表、健康檢查表、指紋卡片等。2.罪犯改造檔案涵蓋罪犯的認罪悔罪書、思想?yún)R報、獎懲審批表、評審鑒定表、個別談話記錄、心理咨詢記錄、勞動改造記錄等。3.獄政管理檔案如罪犯的考核記錄、禁閉審批表、申訴材料、控告檢舉材料、會見通信記錄等。4.教育改造檔案包括教學(xué)計劃、教案、考試試卷、文化技術(shù)學(xué)習(xí)記錄、法制教育記錄、職業(yè)技能培訓(xùn)記錄等。5.生活衛(wèi)生檔案有罪犯的伙食賬目、醫(yī)療病歷、衛(wèi)生防疫記錄等。6.刑滿釋放檔案包含釋放證明書、出監(jiān)鑒定表、安置幫教材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份和存儲。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)勞改檔案按照年度問題分類法進行整理。即先將檔案按年度分開，再在每個年度內(nèi)按問題分為罪犯基本情況、改造、獄政管理、教育改造、生活衛(wèi)生、刑滿釋放等類別。2.編號規(guī)則為便于管理和檢索，對每卷檔案進行編號。編號采用“年度類別順序號”的形式，如“2023改造001”表示2023年度改造類的第一卷檔案。3.裝訂要求檔案材料應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管與保護（一）保管場所建設(shè)勞改機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，并配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等。（二）保管措施1.檔案上架排列檔案應(yīng)按照編號順序上架排列，便于查找和管理。不同年度、類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。3.防火防盜庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。加強對庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入。4.防蟲防鼠定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象應(yīng)及時采取措施進行防治?？刹捎梅老x藥品、滅鼠器具等進行預(yù)防和處理。5.檔案修復(fù)與保護對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和保護。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持原貌、最小干預(yù)的原則，采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料進行處理。（三）檔案數(shù)字化管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)逐步推進勞改檔案的數(shù)字化管理。建立檔案數(shù)字化加工平臺，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時，加強對電子檔案的存儲、備份和安全管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍勞改檔案的利用主要服務(wù)于勞改工作的決策、執(zhí)行和監(jiān)督，包括對罪犯的管理、教育改造、獎懲考核等方面。同時，也可為司法機關(guān)、相關(guān)部門以及罪犯家屬等依法查閱檔案提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱服務(wù)勞改機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱服務(wù)因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、期限等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和勞改機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明服務(wù)根據(jù)有關(guān)單位或個人的申請，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴格審核申請材料，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細記錄。同時，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和勞改工作實際情況，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。對已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，可進行鑒定銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、類別、保管期限、數(shù)量等信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報勞改機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點由專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案與銷毀清冊是否一致，確保檔案全部銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告檔案管理部門。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制勞改機關(guān)應(yīng)建立健全檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行自查自糾。檔案管理部門應(yīng)加強對自身工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）上級檢查指導(dǎo)上級勞改機關(guān)應(yīng)定期對下級單位的檔案管理工作進行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促