供應(yīng)鏈貿(mào)易歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)的檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司業(yè)務(wù)決策、運營管理及合規(guī)審查提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、物流單據(jù)、報關(guān)單、資金往來憑證等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和信息化水平。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.對到期檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。3.按照規(guī)定申請檔案查閱、借閱，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全和保密。4.對本部門檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門反饋。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核與供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)憑證、報表等資料的真實性、合法性和完整性，并協(xié)助檔案管理部門做好財務(wù)檔案的整理和歸檔工作。2.配合檔案管理部門對涉及財務(wù)的檔案進行查詢、審計等工作，提供必要的財務(wù)數(shù)據(jù)和信息。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審查供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)合同等文件的合法性，對檔案管理工作提供法律指導(dǎo)和支持。2.參與涉及法律糾紛的檔案資料的整理和提供，協(xié)助處理相關(guān)法律事務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.采購環(huán)節(jié)檔案包括采購訂單、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購談判記錄、詢價報價單、驗收報告等。2.銷售環(huán)節(jié)檔案包括銷售訂單、銷售合同、客戶資質(zhì)文件、銷售談判記錄、發(fā)貨清單、運輸單據(jù)、發(fā)票等。3.物流環(huán)節(jié)檔案包括運輸合同、倉儲合同、提單、運單、報關(guān)單、報檢單、貨代資料等。4.資金往來環(huán)節(jié)檔案包括付款憑證、收款憑證、銀行對賬單、資金結(jié)算記錄等。5.其他相關(guān)檔案如業(yè)務(wù)會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研資料、客戶投訴處理記錄等與供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)有關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將形成的各類文件、資料、記錄收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實性和有效性。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類按照供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)流程，將檔案分為采購檔案、銷售檔案、物流檔案、資金往來檔案等類別。每個類別下再根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途等進一步細(xì)分二級類目。2.編號為每份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于檔案的識別和管理。例如：CG[年份][編號]表示采購檔案，[年份]為檔案形成年份，[編號]為該年度采購檔案的順序號。3.編目對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄和便于查詢。四、檔案保管（一）保管期限1.供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)交易、法律糾紛等重要業(yè)務(wù)的檔案應(yīng)永久保管；與公司日常運營密切相關(guān)、具有一定參考價值的檔案保管期限為長期，一般為[X]年；一般性業(yè)務(wù)檔案保管期限為短期，一般為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，并定期進行檢查和維護。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子檔案進行備份存儲。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類、編號和編目方式進行管理，確保電子檔案的完整性和可檢索性。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如遇火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時采取措施，保護檔案安全。五、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核，對符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，并按照規(guī)定繳納借閱押金。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門在核對無誤后退還借閱押金。（三）檔案利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，對到期檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對供應(yīng)鏈貿(mào)易檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案的完整性和安全性等。2