山東省建筑檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強山東省建筑檔案管理，規(guī)范建筑活動中的檔案形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等行為，提高建筑工程質(zhì)量和管理水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)新建、改建、擴建的各類建筑工程檔案的管理。建筑工程檔案包括建設(shè)單位檔案、勘察單位檔案、設(shè)計單位檔案、施工單位檔案、監(jiān)理單位檔案以及其他與建筑工程有關(guān)的檔案。（三）基本原則建筑檔案管理應當遵循真實、完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的原則，確保檔案能夠全面反映建筑工程建設(shè)全過程，為工程維護、改造、管理以及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)。二、管理職責（一）建設(shè)單位職責1.負責組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本單位及參與工程建設(shè)各方的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度。2.按照合同約定，督促勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位及時整理、歸檔各自形成的檔案，并對檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責。3.在工程招標及合同簽訂時，明確有關(guān)單位的檔案管理責任和要求。4.負責收集、匯總各參建單位移交的工程檔案，組織檔案專項驗收，并在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。（二）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位職責1.各單位應當建立健全本單位的檔案管理制度，配備相應的檔案管理人員，負責本單位工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照工程進度和檔案管理要求，及時整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件資料，確保檔案真實、準確、完整。3.工程竣工后，向建設(shè)單位移交完整的工程檔案，并協(xié)助建設(shè)單位做好檔案驗收工作。（三）城建檔案管理機構(gòu)職責1.負責制定本地區(qū)建筑檔案管理的具體規(guī)定和標準，對本行政區(qū)域內(nèi)建筑檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。2.接收、保管和利用建設(shè)單位移交的工程檔案，提供檔案查閱、咨詢等服務。3.對工程檔案的形成、整理、歸檔等情況進行定期檢查和不定期抽查，對違反檔案管理規(guī)定的行為依法予以糾正。三、檔案內(nèi)容與分類（一）工程準備階段文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等文件。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證照。3.工程招投標文件、合同協(xié)議等。（二）勘察設(shè)計文件1.工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等。2.初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及設(shè)計變更文件。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。2.原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗檢測報告。3.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等施工過程記錄。4.工程質(zhì)量事故及處理記錄。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單等監(jiān)理工作記錄。3.工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。（五）竣工圖1.建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。2.竣工圖編制說明及目錄。（六）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。2.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。四、檔案形成與收集（一）文件形成要求1.工程建設(shè)過程中形成的文件應當字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和圖表繪制工具。2.文件內(nèi)容應當真實、準確、完整，與工程實際情況相符，不得擅自修改、偽造和涂畫。（二）收集范圍與分工1.建設(shè)單位負責收集工程準備階段文件、工程竣工驗收文件以及部分與工程建設(shè)全過程有關(guān)的綜合性文件。2.勘察單位負責收集工程勘察過程中形成的文件資料。3.設(shè)計單位負責收集工程設(shè)計過程中形成的文件資料，包括設(shè)計變更文件等。4.施工單位負責收集施工過程中形成的全部文件資料，按照施工進度及時整理歸檔。5.監(jiān)理單位負責收集監(jiān)理過程中形成的文件資料。（三）收集時間要求1.工程準備階段文件應當在工程建設(shè)前期完成收集整理。2.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應當隨工程進度同步收集整理各自形成的文件資料，在工程竣工后一個月內(nèi)移交建設(shè)單位。3.建設(shè)單位應當在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成檔案的匯總整理，并向城建檔案管理機構(gòu)移交。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.分類科學、組卷合理、編號規(guī)范，便于保管和利用。3.按照不同載體形式分別整理，如紙質(zhì)文件、電子文件等。（二）紙質(zhì)檔案整理要求1.按照檔案分類方案，對文件進行分類，同一類文件按照時間順序排列。2.每卷文件厚度適中，一般不超過20mm，采用三孔一線的方法裝訂。3.編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括文件題名、日期、頁號等。4.填寫卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況及存在的問題。5.按照卷內(nèi)文件目錄順序，依次編寫頁碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁碼。（三）電子檔案整理要求1.電子文件應當按照紙質(zhì)檔案的分類方案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子文件應當采用通用格式，確保長期可讀。3.對電子文件進行命名，文件名應當準確反映文件內(nèi)容，便于查找和識別。4.建立電子文件索引目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應，便于關(guān)聯(lián)查詢。5.定期對電子檔案進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地保管。（四）歸檔程序1.各參建單位在完成文件整理后，向建設(shè)單位提交檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、整理情況等。2.建設(shè)單位對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原單位重新整理。3.審核通過后，建設(shè)單位組織檔案專項驗收，驗收合格后，辦理檔案交接手續(xù)。4.建設(shè)單位在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，按照規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交檔案，并辦理移交手續(xù)。六、檔案保管與利用（一）保管場所與設(shè)施1.城建檔案管理機構(gòu)應當設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應當具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。（二）保管期限1.建筑工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.對工程質(zhì)量有重大影響、關(guān)系到工程安全和使用功能的文件資料，如工程竣工驗收報告、質(zhì)量保修書等，應當永久保存。3.工程建設(shè)過程中形成的一般性文件資料，如施工組織設(shè)計、監(jiān)理月報等，保管期限為長期，一般不少于50年。4.工程建設(shè)過程中形成的短期性文件資料，如工程變更通知單等，保管期限為短期，一般不少于20年。（三）檔案利用1.城建檔案管理機構(gòu)應當建立檔案利用制度，為社會提供檔案查閱、咨詢等服務。2.查閱檔案應當填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責人批準后，在指定地點查閱。3.查閱重要檔案應當實行登記制度，查閱人員不得擅自摘抄、復制、涂改、損毀檔案。4.檔案管理機構(gòu)可以根據(jù)需要，向利用者提供檔案復印件或者電子文件，加蓋檔案管理機構(gòu)印章后具有與原件同等效力。七、監(jiān)督檢查與法律責任（一）監(jiān)督檢查1.城建檔案管理機構(gòu)應當定期對本行政區(qū)域內(nèi)建筑檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的建立與執(zhí)行情況、檔案的形成與整理情況、檔案的保管與利用情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應當及時下達整改通知書，責令限期整改。整改期限屆滿后，應當進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）法律責任1.建設(shè)單位違反本辦法規(guī)定，未按照要求收集、整理、歸檔工程檔案，或者未在規(guī)定期限內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)移交工程檔案的，由建設(shè)行政主管部門責令限期改正；逾期不改正的，處1萬元以上3萬元以下的罰款。2.勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位違反本辦法規(guī)定，未按照要求及時整理、歸檔本單位形成的工程檔案，或者檔案不完整、不準確、不系統(tǒng)的，由建設(shè)行政主管部門責令限期改正；逾期不改正的，處5000元以上1萬元以下的罰款。3.城建檔案管理機構(gòu)工作