青海數(shù)字檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)青海數(shù)字檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合我省實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于我省各級國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的數(shù)字檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則全省數(shù)字檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實行集中管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合的管理體制，確保數(shù)字檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則高度重視數(shù)字檔案的安全保密工作，采取有效的技術(shù)和管理措施，防止數(shù)字檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案信息的安全性和完整性。3.方便利用原則以方便用戶利用為出發(fā)點，優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提高檔案信息檢索和利用效率，為社會各界提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。4.與時俱進(jìn)原則充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷推進(jìn)數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作新形勢、新任務(wù)的要求。二、數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各級檔案行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)數(shù)字檔案管理工作的開展。各單位應(yīng)根據(jù)實際情況，設(shè)立相應(yīng)的數(shù)字檔案管理部門或配備專（兼）職管理人員，負(fù)責(zé)本單位數(shù)字檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案行政管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)數(shù)字檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本省數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。組織開展數(shù)字檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全省數(shù)字檔案管理工作水平。監(jiān)督檢查各單位數(shù)字檔案管理工作的開展情況，對違反數(shù)字檔案管理規(guī)定的行為依法進(jìn)行查處。推進(jìn)數(shù)字檔案信息資源的共享與利用，促進(jìn)數(shù)字檔案與政務(wù)信息系統(tǒng)、社會信息資源的互聯(lián)互通。2.各單位職責(zé)建立健全本單位數(shù)字檔案管理制度，明確數(shù)字檔案管理工作流程和崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)本單位數(shù)字檔案的收集、整理、鑒定、歸檔等工作，確保數(shù)字檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。配備必要的數(shù)字檔案管理設(shè)備和軟件，保障數(shù)字檔案管理工作的正常開展。按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交數(shù)字檔案，積極配合檔案行政管理部門開展數(shù)字檔案管理工作的監(jiān)督檢查。開展數(shù)字檔案的開發(fā)利用工作，為單位各項工作和社會公眾提供服務(wù)。三、數(shù)字檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和歷史發(fā)展的文件材料，包括但不限于各類公文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、科研成果、工程圖紙等。2.本單位在各項工作中形成的具有保存價值的電子文件，如電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)庫文件、多媒體文件等。3.與本單位相關(guān)的重要資料，如上級機(jī)關(guān)的文件、下級單位的請示報告、有關(guān)單位的來函等。4.本單位組織或參與的重大活動、重要項目形成的文件材料，包括活動方案、活動記錄、項目立項文件、項目驗收報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的收集工作，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的數(shù)字檔案應(yīng)確保其來源可靠、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。對于電子文件，應(yīng)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，保證電子文件的可讀性和可理解性。3.加強(qiáng)對特殊載體數(shù)字檔案的收集，如錄音、錄像、照片等多媒體檔案，應(yīng)確保其圖像清晰、聲音完整，并按照要求進(jìn)行標(biāo)注和說明。（三）整理原則與方法1.數(shù)字檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照檔案分類方案，對數(shù)字檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明，便于檢索和統(tǒng)計。3.對數(shù)字檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號應(yīng)包含全宗號、年度、保管期限、件號等要素。4.建立數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入數(shù)字檔案的基本信息，如題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等，以便快速檢索和查詢。四、數(shù)字檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.各單位應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案的數(shù)量、類型、利用頻率等因素，選擇合適的存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.優(yōu)先采用在線存儲方式，確保數(shù)字檔案能夠及時被訪問和利用。對于不常用的數(shù)字檔案，可以采用離線存儲方式進(jìn)行備份，如磁帶、光盤等。3.建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，將重要數(shù)字檔案備份至異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)字檔案丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.數(shù)字檔案存儲場所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防塵、防火、防潮、防蟲、防鼠等。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對存儲設(shè)備的故障、維護(hù)、更換等情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.建立存儲設(shè)備的訪問控制機(jī)制，限制無關(guān)人員對存儲設(shè)備的訪問，確保數(shù)字檔案信息的安全。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，確定數(shù)字檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.定期對數(shù)字檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的數(shù)字檔案進(jìn)行甄別，確定其是否仍具有保存價值。對于失去保存價值的數(shù)字檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.數(shù)字檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。五、數(shù)字檔案的利用與服務(wù)（一）利用方式1.建立數(shù)字檔案信息查詢系統(tǒng)，為用戶提供便捷的在線查詢服務(wù)。用戶可以通過輸入關(guān)鍵詞、題名、責(zé)任者等信息，快速檢索到所需的數(shù)字檔案。2.提供數(shù)字檔案的下載服務(wù)，對于用戶需要的數(shù)字檔案，在確保信息安全的前提下，允許用戶進(jìn)行下載。下載的數(shù)字檔案應(yīng)保持其原始格式和內(nèi)容，不得進(jìn)行非法修改。3.開展數(shù)字檔案的專題編研工作，根據(jù)用戶需求，對相關(guān)數(shù)字檔案進(jìn)行整理、加工和分析，形成專題資料，為用戶提供深層次的檔案信息服務(wù)。4.舉辦數(shù)字檔案展覽、講座等活動，向社會公眾宣傳檔案文化，提高檔案的社會影響力和利用率。（二）利用權(quán)限與審批1.明確數(shù)字檔案的利用權(quán)限，根據(jù)檔案的密級、保管期限等因素，確定不同用戶的訪問級別。一般用戶只能查閱公開的數(shù)字檔案，涉及機(jī)密、絕密的數(shù)字檔案應(yīng)嚴(yán)格限制訪問范圍。2.用戶利用數(shù)字檔案應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，對于符合利用條件的申請，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的服務(wù)。3.加強(qiáng)對數(shù)字檔案利用過程的管理，記錄用戶的利用行為，包括利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等，以便進(jìn)行統(tǒng)計和分析。（三）服務(wù)質(zhì)量與反饋1.檔案管理部門應(yīng)不斷提高數(shù)字檔案利用服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化查詢系統(tǒng)，提高檢索效率，及時準(zhǔn)確地為用戶提供所需的數(shù)字檔案信息。2.建立用戶反饋機(jī)制，主動征求用戶對數(shù)字檔案利用服務(wù)的意見和建議，及時改進(jìn)服務(wù)工作中存在的問題，提高用戶滿意度。3.定期對數(shù)字檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解用戶需求和利用趨勢，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。六、數(shù)字檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.各單位應(yīng)建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，規(guī)范數(shù)字檔案管理工作流程，確保數(shù)字檔案信息的安全。2.制定數(shù)字檔案安全保密制度，對數(shù)字檔案的訪問、存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止數(shù)字檔案信息的泄露和濫用。3.建立數(shù)字檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，提高應(yīng)對數(shù)字檔案安全突發(fā)事件的能力。（二）技術(shù)安全措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障數(shù)字檔案信息的安全。如設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。2.對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)存在的安全隱患。3.加強(qiáng)對數(shù)字檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高其安全意識和技術(shù)水平，確保其能夠正確操作和維護(hù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。（三）人員安全管理1.對數(shù)字檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力符合要求。2.與數(shù)字檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，防止因人員流動導(dǎo)致數(shù)字檔案信息泄露。3.加強(qiáng)對數(shù)字檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。七、數(shù)字檔案的備份與恢復(fù)（一）備份策略1.制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案備份策略，根據(jù)數(shù)字檔案的重要性、變化頻率等因素，確定備份的時間間隔、備份方式和備份內(nèi)容。2.采用全量備份與增量備份相結(jié)合的方式，定期對數(shù)字檔案進(jìn)行全量備份，在全量備份的基礎(chǔ)上，每天進(jìn)行增量備份，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時性。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如本地存儲設(shè)備和異地存儲設(shè)備，以防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聜浞輸?shù)據(jù)丟失。（二）備份執(zhí)行與監(jiān)控1.按照備份策略，定期執(zhí)行數(shù)字檔案備份任務(wù)，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。備份過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括備份時間、備份數(shù)據(jù)量、備份結(jié)果等。2.建立備份監(jiān)控機(jī)制，對備份任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決備份過程中出現(xiàn)的問題。如備份失敗應(yīng)及時進(jìn)行重新備份，并分析原因，采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。（三）恢復(fù)測試與演練1.定期進(jìn)行數(shù)字檔案恢復(fù)測試，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性和恢復(fù)能