農(nóng)民工集中采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范農(nóng)民工集中采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，維護(hù)公司/組織及農(nóng)民工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織涉及農(nóng)民工相關(guān)物資、服務(wù)的集中采購活動。包括但不限于建筑施工所需的原材料、勞動保護(hù)用品、餐飲服務(wù)、住宿租賃等采購項目。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則對待所有供應(yīng)商一視同仁，營造公平競爭的市場環(huán)境，保證采購結(jié)果公正合理。3.公開透明原則采購流程、采購信息應(yīng)向相關(guān)方公開，接受監(jiān)督，確保透明度。4.效益原則在保證質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立農(nóng)民工集中采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購戰(zhàn)略、重大采購決策、采購政策及制度等，對采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體采購執(zhí)行工作。其職責(zé)包括：1.制定采購計劃，根據(jù)農(nóng)民工需求及項目進(jìn)度，合理安排采購時間和數(shù)量。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估、選擇和管理。3.組織采購活動，包括招標(biāo)、談判、詢價等，確保采購過程規(guī)范有序。4.簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的編制、整理和歸檔，保存采購活動相關(guān)資料。（三）需求部門各涉及農(nóng)民工相關(guān)業(yè)務(wù)的部門為需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，配合采購部門進(jìn)行采購工作，參與采購驗收等環(huán)節(jié)。（四）監(jiān)督部門公司/組織內(nèi)部的審計、監(jiān)察等部門為監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。三、采購流程（一）需求申報1.需求部門應(yīng)根據(jù)項目實際情況和農(nóng)民工需求，提前[X]個工作日填寫《農(nóng)民工集中采購需求申報表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.將申報表提交至采購部門，同時附上相關(guān)技術(shù)文件、圖紙等資料，以便采購部門準(zhǔn)確理解需求。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求申報后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購方式、采購時間安排、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報采購決策機構(gòu)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。信息庫應(yīng)包含供應(yīng)商基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽等?？刹捎脤嵉乜疾?、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式進(jìn)行評估。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)評估結(jié)果，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于重要物資或服務(wù)的采購，應(yīng)選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行比較，通過招標(biāo)、談判等方式確定最終供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、淘汰等處理。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場競爭情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的項目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參與投標(biāo)。競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。與不少于[X]家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向不少于[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和條款。2.采購文件編制根據(jù)采購方式和采購項目的要求，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書等）、采購需求說明書、采購合同條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨時間、售后服務(wù)等實質(zhì)性內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求。3.采購活動組織公開招標(biāo)：發(fā)布招標(biāo)公告，發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。開標(biāo)應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點公開進(jìn)行，由采購部門主持，邀請所有投標(biāo)人參加。評標(biāo)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，評標(biāo)委員會由公司/組織代表和相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成。定標(biāo)應(yīng)根據(jù)評標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。邀請招標(biāo)：向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，發(fā)售招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動，程序與公開招標(biāo)類似。競爭性談判：成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組由公司/組織代表和相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成。談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，在談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對談判文件進(jìn)行澄清、說明或者提供補充材料。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。詢價：向供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。單一來源采購：與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和條款。談判過程應(yīng)記錄在案，談判結(jié)果應(yīng)報采購決策機構(gòu)審批。（五）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后[X]個工作日內(nèi)，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門。（六）采購驗收1.需求部門負(fù)責(zé)組織采購驗收工作，應(yīng)在采購物資或服務(wù)到貨前[X]個工作日內(nèi)，制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收程序、驗收人員等內(nèi)容。2.驗收人員應(yīng)按照驗收方案對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，重點檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等是否符合合同要求。對于重要物資或服務(wù)，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗收。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《農(nóng)民工集中采購驗收報告》，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報采購部門存檔。對于驗收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨，直至驗收合格為止。四、采購預(yù)算與資金支付（一）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和市場價格情況，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購預(yù)算合理可行。采購預(yù)算經(jīng)審核通過后，報采購決策機構(gòu)審批。（二）資金支付1.采購資金應(yīng)按照采購合同約定的支付方式和時間進(jìn)行支付。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購部門提供的采購合同、驗收報告、發(fā)票等資料，審核無誤后辦理資金支付手續(xù)。2.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在采購合同簽訂后，按照合同約定的預(yù)付款比例支付預(yù)付款。對于采用貨到付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在物資驗收合格后，按照合同約定支付貨款。對于采用分期付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款期限和金額分期支付貨款。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律糾紛等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險建立價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，采用套期保值等金融工具規(guī)避價格風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商，在采購合同中明確違約責(zé)任條款，對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核，建立供應(yīng)商違約預(yù)警機制，及時采取措施防范風(fēng)險。3.質(zhì)量問題風(fēng)險加強采購物資的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法，嚴(yán)格按照驗收程序進(jìn)行驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對質(zhì)量不合格的物資及時處理。4.法律糾紛風(fēng)險加強采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，確保采購活動合法合規(guī)，在采購合同簽訂前，進(jìn)行法律審查，咨詢法律顧問意見，妥善處理采購過程中的法律糾紛。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購文件的編制與保存情況、采購合同的簽訂與履行情況等。2.采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對