京津冀外包項(xiàng)目管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)京津冀地區(qū)外包項(xiàng)目的規(guī)范化管理，提高外包項(xiàng)目質(zhì)量和效率，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在京津冀地區(qū)開(kāi)展的各類(lèi)外包項(xiàng)目，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包項(xiàng)目的實(shí)施必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保項(xiàng)目合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：以滿(mǎn)足客戶(hù)需求為導(dǎo)向，注重外包項(xiàng)目的質(zhì)量控制，確保交付成果符合要求。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：識(shí)別、評(píng)估和控制外包項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)，保障公司/組織的利益不受損失。4.合作共贏原則：與外包供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、外包項(xiàng)目的立項(xiàng)與審批（一）立項(xiàng)申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，提出外包項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《外包項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目背景、目標(biāo)、內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間要求等。2.立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)附相關(guān)的可行性分析報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行分析論證。（二）審批流程1.《外包項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織的項(xiàng)目管理部門(mén)。2.項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)審查項(xiàng)目的合規(guī)性、必要性、可行性等。如審查通過(guò)，提交至公司/組織的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，項(xiàng)目正式立項(xiàng)。三、外包供應(yīng)商的選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.項(xiàng)目管理部門(mén)根據(jù)外包項(xiàng)目的需求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)能力、服務(wù)水平等要求。2.通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商庫(kù)。3.根據(jù)篩選標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評(píng)審1.組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)文件、業(yè)績(jī)證明、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、價(jià)格報(bào)價(jià)等。2.評(píng)審可以采用現(xiàn)場(chǎng)考察、問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、面試等方式進(jìn)行，確保對(duì)供應(yīng)商有全面、深入的了解。3.根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單，并與其簽訂保密協(xié)議。（三）合同簽訂1.項(xiàng)目管理部門(mén)與入圍供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括項(xiàng)目范圍、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草外包項(xiàng)目合同，經(jīng)公司/組織的法務(wù)部門(mén)審核后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。3.合同簽訂后，項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，作為項(xiàng)目實(shí)施和管理的依據(jù)。（四）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)審情況、合同執(zhí)行情況等，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和管理。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制、客戶(hù)滿(mǎn)意度等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如續(xù)簽合同、增加業(yè)務(wù)量、罰款、終止合作等。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。四、外包項(xiàng)目的實(shí)施與監(jiān)控（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.項(xiàng)目管理部門(mén)組織召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)分工，介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、計(jì)劃、要求等。2.與供應(yīng)商共同制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，明確項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和里程碑，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。（二）項(xiàng)目執(zhí)行1.供應(yīng)商按照合同要求和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，組織開(kāi)展外包項(xiàng)目的實(shí)施工作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)定期向項(xiàng)目管理部門(mén)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)外包項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，定期檢查項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促供應(yīng)商整改。3.建立項(xiàng)目溝通機(jī)制，加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通與協(xié)作，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、暢通。（三）質(zhì)量控制1.明確外包項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施。2.項(xiàng)目管理部門(mén)定期對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，可采用抽樣檢查、測(cè)試、驗(yàn)收等方式，確保項(xiàng)目交付成果符合質(zhì)量要求。3.對(duì)于質(zhì)量不符合要求的項(xiàng)目，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為止。如因質(zhì)量問(wèn)題給公司/組織造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）成本控制1.項(xiàng)目管理部門(mén)與供應(yīng)商共同制定項(xiàng)目成本預(yù)算，并嚴(yán)格控制項(xiàng)目成本支出。2.定期對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行核算和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本偏差并采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保項(xiàng)目成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。3.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е鲁杀境У那闆r，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如扣減合同款項(xiàng)、賠償損失等。（五）風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別外包項(xiàng)目中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等，并進(jìn)行評(píng)估和分析。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。3.定期對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可控。五、外包項(xiàng)目的驗(yàn)收與結(jié)算（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商應(yīng)向項(xiàng)目管理部門(mén)提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供項(xiàng)目成果文件、測(cè)試報(bào)告、用戶(hù)手冊(cè)、培訓(xùn)資料等相關(guān)資料。2.項(xiàng)目管理部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，制定項(xiàng)目驗(yàn)收方案。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.按照項(xiàng)目驗(yàn)收方案，組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目成果的功能、性能、質(zhì)量、文檔等方面。2.驗(yàn)收可以采用現(xiàn)場(chǎng)演示、測(cè)試、用戶(hù)試用、專(zhuān)家評(píng)審等方式進(jìn)行，確保驗(yàn)收結(jié)果客觀、公正、準(zhǔn)確。3.如驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收完成后，項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)編寫(xiě)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄項(xiàng)目驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收結(jié)果等。2.項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員簽字確認(rèn)后，作為項(xiàng)目驗(yàn)收的正式文件存檔。（四）結(jié)算支付1.項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商按照合同約定提交項(xiàng)目結(jié)算申請(qǐng)，并提供相關(guān)結(jié)算資料。2.項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，提交至公司/組織的財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行結(jié)算支付。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定和審核結(jié)果，辦理項(xiàng)目結(jié)算支付手續(xù)，確?？铐?xiàng)支付及時(shí)、準(zhǔn)確。六、外包項(xiàng)目的文檔管理（一）文檔分類(lèi)1.外包項(xiàng)目文檔主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)文檔、供應(yīng)商管理文檔、項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目驗(yàn)收文檔等。2.項(xiàng)目立項(xiàng)文檔包括立項(xiàng)申請(qǐng)表、可行性分析報(bào)告、項(xiàng)目審批文件等。3.供應(yīng)商管理文檔包括供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、保密協(xié)議、合同等。4.項(xiàng)目實(shí)施文檔包括項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢查報(bào)告、成本核算報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文檔包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）文檔管理要求1.明確文檔管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保文檔的及時(shí)收集、整理、歸檔和保管。2.建立文檔管理制度，規(guī)范文檔的格式、編號(hào)、存儲(chǔ)、借閱等流程，確保文檔的完整性和安全性。3.定期對(duì)文檔進(jìn)行備份，防止文檔丟失或損壞。對(duì)于重要文檔，應(yīng)采用多種備份方式，如磁帶備份、光盤(pán)備份、云存儲(chǔ)等。4.嚴(yán)格控制文檔的借閱權(quán)限，借閱文檔需經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管文檔，不得擅