erp財務(wù)模塊管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司ERP財務(wù)模塊的操作與管理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、及時性和安全性，提高財務(wù)管理效率，為公司決策提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP財務(wù)模塊操作的部門和人員，包括但不限于財務(wù)部門、各業(yè)務(wù)部門相關(guān)操作人員等。（三）基本原則1.合法性原則：ERP財務(wù)模塊的管理與操作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保財務(wù)活動合法合規(guī)。2.準確性原則：財務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、處理和輸出應(yīng)準確無誤，如實反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.及時性原則：及時記錄和處理財務(wù)業(yè)務(wù)，保證財務(wù)信息的時效性，以便為公司決策提供及時依據(jù)。4.安全性原則：采取有效措施保障ERP財務(wù)模塊的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負責(zé)ERP財務(wù)模塊的整體規(guī)劃、配置和維護，確保系統(tǒng)功能滿足公司財務(wù)管理需求。2.制定和完善財務(wù)模塊相關(guān)的操作流程、管理制度和內(nèi)部控制制度。3.組織財務(wù)人員進行ERP財務(wù)模塊的培訓(xùn)，提高財務(wù)人員的操作技能和業(yè)務(wù)水平。4.負責(zé)財務(wù)數(shù)據(jù)的審核、記賬、結(jié)賬等日常處理工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性。5.對ERP財務(wù)模塊的運行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（二）各業(yè)務(wù)部門1.按照財務(wù)制度和ERP財務(wù)模塊操作流程，準確錄入本部門相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.配合財務(wù)部門做好財務(wù)數(shù)據(jù)的核對和清理工作，及時反饋數(shù)據(jù)異常情況。3.負責(zé)本部門涉及財務(wù)模塊相關(guān)業(yè)務(wù)的咨詢和溝通工作。（三）信息部門1.負責(zé)ERP財務(wù)模塊的技術(shù)支持和系統(tǒng)維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.及時處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，保障財務(wù)工作的正常開展。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和財務(wù)管理需求，對ERP財務(wù)模塊進行必要的技術(shù)升級和優(yōu)化。三、系統(tǒng)操作流程（一）系統(tǒng)初始化1.財務(wù)部門根據(jù)公司的組織架構(gòu)、會計政策、會計科目體系等，在ERP財務(wù)模塊中進行系統(tǒng)初始化設(shè)置。2.初始化內(nèi)容包括但不限于賬套設(shè)置、會計期間設(shè)置、科目設(shè)置、客商信息設(shè)置、部門信息設(shè)置、人員信息設(shè)置等。3.初始化完成后，需經(jīng)過財務(wù)負責(zé)人審核確認，確保初始化數(shù)據(jù)準確無誤。（二）憑證錄入與審核1.業(yè)務(wù)部門操作人員根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況，在ERP系統(tǒng)中錄入相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，生成原始憑證信息。2.財務(wù)人員對原始憑證信息進行審核，審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)真實性、數(shù)據(jù)準確性、審批流程完整性等。3.審核通過的原始憑證信息由財務(wù)人員在ERP財務(wù)模塊中生成記賬憑證，并進行記賬操作。4.記賬憑證需經(jīng)過財務(wù)主管審核簽字后，方可進行后續(xù)處理。（三）賬簿查詢與報表生成1.財務(wù)人員可根據(jù)需要在ERP財務(wù)模塊中查詢各類賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等，以便及時了解公司財務(wù)狀況。2.系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的報表模板和公式，自動生成各類財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.財務(wù)人員對生成的財務(wù)報表進行審核，確保報表數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。審核無誤后，按規(guī)定報送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（四）期末處理1.在會計期末，財務(wù)人員按照財務(wù)制度和ERP系統(tǒng)操作要求，進行期末結(jié)賬處理。2.期末處理包括計提折舊、攤銷費用、結(jié)轉(zhuǎn)損益等操作，確保本期財務(wù)數(shù)據(jù)準確完整，并為下期財務(wù)核算做好準備。3.期末結(jié)賬完成后，生成期末結(jié)賬報告，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核簽字后存檔。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.每天業(yè)務(wù)結(jié)束后，系統(tǒng)自動對當天的財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，并存儲在指定的服務(wù)器存儲設(shè)備上。2.每周進行一次全量備份，每月進行一次磁帶備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行定期檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）數(shù)據(jù)存儲與安全1.ERP財務(wù)模塊的數(shù)據(jù)存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)具備可靠的硬件設(shè)施和安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等。2.嚴格限制對服務(wù)器的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)進行操作。操作人員應(yīng)定期更換密碼，確保密碼強度符合安全要求。3.對財務(wù)數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。4.定期對服務(wù)器進行維護和保養(yǎng)，檢查硬件設(shè)備運行狀況，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。（三）數(shù)據(jù)清理與歸檔1.定期對ERP財務(wù)模塊中的歷史數(shù)據(jù)進行清理，清理范圍包括已結(jié)賬的會計期間數(shù)據(jù)、已核銷的往來賬款數(shù)據(jù)等。2.清理歷史數(shù)據(jù)應(yīng)遵循公司檔案管理制度，確保數(shù)據(jù)清理過程可追溯、可審計。3.對清理后的歷史數(shù)據(jù)進行歸檔保存，歸檔數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全、可靠的介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和使用。五、權(quán)限管理（一）權(quán)限設(shè)置原則1.根據(jù)公司內(nèi)部職責(zé)分工和不相容崗位分離原則，設(shè)置ERP財務(wù)模塊的操作權(quán)限。2.權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，即操作人員只能擁有完成其工作職責(zé)所需的最低權(quán)限。3.定期對操作人員的權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與崗位職責(zé)相匹配。（二）權(quán)限分類與設(shè)置1.功能權(quán)限：根據(jù)財務(wù)模塊的功能模塊劃分，設(shè)置不同的功能操作權(quán)限，如憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬、報表查詢與生成等。2.數(shù)據(jù)權(quán)限：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置操作人員對不同會計期間、會計科目、客商信息、部門信息等數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。3.審批權(quán)限：明確不同級別財務(wù)人員對財務(wù)業(yè)務(wù)的審批權(quán)限，如費用報銷審批、付款審批等。（三）權(quán)限申請與審批1.新入職員工或因工作需要調(diào)整權(quán)限的員工，應(yīng)填寫權(quán)限申請表，詳細說明申請權(quán)限的原因和范圍。2.權(quán)限申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交財務(wù)負責(zé)人審批。3.財務(wù)負責(zé)人根據(jù)公司規(guī)定和實際工作需要，對權(quán)限申請進行審批，并在ERP系統(tǒng)中進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。（四）權(quán)限監(jiān)督與審計1.定期對ERP財務(wù)模塊的權(quán)限設(shè)置和使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)權(quán)限濫用或違規(guī)操作及時進行處理。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對ERP財務(wù)模塊的權(quán)限管理進行審計，評估權(quán)限管理的合規(guī)性和有效性，提出改進建議。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，制定年度ERP財務(wù)模塊培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。3.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP財務(wù)模塊的基本操作、系統(tǒng)功能應(yīng)用、財務(wù)管理制度、內(nèi)部控制要求等方面。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，由財務(wù)部門業(yè)務(wù)骨干或外部專業(yè)講師進行授課。2.開展在線培訓(xùn)，提供相關(guān)的培訓(xùn)視頻、文檔資料等，供員工自主學(xué)習(xí)。3.進行現(xiàn)場實操培訓(xùn)，讓員工在實際操作中熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。4.鼓勵員工之間相互交流和學(xué)習(xí)，分享操作經(jīng)驗和技巧。（三）培訓(xùn)考核1.對參加ERP財務(wù)模塊培訓(xùn)的員工進行考核，考核方式包括理論考試、實際操作考核等。2.考核內(nèi)容應(yīng)與培訓(xùn)內(nèi)容緊密結(jié)合，全面評估員工對ERP財務(wù)模塊知識和技能的掌握程度。3.考核成績應(yīng)記錄在員工培訓(xùn)檔案中，作為員工晉升、崗位調(diào)整等的參考依據(jù)。4.對于考核不合格的員工，應(yīng)安排補考或再次培訓(xùn)，直至考核合格為止。七、系統(tǒng)維護與升級（一）日常維護1.信息部門應(yīng)安排專人負責(zé)ERP財務(wù)模塊的日常維護工作，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對系統(tǒng)進行檢查和清理，優(yōu)化系統(tǒng)性能，確保系統(tǒng)運行速度和穩(wěn)定性。3.監(jiān)控系統(tǒng)日志，及時發(fā)現(xiàn)異常操作和安全隱患，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）故障處理1.當ERP財務(wù)模塊出現(xiàn)故障時，操作人員應(yīng)及時向信息部門報告。2.信息部門應(yīng)迅速響應(yīng)，對故障進行診斷和排除，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運行。3.對于重大故障，應(yīng)啟動應(yīng)急預(yù)案，采取臨時替代措施，確保財務(wù)工作不受影響，并及時組織技術(shù)力量進行修復(fù)。4.故障處理完成后，應(yīng)詳細記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、原因、處理過程和結(jié)果等信息，形成故障處理報告。（三）系統(tǒng)升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和財務(wù)管理需求，以及軟件供應(yīng)商發(fā)布的系統(tǒng)升級補丁，適時對ERP財務(wù)模塊進行升級。2.系統(tǒng)升級前，應(yīng)制定詳細的升級計劃，包括升級時間安排、升級內(nèi)容、測試方案、風(fēng)險評估等。3.升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時