啟用新部門印章管理辦法[公司/組織名稱]新部門印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司/組織新部門印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織新成立部門的各類印章，包括但不限于行政章、合同章、財(cái)務(wù)章、業(yè)務(wù)專用章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章的管理，確保印章使用的規(guī)范和安全。3.審批備案原則：印章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行備案登記。4.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，嚴(yán)格保密印章使用情況。印章的刻制與啟用印章刻制申請(qǐng)新部門成立后，如需刻制印章，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、用途、樣式等信息，并提交給公司/組織的行政管理部門。審批流程1.行政管理部門審核：行政管理部門對(duì)《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和必要性，并提出審核意見。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審核通過后，將申請(qǐng)表提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)刻制印章。3.主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請(qǐng)表需提交給主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終批準(zhǔn)。主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)印章刻制的必要性和安全性進(jìn)行全面審查，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行刻制。印章刻制1.選擇刻章單位：經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行印章刻制。刻章單位必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求進(jìn)行刻制，確保印章的質(zhì)量和安全性。2.印章樣式審核：印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)印章的樣式進(jìn)行審核，確保印章的文字、圖案、尺寸等符合公司/組織的要求和相關(guān)規(guī)定。3.印章備案：審核通過后，行政管理部門將印章的樣式、規(guī)格等信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，并留存印章印模。印章啟用1.啟用通知：印章刻制備案完成后，行政管理部門應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息，并通知公司/組織各部門。2.啟用儀式：對(duì)于重要印章，可根據(jù)實(shí)際情況舉行簡(jiǎn)單的啟用儀式，宣布印章正式啟用。啟用儀式應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人參加，以增強(qiáng)印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。印章的使用使用范圍1.行政章：用于公司/組織的行政文件、通知、報(bào)告、證明等的蓋章。2.合同章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財(cái)務(wù)章：用于公司/組織的財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開具、資金結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.業(yè)務(wù)專用章：用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件蓋章，如銷售合同章、采購(gòu)合同章、項(xiàng)目專用章等。具體使用范圍由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定，并報(bào)行政管理部門備案。使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章時(shí)，必須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對(duì)于一般性文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于重要文件或涉及金額較大的合同等，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及公司/組織核心利益的文件，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.審核蓋章：印章保管人收到《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)用印文件的內(nèi)容是否真實(shí)、合法、合規(guī)，簽字審批手續(xù)是否齊全。審核無(wú)誤后，方可在規(guī)定位置蓋章，并在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記。3.蓋章要求：印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的蓋章位置和方式進(jìn)行蓋章，確保印章清晰、端正、完整。蓋章后，應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后將文件返還申請(qǐng)人。特殊情況處理1.緊急用?。喝缬鼍o急情況需要立即用印，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)通過電話、短信等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。印章保管人在確認(rèn)情況屬實(shí)后，可先行蓋章，但必須做好記錄，并在事后督促申請(qǐng)人盡快補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印：因工作需要在異地使用印章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)提前與印章保管人溝通協(xié)調(diào)，并按照當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)和公司/組織的要求辦理相關(guān)手續(xù)。印章保管人可根據(jù)實(shí)際情況，采用郵寄印章、委托當(dāng)?shù)厝藛T代蓋等方式進(jìn)行用印，但必須確保印章的安全和使用的規(guī)范。印章的保管保管責(zé)任人1.行政章：由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.合同章：由法務(wù)部門或合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。3.財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。4.業(yè)務(wù)專用章：由各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管要求1.專人專柜保管：印章保管人應(yīng)配備專用的保險(xiǎn)柜或保管箱，將印章存放在安全可靠的地方，并確保鑰匙或密碼由專人妥善保管。2.雙人保管制度：對(duì)于重要印章，可實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管人分別保管印章的不同部分（如印模和印柄），使用時(shí)必須兩人同時(shí)在場(chǎng)方可蓋章。3.定期檢查：印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)禁外借：印章必須嚴(yán)格保管，嚴(yán)禁外借他人使用。如因特殊情況需要外借，必須經(jīng)過公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)的借用手續(xù)。借用期間，借用人員必須妥善保管印章，確保印章的安全和使用的規(guī)范。保管環(huán)境1.安全保密：印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備良好的安全保密條件，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，防止印章被盜用、冒用或損壞。2.環(huán)境整潔：印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，避免印章受到污染或損壞。印章的停用與銷毀停用情形1.部門撤銷：因公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整，部門被撤銷，其印章應(yīng)停止使用。2.業(yè)務(wù)變更：因公司/組織業(yè)務(wù)范圍調(diào)整，印章所涉及的業(yè)務(wù)不再開展，該印章應(yīng)停止使用。3.印章?lián)p壞：印章因使用年限過長(zhǎng)、磨損嚴(yán)重或其他原因無(wú)法正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。停用手續(xù)印章保管人在印章停用后，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，并提交給行政管理部門。行政管理部門審核通過后，發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用的相關(guān)事宜，并通知公司/組織各部門。印章銷毀1.銷毀申請(qǐng)：對(duì)于停用的印章，由印章保管人填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并提交給行政管理部門。2.審批流程：行政管理部門對(duì)《印章銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和必要性，并提出審核意見。審核通過后，將申請(qǐng)表提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)銷毀印章。3.銷毀方式：經(jīng)批準(zhǔn)后，印章銷毀可采用以下方式進(jìn)行：粉碎銷毀：對(duì)于重要印章或涉及公司/組織核心機(jī)密的印章，應(yīng)采用粉碎銷毀的方式，確保印章信息無(wú)法恢復(fù)。熔化銷毀：對(duì)于一些金屬材質(zhì)的印章，可采用熔化銷毀的方式，將印章熔化后重新制作成其他物品。其他方式：根據(jù)印章的材質(zhì)和實(shí)際情況，也可采用其他安全可靠的銷毀方式，如焚燒銷毀、化學(xué)銷毀等。4.銷毀記錄：印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由監(jiān)督人簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章的刻制、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.行政管理部門監(jiān)督：行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的日常管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)印章保管人進(jìn)行培訓(xùn)和考核，確保印章管理工作的規(guī)范和安全。3.法務(wù)部門監(jiān)督：法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用的合法性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)涉及法律事務(wù)的印章使用文件進(jìn)行審核，確保公司/組織的法律權(quán)益得到有效保障。檢查內(nèi)容1.印章管理制度執(zhí)行情況：檢查印章管理辦法的各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，是否存在違反規(guī)定的行為。2.印章使用審批情況：檢查印章使用是否經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，審批手續(xù)是否齊全，簽字是否真實(shí)有效。3.印章保管情況：檢查印章保管是否符合要求，是否存在安全隱患，印章保管人是否嚴(yán)格履行職責(zé)。4.印章使用記錄情況：檢查印章使用登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)更新，是否與實(shí)際用印情況相符。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理；情節(jié)較重的，給予警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職等處分，直至追究法律責(zé)任。2.因印章使用不當(dāng)給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任：