iso倉庫單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司倉庫單據(jù)管理，規(guī)范倉庫業(yè)務流程，確保倉庫物資的準確收發(fā)、存儲和流轉，提高倉庫運營效率，保障公司資產(chǎn)安全，依據(jù)ISO相關標準及公司實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有倉庫的單據(jù)管理，包括原材料倉庫、半成品倉庫、成品倉庫等各類倉庫的出入庫單據(jù)、庫存盤點單據(jù)、庫存調撥單據(jù)等相關業(yè)務單據(jù)的管理。（三）職責分工1.倉庫管理部門負責各類倉庫單據(jù)的日常填寫、收集、整理、保管和歸檔工作。按照規(guī)定的流程和標準，準確辦理物資的出入庫手續(xù)，確保單據(jù)信息的真實、準確、完整。定期對倉庫單據(jù)進行核對和盤點，保證賬實相符。2.采購部門負責采購訂單的下達，并及時將采購訂單副本傳遞給倉庫管理部門，作為物資入庫的依據(jù)。跟蹤采購物資的到貨情況，協(xié)調處理與供應商之間的交貨差異等問題。3.生產(chǎn)部門負責根據(jù)生產(chǎn)計劃向倉庫管理部門提交領料申請，明確領料物資的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。配合倉庫管理部門做好生產(chǎn)過程中的物資流轉和盤點工作。4.財務部門負責審核倉庫單據(jù)的合法性、準確性和完整性，依據(jù)單據(jù)進行賬務處理。定期與倉庫管理部門核對賬目，監(jiān)督倉庫物資的庫存情況。5.質量管理部門參與物資入庫檢驗工作，對檢驗合格的物資出具質量檢驗報告，作為倉庫入庫的依據(jù)之一。在物資出入庫過程中，對質量異常情況進行監(jiān)督和處理。（四）相關法律法規(guī)及行業(yè)標準遵循本辦法嚴格遵循國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》等，同時參照ISO9001質量管理體系標準、ISO14001環(huán)境管理體系標準等相關行業(yè)標準中關于文件控制和記錄管理的要求，確保倉庫單據(jù)管理工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。二、單據(jù)類型及管理要求（一）出入庫單據(jù)1.入庫單據(jù)采購入庫單：由采購部門根據(jù)采購訂單和供應商送貨單填寫，倉庫管理部門核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息后簽字確認。采購入庫單應一式多聯(lián)，分別傳遞給財務部門、采購部門、倉庫管理部門等相關部門。生產(chǎn)入庫單：生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品生產(chǎn)后，填寫生產(chǎn)入庫單，注明產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次等信息。倉庫管理部門驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并簽字確認。生產(chǎn)入庫單同樣需一式多聯(lián)，分發(fā)給相關部門。其他入庫單：包括退貨入庫、調撥入庫、盤盈入庫等情況，相關業(yè)務部門應填寫相應的入庫單，詳細說明入庫原因、物資信息等，倉庫管理部門按規(guī)定辦理入庫并記錄。管理要求入庫單據(jù)必須在物資實際入庫前填寫，確保信息的及時性和準確性。單據(jù)填寫應字跡清晰、內容完整，不得隨意涂改。如有涂改，必須由經(jīng)手人簽字確認。倉庫管理人員應認真核對入庫物資與單據(jù)信息是否一致，對于不符合要求的物資，應及時與相關部門溝通處理。入庫單據(jù)應及時傳遞給財務部門，以便進行賬務處理。財務部門應在規(guī)定時間內對入庫單據(jù)進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關部門。2.出庫單據(jù)領料單：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫領料單，注明領料物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后到倉庫領取物資。倉庫管理部門根據(jù)領料單發(fā)放物資，并在單據(jù)上簽字確認。領料單應一式多聯(lián)，分別留存?zhèn)}庫管理部門、生產(chǎn)部門、財務部門等。銷售出庫單：銷售部門根據(jù)銷售合同開具銷售出庫單，注明客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷售價格等信息。倉庫管理部門依據(jù)銷售出庫單辦理產(chǎn)品出庫手續(xù)，并簽字確認。銷售出庫單同樣需一式多聯(lián)，傳遞給財務部門、銷售部門、倉庫管理部門等相關部門。其他出庫單：包括退貨出庫、調撥出庫、盤虧出庫等情況，相關業(yè)務部門應填寫相應的出庫單，詳細說明出庫原因、物資信息等，倉庫管理部門按規(guī)定辦理出庫并記錄。管理要求出庫單據(jù)必須在物資實際出庫前填寫，確保物資發(fā)放的準確性和及時性。單據(jù)填寫應嚴格按照規(guī)定的格式和內容要求進行，不得遺漏重要信息。倉庫管理人員應依據(jù)審批后的出庫單據(jù)發(fā)放物資，嚴禁無單發(fā)貨或超單發(fā)貨。對于貴重物資或限量發(fā)放物資的出庫，應嚴格執(zhí)行特殊審批流程，確保物資的安全和合理使用。出庫單據(jù)應及時傳遞給財務部門，財務部門應根據(jù)單據(jù)進行成本核算和賬務處理。（二）庫存盤點單據(jù)1.盤點計劃：倉庫管理部門應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等信息。盤點計劃應提前通知相關部門，以便做好準備工作。2.盤點表：盤點人員在盤點過程中，應如實填寫庫存盤點表，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。盤點表應按倉庫區(qū)域、物資類別等進行分類填寫，確保清晰準確。3.盤點報告：盤點結束后，倉庫管理部門應根據(jù)盤點表編制盤點報告，說明盤點結果，包括賬實差異情況、差異原因分析等。盤點報告應提交給財務部門、倉庫管理部門負責人等相關人員審核。管理要求庫存盤點應定期進行，確保賬實相符。一般情況下，每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。盤點人員應具備認真負責的態(tài)度，按照規(guī)定的方法和程序進行盤點，保證盤點數(shù)據(jù)的真實性和準確性。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實差異，應及時查明原因，并填寫差異處理單，經(jīng)相關部門審批后進行調整。盤點報告應在盤點結束后的規(guī)定時間內提交，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決庫存管理中存在的問題。（三）庫存調撥單據(jù)1.調撥申請單：因業(yè)務需要，倉庫之間或倉庫與其他部門之間進行物資調撥時，由申請部門填寫調撥申請單，注明調撥物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調撥原因、調入調出倉庫等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。2.調撥單：倉庫管理部門根據(jù)調撥申請單辦理物資調撥手續(xù)，填寫調撥單，詳細記錄調撥物資的相關信息。調撥單應一式多聯(lián)，分別傳遞給調入倉庫、調出倉庫、財務部門等相關部門。管理要求庫存調撥應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行審批，確保調撥的合理性和必要性。調撥申請單和調撥單填寫應準確無誤，相關信息應與實際調撥情況一致。倉庫管理人員應及時辦理調撥手續(xù)，確保物資在規(guī)定時間內完成調撥，避免影響生產(chǎn)或銷售等業(yè)務的正常進行。財務部門應根據(jù)調撥單及時調整相關倉庫的賬目，保證財務數(shù)據(jù)的準確性。三、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本信息填寫單據(jù)應填寫完整的日期、單據(jù)編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、供應商名稱（或客戶名稱）、倉庫名稱、經(jīng)手人等基本信息。日期應填寫物資實際出入庫或發(fā)生相關業(yè)務的日期；單據(jù)編號應按照公司統(tǒng)一規(guī)定的編碼規(guī)則進行編制，確保唯一性和連續(xù)性；物資名稱、規(guī)格型號應與物資標識一致；數(shù)量應填寫準確的實際數(shù)量；單價和金額應根據(jù)實際交易價格填寫，如有折扣或其他特殊情況，應在備注欄注明；供應商名稱或客戶名稱應填寫全稱；倉庫名稱應明確具體的倉庫地點；經(jīng)手人應簽字確認對單據(jù)內容的真實性負責。（二）字跡及格式要求單據(jù)填寫應使用黑色或藍色中性筆，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。格式應符合公司規(guī)定的模板要求，各欄目應填寫在相應的位置，不得隨意涂改或跨行填寫。如有涂改，應在涂改處加蓋經(jīng)手人印章或簽字確認。（三）特殊情況填寫說明對于物資的質量狀況、批次信息、用途等特殊情況，應在單據(jù)的備注欄或專門設置的說明欄中詳細填寫。如物資存在質量問題，應注明質量問題的描述和處理情況；對于不同批次的物資，應分別注明批次號；對于物資的用途，應明確填寫用于生產(chǎn)、銷售、維修等具體業(yè)務。四、單據(jù)流轉程序（一）入庫單據(jù)流轉1.采購部門收到供應商送貨通知后，根據(jù)采購訂單填寫采購入庫單，并將采購入庫單副本傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到采購入庫單后，安排人員核對送貨物資與采購訂單及采購入庫單信息是否一致。核對內容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等。3.經(jīng)核對無誤后，倉庫管理人員在采購入庫單上簽字確認，并辦理物資入庫手續(xù)。同時，將采購入庫單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門作為庫存記錄依據(jù)，一聯(lián)傳遞給財務部門進行賬務處理，一聯(lián)傳遞給采購部門作為采購業(yè)務完成的憑證。4.對于生產(chǎn)入庫單，生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，填寫生產(chǎn)入庫單并提交給倉庫管理部門。5.倉庫管理部門按照生產(chǎn)入庫單的要求，對產(chǎn)品進行驗收。驗收合格后，倉庫管理人員簽字確認，并辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。將生產(chǎn)入庫單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門，一聯(lián)傳遞給財務部門，一聯(lián)傳遞給生產(chǎn)部門。6.其他入庫情況，如退貨入庫、調撥入庫、盤盈入庫等，相關業(yè)務部門填寫相應的入庫單，按照上述類似流程傳遞給倉庫管理部門，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)后，將入庫單分發(fā)給相關部門。（二）出庫單據(jù)流轉1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫領料單，經(jīng)部門負責人審批后，將領料單提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到領料單后，核對領料單信息與庫存情況。確認庫存有足夠物資且領料單審批手續(xù)齊全后，按照領料單發(fā)放物資，并在領料單上簽字確認。3.倉庫管理人員將領料單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門作為庫存減少記錄依據(jù)，一聯(lián)傳遞給生產(chǎn)部門作為領料憑證，一聯(lián)傳遞給財務部門進行成本核算。4.銷售部門根據(jù)銷售合同開具銷售出庫單，并將銷售出庫單傳遞給倉庫管理部門。5.倉庫管理部門依據(jù)銷售出庫單辦理產(chǎn)品出庫手續(xù)，在銷售出庫單上簽字確認。將銷售出庫單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門，一聯(lián)傳遞給財務部門，一聯(lián)傳遞給銷售部門。6.其他出庫情況，如退貨出庫、調撥出庫、盤虧出庫等，相關業(yè)務部門填寫相應的出庫單，按照類似流程傳遞給倉庫管理部門，倉庫管理部門辦理出庫手續(xù)后，將出庫單分發(fā)給相關部門。（三）庫存盤點單據(jù)流轉1.倉庫管理部門制定庫存盤點計劃，經(jīng)部門負責人審核后，報公司管理層批準。2.盤點計劃批準后，倉庫管理部門組織盤點人員進行庫存盤點。盤點人員在盤點過程中填寫庫存盤點表。3.盤點結束后，倉庫管理部門根據(jù)庫存盤點表編制盤點報告。盤點報告應包括盤點范圍、盤點時間、盤點結果（賬實差異情況）、差異原因分析及處理建議等內容。4.倉庫管理部門將盤點報告提交給財務部門、倉庫管理部門負責人等相關人員審核。審核通過后，倉庫管理部門根據(jù)審核意見對庫存賬目進行調整，并將調整后的庫存信息更新到相關系統(tǒng)中。（四）庫存調撥單據(jù)流轉1.因業(yè)務需要進行物資調撥時，申請部門填寫調撥申請單，經(jīng)部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到調撥申請單后，審核調撥申請的合理性和必要性。審核通過后，根據(jù)調撥申請單填寫調撥單。3.倉庫管理部門安排物資調出倉庫和調入倉庫的管理人員辦理物資調撥手續(xù)。調出倉庫管理人員按照調撥單發(fā)貨，并在調撥單上簽字確認；調入倉庫管理人員收到物資后，核對物資信息并在調撥單上簽字確認。4.倉庫管理部門將調撥單的一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門，一聯(lián)傳遞給調入倉庫，一聯(lián)傳遞給調出倉庫，一聯(lián)傳遞給財務部門。財務部門根據(jù)調撥單調整相關倉庫的賬目。五、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限各類倉庫單據(jù)的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，出入庫單據(jù)、庫存盤點單據(jù)、庫存調撥單據(jù)等應保管[X]年，以便進行財務審計、業(yè)務追溯等工作。（二）保管方式1.倉庫管理部門應設置專門的單據(jù)保管區(qū)域，配備必要的文件柜、文件夾等存儲設備，確保單據(jù)存放有序、安全。2.單據(jù)應按照類別、時間順序進行分類整理，每類單據(jù)應裝訂成冊或裝入文件盒，并在封面或標簽上注明單據(jù)名稱、所屬期間等信息，便于查找和管理。3.對于電子單據(jù)，應進行定期備份，并存儲在安全的存儲介質上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔要求1.倉庫單據(jù)存檔應建立詳細的索引目錄，記錄單據(jù)的名稱、編號、日期、存放位置等信息，方便快速查詢和調閱。2.存檔單據(jù)應保持原始狀態(tài)，不得擅自銷毀、涂改或丟失。如有特殊情況需要查閱、借閱單據(jù)，應按照公司規(guī)定的審批流程辦理相關手續(xù)，并做好記錄。3.定期對存檔單據(jù)進行檢查和清理，對于超過保管期限且確無留存必要的單據(jù)，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、單據(jù)審核與監(jiān)督（一）審核流程1.倉庫管理部門在辦理出入庫手續(xù)時，應對單據(jù)的填寫內容進行初步審核，確保單據(jù)信息準確、完整。2.財務部門收到倉庫傳遞的單據(jù)后，對單據(jù)的合法性、準確性和完整性進行審核。審核內容包括單據(jù)的簽字蓋章是否齊全、物資出入庫的數(shù)量和金額是否與財務核算一致、業(yè)務處理是否符合公司財務制度等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與倉庫管理部門或相關業(yè)務部門溝通核實，并要求其進行更正或補充。3.對于涉及重大物資出入庫業(yè)務或金額較大的單據(jù)，財務部門應提交給財務負責人進行審核，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。4.倉庫管理部門負責人應對倉庫單據(jù)的管理工作進行定期檢查和審核，監(jiān)督倉庫管理人員是否按照規(guī)定的流程和要求辦理單據(jù)業(yè)務，確保單據(jù)管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督機制1.公司內部審計部門應定期對倉庫單據(jù)管理情況進行審計監(jiān)督，檢查單據(jù)的填寫、流轉、保管、存檔等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關法律法