酒店項(xiàng)目檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在酒店項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營和管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有酒店項(xiàng)目從項(xiàng)目籌備、建設(shè)到運(yùn)營全過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店項(xiàng)目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映酒店項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善酒店項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查酒店項(xiàng)目各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。4.集中統(tǒng)一管理酒店項(xiàng)目檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架等工作。5.負(fù)責(zé)檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）項(xiàng)目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在酒店項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按時(shí)移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類酒店項(xiàng)目檔案分為工程建設(shè)檔案、運(yùn)營管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、人力資源檔案、市場營銷檔案等五大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。1.工程建設(shè)檔案項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評估報(bào)告等?？⒐を?yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程審計(jì)報(bào)告等。2.運(yùn)營管理檔案管理制度：酒店各項(xiàng)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：客房、餐飲、前臺等各部門服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。賓客資料：賓客入住登記、消費(fèi)記錄、投訴處理等。運(yùn)營報(bào)表：營業(yè)收入報(bào)表、成本費(fèi)用報(bào)表、客房出租率報(bào)表等。市場營銷資料：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。3.財(cái)務(wù)管理檔案財(cái)務(wù)預(yù)算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算、月度財(cái)務(wù)預(yù)算等。會計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。4.人力資源檔案員工檔案：員工基本信息、勞動(dòng)合同、工資薪酬、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。招聘錄用資料：招聘計(jì)劃、面試記錄、錄用通知等。培訓(xùn)資料：培訓(xùn)課程安排、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核記錄等。人事任免文件：員工晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件。5.市場營銷檔案市場調(diào)研資料：市場需求分析、競爭對手分析、消費(fèi)者行為研究等。營銷活動(dòng)策劃：促銷活動(dòng)方案、主題活動(dòng)策劃、廣告投放計(jì)劃等?？蛻絷P(guān)系管理：客戶信息管理、客戶滿意度調(diào)查、客戶投訴處理等。合作伙伴資料：供應(yīng)商信息、旅行社合作協(xié)議、媒體合作合同等。（二）檔案編號檔案編號采用“項(xiàng)目代碼+分類代碼+年度+順序號”的結(jié)構(gòu)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。1.項(xiàng)目代碼：以酒店項(xiàng)目名稱的首字母縮寫作為項(xiàng)目代碼，如“XX酒店”項(xiàng)目代碼為“XXJD”。2.分類代碼：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示，如工程建設(shè)檔案代碼為“GC”，運(yùn)營管理檔案代碼為“YY”，財(cái)務(wù)管理檔案代碼為“CW”，人力資源檔案代碼為“RL”，市場營銷檔案代碼為“SC”。3.年度：以公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號。例如，“XX酒店”項(xiàng)目2023年形成的第一份工程建設(shè)檔案（項(xiàng)目前期文件中的立項(xiàng)批復(fù)）編號為：XXJDGC20230001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集范圍、收集時(shí)間和收集責(zé)任人，確保文件材料的及時(shí)收集。2.在酒店項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營過程中，各部門形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理，定期移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。3.對于重要的會議文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括文件材料的分類、編號、裝訂、編目等。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，使其整齊統(tǒng)一。對于幅面較大的圖紙，應(yīng)按要求進(jìn)行折疊，確保圖紙內(nèi)容完整、清晰。3.對電子檔案，應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，確保文件名規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便于查詢和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、柜號等信息。2.對紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行分別保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、檔案名稱等信息；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.酒店項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映酒店項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營全過程的重要文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如工程建設(shè)中的重要技術(shù)文件、運(yùn)營管理中的重要規(guī)章制度、財(cái)務(wù)會計(jì)憑證等。短期保管的檔案：保管期限為10年以下的檔案，如一般性的文件材料、臨時(shí)性的報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和酒店項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案編號、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱酒店項(xiàng)目檔案。涉及酒店商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和利用。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱、借閱檔案名稱及編號、歸還時(shí)間等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立酒店項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案查詢功能：支持按照檔案編號、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等多種條件進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.借閱審批功能：實(shí)現(xiàn)借閱申請的在線提交、審批流程設(shè)置，審批結(jié)果實(shí)時(shí)反饋，確保借閱手續(xù)的規(guī)范辦理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：采取數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放。2.安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對酒店項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案保管場所和設(shè)備的安全狀況，是否存在安全隱患。