采購合同簽訂管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購合同簽訂管理，規(guī)范采購合同簽訂流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高采購工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及采購合同簽訂的相關(guān)活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得損害任何一方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同簽訂過程中應(yīng)誠實守信，如實提供相關(guān)信息，履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險防控原則：充分評估合同履行過程中的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防控，確保公司利益不受損失。二、采購合同簽訂流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨日期等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括采購需求的合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和審批權(quán)限，對采購申請進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道選擇潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商名錄、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件的審核。3.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，填寫《供應(yīng)商評估表》。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理和評估。（四）采購談判與合同起草1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。3.采購合同文本應(yīng)參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板進(jìn)行起草，如有特殊情況需要修改合同模板，應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核同意。（五）合同審核1.采購合同起草完成后，采購部門將合同文本提交至公司法律部門進(jìn)行審核。2.法律部門對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，是否明確雙方的權(quán)利和義務(wù)等。3.法律部門根據(jù)審核結(jié)果，提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改和完善。（六）合同簽訂1.采購合同經(jīng)法律部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司采購部門、財務(wù)部門、法律部門等相關(guān)部門留存。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤合同執(zhí)行情況。三、采購合同主要條款（一）當(dāng)事人信息1.明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保雙方信息準(zhǔn)確無誤。2.合同雙方應(yīng)提供有效的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書等相關(guān)證明文件，并加蓋公章。（二）采購內(nèi)容1.詳細(xì)描述采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，確保雙方對采購內(nèi)容理解一致。2.如有特殊要求或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)在合同中明確約定，并提供相關(guān)技術(shù)文件或說明。（三）價格條款1.明確采購物資或服務(wù)的單價、總價及價格組成明細(xì)，確保價格合理、透明。2.如有價格調(diào)整條款，應(yīng)在合同中明確約定價格調(diào)整的條件、方式和時間等。（四）交貨條款1.約定交貨時間、地點(diǎn)、方式等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量交貨。2.明確交貨驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，如驗收時間、驗收人員、驗收流程等，確保采購物資或服務(wù)符合合同要求。（五）付款條款1.明確付款方式、付款時間和付款比例等內(nèi)容，確保付款流程清晰、合理。2.如有預(yù)付款、驗收款、質(zhì)保金等相關(guān)條款，應(yīng)在合同中明確約定，并注明支付條件和時間。（六）質(zhì)量保證條款1.供應(yīng)商應(yīng)提供質(zhì)量保證承諾，明確產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和售后服務(wù)期限。2.如有質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如退換貨、賠償損失等。（七）違約責(zé)任條款1.明確雙方在合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約情形及相應(yīng)的違約責(zé)任，如逾期交貨、逾期付款、質(zhì)量不合格等。2.違約責(zé)任應(yīng)具體、明確，具有可操作性，以保障合同的順利履行。（八）爭議解決條款1.約定雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。2.如選擇仲裁方式解決爭議，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱和仲裁規(guī)則；如選擇訴訟方式解決爭議，應(yīng)明確管轄法院的名稱。四、采購合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息。2.定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利執(zhí)行。（二）交貨驗收1.采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》。3.如驗收合格，驗收人員應(yīng)在《驗收報告》上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，并記錄相關(guān)情況。（三）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核付款申請，并辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明文件，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。3.如因特殊情況需要提前或延遲付款，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并與供應(yīng)商協(xié)商一致。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.采購部門應(yīng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門，并跟蹤變更協(xié)議的執(zhí)行情況。（五）合同終止管理1.采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，合同雙方應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.合同終止后，采購部門應(yīng)及時清理合同檔案，將相關(guān)資料歸檔保存。3.對合同終止后的遺留問題，如質(zhì)量問題、售后服務(wù)問題等，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。五、采購合同檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、驗收報告、付款憑證等資料收集整理。2.確保檔案資料齊全、完整、真實，能夠準(zhǔn)確反映合同簽訂和履行的全過程。（二）檔案整理1.采購部門按照檔案管理的要求，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。2.建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.采購合同檔案應(yīng)妥善保管，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案安全。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。3.涉及公司機(jī)密的采購合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對采購合同簽訂和履行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂流程是否合規(guī)、合同條款是否執(zhí)行到位、采購成本是否合理等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果，提出