轉(zhuǎn)發(fā)采購需求管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購需求管理工作，確保采購活動符合公司戰(zhàn)略目標和業(yè)務需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購需求的提出、審核、執(zhí)行及監(jiān)督等相關(guān)活動。涵蓋各類物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則采購需求管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。確保采購活動合法合規(guī)，避免法律風險。2.需求導向原則以滿足公司業(yè)務運營和發(fā)展的實際需求為出發(fā)點，精準把握采購需求，避免盲目采購和過度采購。3.流程規(guī)范原則建立科學、嚴謹、規(guī)范的采購需求管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作要求，確保采購工作有序進行。4.協(xié)同合作原則采購部門與各需求部門密切協(xié)作，加強溝通與信息共享，共同推進采購需求管理工作。5.效益優(yōu)先原則在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。二、采購需求的提出（一）需求識別1.各部門應定期對本部門的業(yè)務活動進行梳理，識別出需要采購的物資或服務。包括但不限于生產(chǎn)設備、辦公用品、原材料、外包服務等。2.根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃，提前預測未來一段時間內(nèi)可能出現(xiàn)的采購需求，以便做好采購準備工作。（二）需求分析1.對識別出的采購需求進行詳細分析，明確需求的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、售后服務等要求。2.考慮市場供應情況、價格波動趨勢等因素，評估采購需求的合理性和可行性。（三）需求申請1.需求部門填寫《采購需求申請表》，詳細描述采購需求的各項內(nèi)容。申請表應包括需求部門名稱、需求項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間、預算金額等信息。2.附上相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、樣品等資料，以便采購部門準確理解采購需求。（四）需求審批1.《采購需求申請表》提交至需求部門負責人進行初審，審核需求的必要性、合理性和準確性。2.初審通過后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，對采購需求進行綜合評估，做出審批決定。3.對于重大采購需求，需提交公司管理層會議審議通過。三、采購需求的審核（一）采購部門審核1.采購部門收到經(jīng)審批的《采購需求申請表》后，對需求的完整性、準確性、合規(guī)性進行審核。2.檢查需求是否符合公司采購政策和流程，是否與公司現(xiàn)有資產(chǎn)相匹配，是否存在重復采購等情況。3.對需求的技術(shù)要求進行審核，如有必要，組織相關(guān)技術(shù)人員進行論證，確保技術(shù)要求明確、合理、可行。（二）財務部門審核1.財務部門對采購需求的預算金額進行審核，確保預算合理、資金落實。2.審查采購需求是否符合公司財務管理制度，是否存在預算超支風險。（三）法務部門審核1.法務部門對采購需求涉及的合同條款、法律法規(guī)等進行審核，防范法律風險。2.檢查采購活動是否符合相關(guān)法律法規(guī)要求，合同條款是否合法合規(guī)、公平合理。（四）綜合審核意見反饋1.采購部門、財務部門、法務部門在審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與需求部門溝通，提出修改意見。2.需求部門根據(jù)審核意見對《采購需求申請表》進行修改完善后，重新提交審核，直至審核通過。四、采購需求的執(zhí)行（一）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，制定采購計劃。采購計劃應明確采購方式、采購時間安排、供應商選擇標準等內(nèi)容。2.對于緊急采購需求，應制定特殊的采購計劃，確保需求能夠及時得到滿足。（二）供應商選擇與管理1.根據(jù)采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如供應商數(shù)據(jù)庫、行業(yè)展會、網(wǎng)絡平臺、供應商推薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的情況。3.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商，保持供應商隊伍的穩(wěn)定性和競爭力。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同條款合法合規(guī)、準確清晰、具有可操作性。3.合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、法務部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（四）采購訂單下達與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，明確采購的物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.建立采購訂單跟蹤機制，及時掌握采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務按時、按質(zhì)、按量完成。（五）驗收與付款1.需求部門負責組織對采購物資或服務進行驗收，按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢驗，確保所采購的物資或服務符合要求。2.驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。財務部門對付款申請進行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。五、采購需求的監(jiān)督與評估（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購需求管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司規(guī)定的流程和制度，是否存在違規(guī)操作行為。2.設立舉報渠道，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）績效評估1.建立采購需求管理績效評估體系，對采購部門及相關(guān)人員的工作績效進行評估。評估指標包括采購任務完成率、采購成本控制情況、采購質(zhì)量合格率、供應商滿意度等。2.根據(jù)績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行督促整改，不斷提高采購需求管理水平。六、信息管理與溝通協(xié)調(diào)（一）信息管理1.建立采購需求管理信息系統(tǒng)，對采購需求的提出、審核、執(zhí)行等全過程信息進行記錄和管理，實現(xiàn)信息的共享和查詢。2.定期對采購需求管理信息進行整理和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）溝通協(xié)調(diào)1.采購部門與需求部門之間應保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。需求部門應及時向采購部門反饋需求變更情況，采購部門應及時調(diào)整采購計劃。2.采購部門與供應商之間應建立良好的溝通機制，定期溝通采購進展情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門與財務部門、法務部門等相關(guān)部門之間應加強協(xié)作，共同推進采購需求管理