采購合同管理辦法大學一、總則（一）目的為加強學校采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護學校合法權益，防范采購風險，提高采購效益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和學校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校各部門、各單位在教學、科研、行政、后勤等活動中簽訂的采購合同。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則采購合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校規(guī)章制度。2.公平公正原則合同雙方應遵循公平、公正的原則，明確各自的權利和義務，不得損害國家利益、學校利益和他人合法權益。3.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則采購合同管理應注重提高采購效益，降低采購成本，保證采購質(zhì)量。二、采購合同的簽訂（一）合同簽訂前的準備1.采購需求調(diào)研采購部門應根據(jù)學校教學、科研、行政、后勤等工作需要，開展采購需求調(diào)研，明確采購項目的技術規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應商選擇采購部門應按照學校相關規(guī)定，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式選擇合格的供應商。對供應商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、生產(chǎn)能力、售后服務等進行綜合評估，建立供應商檔案。3.合同文本擬定采購部門應根據(jù)采購項目的特點和要求，擬定合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任、爭議解決方式等條款。合同文本應符合國家法律法規(guī)和學校規(guī)章制度的要求，語言準確、表述清晰、條款完備。（二）合同審批1.采購部門將擬定好的合同文本提交至學校采購管理部門進行初審。采購管理部門對合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性進行審查，提出初審意見。2.初審通過后，采購部門將合同文本提交至學校法務部門進行合法性審查。法務部門對合同文本的法律條款進行審查，提出法律意見。3.根據(jù)采購管理部門和法務部門的審查意見，采購部門對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)采購部門負責人、學校分管領導審核簽字后，報學校校長審批。4.學校校長對合同文本進行最終審批。審批通過的合同文本方可加蓋學校公章或合同專用章。（三）合同簽訂1.合同簽訂應采用書面形式。合同文本經(jīng)雙方當事人簽字（蓋章）后生效。2.合同簽訂過程中，雙方當事人應仔細核對合同文本的條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結果相符。如有異議，應及時提出并協(xié)商解決。3.合同簽訂后，采購部門應將合同副本一份交學校財務部門備案，一份交學校檔案管理部門存檔，一份留存采購部門備查。三、采購合同的履行（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和督促。及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、交貨情況、質(zhì)量狀況等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題。2.采購部門應要求供應商按照合同約定的時間、地點、方式交付貨物或提供服務。如因特殊原因需要變更交貨時間、地點、方式等，供應商應提前通知采購部門，并經(jīng)采購部門書面同意。3.采購部門應組織相關人員對供應商交付的貨物或提供的服務進行驗收。驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準、驗收方式進行，確保貨物或服務符合要求。驗收合格后，采購部門應出具驗收報告。（二）付款管理1.采購部門應按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應審核供應商提交的發(fā)票、驗收報告等相關憑證，確保憑證真實、合法、有效。2.財務部門應根據(jù)采購部門提交的付款申請和相關憑證，按照學校財務管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款時，應嚴格審核付款金額、付款方式、付款對象等信息，確保付款準確無誤。3.如因供應商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或貨物質(zhì)量不符合要求，采購部門應暫停付款，并及時與供應商協(xié)商解決問題。待問題解決后，再根據(jù)協(xié)商結果辦理付款手續(xù)。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間、雙方的權利和義務等條款。變更或解除協(xié)議簽訂后，雙方應按照協(xié)議約定履行各自的義務。3.合同變更或解除后，采購部門應及時將變更或解除情況通知學校財務部門、檔案管理部門等相關部門，并辦理相關手續(xù)。四、采購合同的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學校審計部門應定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。重點審查合同的合法性、合規(guī)性、效益性，以及合同執(zhí)行過程中的內(nèi)部控制情況。2.學校紀檢監(jiān)察部門應加強對采購合同管理工作的監(jiān)督檢查。對采購合同管理過程中的違規(guī)違紀行為進行嚴肅查處，維護學校的利益和形象。3.學校采購管理部門應定期對采購合同的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，總結經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.學校應積極配合國家有關部門對采購合同的監(jiān)督檢查。如實提供相關資料和信息，接受國家有關部門的監(jiān)督和指導。2.學校應建立健全采購合同投訴處理機制。對供應商或其他利害關系人提出的投訴，應及時受理、調(diào)查、處理，并將處理結果及時反饋給投訴人。五、采購合同的檔案管理（一）檔案收集采購部門應在合同簽訂后及時將合同副本、相關審批文件、驗收報告、發(fā)票等資料收集整理，移交學校檔案管理部門存檔。（二）檔案整理檔案管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對采購合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料完整、規(guī)范、有序。（三）檔案保管檔案管理部門應妥善保管采購合同檔案，確保檔案資料的安全。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和學校規(guī)章制度的要求執(zhí)行。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，查閱人應填寫查閱申請表，經(jīng)采購部門負責人或?qū)W校分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人應遵守檔案查閱的相關規(guī)定，不得擅自復制、涂改、銷毀檔案資料。六、違約責任（一）供應商違約責任1.供應商未按照合同約定的時間、地點、方式交付貨物或提供服務的，應承擔違約責任。采購部門有權要求供應商按照合同約定繼續(xù)履行義務，或采取補救措施，并要求供應商賠償因此給學校造成的損失。2.供應商交付的貨物或提供的服務不符合合同約定的質(zhì)量標準的，采購部門有權要求供應商負責修理、更換、重作、退貨等，并要求供應商賠償因此給學校造成的損失。如供應商拒絕履行上述義務，采購部門有權解除合同，并要求供應商返還已支付的貨款及利息，賠償因此給學校造成的損失。3.供應商擅自變更或解除合同的，應承擔違約責任。采購部門有權要求供應商繼續(xù)履行合同，或采取補救措施，并要求供應商賠償因此給學校造成的損失。（二）學校違約責任1.學校未按照合同約定的時間、方式支付貨款的，應承擔違約責任。供應商有權要求學校按照合同約定支付貨款及利息，并賠償因此給供應商造成的損失。2.學校擅自變更或解除合同的，應承擔違約責任。供應商有權要求學校繼續(xù)履行合同，或采取補救措施，并要求學校賠償因此給供應商造成的損失。七、爭議解決（一）協(xié)商解決合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議的，應首先通過協(xié)商解決。雙方應本著友好、合作的態(tài)度，積極溝通協(xié)商，尋求解決爭議的最佳方案。（二）仲裁或訴訟如雙方協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有