采購管理辦法法務(wù)職責(zé)一、總則（一）目的本辦法旨在明確法務(wù)在公司采購管理中的職責(zé)，規(guī)范采購流程中的法律事務(wù)處理，防范法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，確保采購活動依法依規(guī)進行，促進公司采購業(yè)務(wù)的健康、有序發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等各類采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.合規(guī)性原則：確保采購流程符合相關(guān)法律程序和要求，杜絕違法違規(guī)操作。3.風(fēng)險防控原則：法務(wù)應(yīng)提前介入采購活動，識別、評估和應(yīng)對潛在法律風(fēng)險，將風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)。4.權(quán)益保護原則：維護公司在采購活動中的合法權(quán)益，保障公司利益最大化。二、法務(wù)在采購前期的職責(zé)（一）參與采購需求制定1.法務(wù)人員應(yīng)與采購部門、使用部門等相關(guān)人員溝通，了解采購項目的背景、目的、需求等信息。2.從法律角度對采購需求進行審查，確保需求的表述清晰、準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義或引發(fā)法律糾紛。例如，對于技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，要明確具體、可衡量，符合法律法規(guī)和行業(yè)慣例。3.協(xié)助采購部門和使用部門梳理采購需求中的法律要點，如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、售后服務(wù)責(zé)任等，并提出法律建議，確保采購需求合法合規(guī)且具有可操作性。（二）采購政策與制度審查1.定期審查公司采購政策和制度，確保其符合國家法律法規(guī)以及監(jiān)管要求。例如，檢查采購流程中的審批環(huán)節(jié)是否符合公司治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制要求，防止出現(xiàn)權(quán)力濫用或決策程序不合法的情況。2.根據(jù)法律法規(guī)變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時提出采購政策和制度的修訂建議，保證制度的有效性和適應(yīng)性。3.對新制定的采購政策和制度進行合法性審核，出具法律意見，確保其內(nèi)容合法、合規(guī)，不存在法律漏洞或潛在法律風(fēng)險。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審查1.協(xié)助采購部門建立供應(yīng)商資質(zhì)審查機制，明確審查標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對供應(yīng)商的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的真實性、有效性和合法性，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。3.審查供應(yīng)商的信用狀況，通過查詢信用記錄、行業(yè)評價等方式，了解供應(yīng)商的商業(yè)信譽、財務(wù)狀況和涉訴情況等，評估其履約能力和信用風(fēng)險，避免與不良供應(yīng)商合作，降低采購風(fēng)險。4.關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)變動情況，及時要求采購部門更新供應(yīng)商信息，確保采購活動中所涉及的供應(yīng)商始終具備合法有效的資質(zhì)。（四）合同模板審查與修訂1.對公司現(xiàn)有的采購合同模板進行全面審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保護公司合法權(quán)益。2.根據(jù)不同類型的采購項目和業(yè)務(wù)需求，對合同模板進行修訂和完善，增加必要的法律條款，如違約責(zé)任、爭議解決方式、不可抗力條款等，確保合同的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性。3.關(guān)注法律法規(guī)和政策的變化，及時調(diào)整合同模板中的相關(guān)條款，使合同內(nèi)容始終與最新法律規(guī)定保持一致，避免因法律適用問題導(dǎo)致合同糾紛。三、法務(wù)在采購過程中的職責(zé)（一）合同談判參與1.根據(jù)采購項目的具體情況，法務(wù)人員應(yīng)參與重要采購項目的合同談判，為公司提供法律支持。2.在談判過程中，法務(wù)人員要準(zhǔn)確把握法律法規(guī)的要求，對合同條款進行把關(guān)，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。例如，對于價格條款、付款方式、交付時間等關(guān)鍵條款，要從法律角度進行審查，防止出現(xiàn)顯失公平或違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的情況。3.協(xié)助采購部門與供應(yīng)商就合同條款進行協(xié)商和溝通，平衡雙方利益，爭取有利的合同條件。在維護公司合法權(quán)益的前提下，促進合同的順利簽訂，避免因合同條款不合理而導(dǎo)致談判僵局或后續(xù)糾紛。（二）合同起草與審核1.根據(jù)采購談判結(jié)果，法務(wù)人員負(fù)責(zé)起草采購合同。起草過程中，要確保合同條款準(zhǔn)確、清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)要求。2.對采購合同進行嚴(yán)格審核，重點審查合同主體資格、合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。審核合同是否存在法律風(fēng)險，如條款是否明確具體、是否存在歧義、是否符合法律法規(guī)強制性規(guī)定等。3.對于合同中的特殊條款或法律風(fēng)險較高的條款，要進行詳細(xì)分析和論證，提出專業(yè)的法律意見和建議。例如，對于涉及知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、保密義務(wù)、不可抗力等條款，要確保其合法有效，并能充分保護公司利益。4.在合同審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，要及時與采購部門溝通，要求其進行修改和完善，確保合同質(zhì)量。只有經(jīng)過法務(wù)審核通過的合同，才能進入簽訂流程。（三）合同簽訂監(jiān)督1.法務(wù)人員應(yīng)監(jiān)督采購合同的簽訂過程，確保簽訂程序合法合規(guī)。例如，檢查合同簽訂是否經(jīng)過公司授權(quán)代表簽字、蓋章，簽字蓋章手續(xù)是否齊全，簽訂過程是否符合公司內(nèi)部審批流程等。2.對合同簽訂的真實性和有效性進行審查，防止出現(xiàn)虛假合同或惡意串通簽訂合同等違法行為。確保合同雙方的意思表示真實，合同內(nèi)容是雙方自愿協(xié)商一致的結(jié)果。3.在合同簽訂后，法務(wù)人員要及時對合同進行編號、歸檔，并建立合同臺賬，以便對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和管理。（四）采購活動合規(guī)監(jiān)督1.法務(wù)人員應(yīng)定期或不定期對采購活動進行合規(guī)檢查，確保采購流程符合法律法規(guī)和公司制度要求。檢查內(nèi)容包括采購審批程序是否執(zhí)行到位、采購文件是否規(guī)范、供應(yīng)商選擇是否合規(guī)等。2.對采購活動中的違規(guī)行為及時提出糾正意見，并要求相關(guān)部門進行整改。對于嚴(yán)重違規(guī)行為，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，維護公司采購活動的正常秩序。3.關(guān)注采購活動中的法律動態(tài)和風(fēng)險變化，及時調(diào)整監(jiān)督重點和方式，確保采購活動始終處于合法合規(guī)的軌道。四、法務(wù)在采購合同履行中的職責(zé)（一）合同履行跟蹤1.建立合同履行跟蹤機制，定期與采購部門、使用部門等溝通，了解合同履行情況。2.督促合同雙方按照合同約定履行各自義務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。例如，對于供應(yīng)商逾期交貨、交付貨物質(zhì)量不符合要求等情況，要及時通知采購部門采取相應(yīng)措施，并跟蹤處理結(jié)果。3.關(guān)注合同履行過程中的法律風(fēng)險變化，如法律法規(guī)政策調(diào)整對合同履行的影響、對方可能出現(xiàn)的違約行為等，提前做好應(yīng)對準(zhǔn)備。（二）變更與解除管理1.對于采購合同履行過程中需要變更或解除的情況，法務(wù)人員要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和合同約定進行審查和處理。2.協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商變更或解除合同事宜，確保變更或解除合同的程序合法合規(guī)，避免因擅自變更或解除合同而引發(fā)法律糾紛。3.對變更或解除合同的協(xié)議進行起草、審核，確保協(xié)議內(nèi)容明確雙方權(quán)利義務(wù)，符合法律法規(guī)要求，保護公司合法權(quán)益。（三）糾紛處理1.如果在采購合同履行過程中發(fā)生糾紛，法務(wù)人員應(yīng)及時介入，了解糾紛情況，收集相關(guān)證據(jù)。2.根據(jù)糾紛的性質(zhì)和具體情況，分析法律關(guān)系，制定糾紛解決方案。可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛，選擇最有利于公司的解決途徑。3.在糾紛處理過程中，法務(wù)人員要代表公司參與談判、調(diào)解、仲裁或訴訟活動，維護公司合法權(quán)益。充分運用法律武器，爭取有利的處理結(jié)果，降低公司損失。五、法務(wù)在采購檔案管理中的職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)收集采購活動中形成的各類法律文件和資料，包括采購需求文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同、談判記錄、往來函件等。2.對收集到的檔案資料進行整理和分類，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。按照不同采購項目和類別，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。（二）檔案保管與維護1.建立專門的采購檔案保管制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，確保檔案的安全存放。2.對采購檔案進行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的質(zhì)量和可讀性。3.根據(jù)檔案的重要性和保存期限要求，合理確定檔案的保管期限，并按照規(guī)定進行檔案的銷毀處理。在銷毀檔案時，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程合法合規(guī)。（三）檔案查閱與利用1.制定采購檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。對于公司內(nèi)部人員因