采購合同保存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購合同的保存管理，規(guī)范采購合同管理流程，確保采購合同的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在采購活動中簽訂的各類采購合同的保存管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同的保存管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行和保存符合法律要求。2.安全完整原則：采取有效措施保證采購合同的安全，防止合同丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，確保合同內(nèi)容的完整性。3.便于查詢原則：建立科學(xué)合理的保存管理體系，便于合同的查詢、檢索和使用，提高工作效率。4.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的采購合同，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購合同的分類與編號（一）分類1.按采購物資類別分類：分為辦公用品采購合同、設(shè)備采購合同、原材料采購合同、服務(wù)采購合同等。2.按采購方式分類：分為招標(biāo)采購合同、競爭性談判采購合同、詢價采購合同、單一來源采購合同等。（二）編號采購合同編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：[年份][部門代碼][采購方式代碼][順序號]例如：20230102001，其中“2023”表示年份，“01”表示采購部門代碼，“02”表示采購方式代碼（如招標(biāo)采購為02），“001”表示該部門該采購方式下的順序號。三、采購合同的簽訂與審核（一）簽訂1.采購合同應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行充分協(xié)商，確保合同內(nèi)容明確、具體、合法、合理，符合公司利益。3.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，如有特殊情況需要修改合同模板的，應(yīng)經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核同意。（二）審核1.采購合同簽訂后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審核流程進(jìn)行審核。審核部門包括采購部門、財務(wù)部門、法律合規(guī)部門等。2.采購部門負(fù)責(zé)審核合同的采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購價格、交貨期等條款是否符合采購計劃和公司要求。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款方式、付款期限、發(fā)票開具等財務(wù)條款是否合理、合規(guī)。4.法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提出法律意見和建議。5.經(jīng)審核通過的采購合同，應(yīng)由審核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋公司合同專用章。四、采購合同的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)合同保存：采購合同簽訂后，應(yīng)及時打印一式多份，分別由采購部門、財務(wù)部門、法律合規(guī)部門、供應(yīng)商等保存。紙質(zhì)合同應(yīng)妥善保管，存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。2.電子合同保存：對于采用電子方式簽訂的采購合同，應(yīng)按照公司電子文檔管理規(guī)定進(jìn)行保存。電子合同應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.合同檔案保存：采購合同應(yīng)建立專門的合同檔案，將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、往來信函等資料進(jìn)行分類整理，歸檔保存。合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、裝訂、存放，便于查詢和管理。（二）保存期限采購合同的保存期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求確定，一般為自合同履行完畢之日起[X]年。對于涉及重要資產(chǎn)、重大項目、知識產(chǎn)權(quán)等的采購合同，保存期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）保存地點1.公司內(nèi)部保存：采購合同的紙質(zhì)文本和電子文檔應(yīng)保存在公司內(nèi)部的檔案室或?qū)ｉT的合同管理部門。檔案室或合同管理部門應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保合同的安全保存。2.異地備份保存：對于重要的采購合同，應(yīng)進(jìn)行異地備份保存，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е潞贤瑏G失。異地備份保存的合同應(yīng)存放在與公司總部不同地理位置的安全場所，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、采購合同的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購合同的，應(yīng)填寫《采購合同查閱申請表》，注明查閱合同的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到合同管理部門查閱。2.合同管理部門應(yīng)按照申請表的要求提供合同文本，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱合同名稱及編號、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在合同管理部門指定的地點查閱合同，不得將合同帶出指定地點。查閱過程中應(yīng)注意保護(hù)合同的安全和完整，不得擅自涂改、損毀合同文本。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱采購合同的，應(yīng)填寫《采購合同借閱申請表》，注明借閱合同的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的合同，不得轉(zhuǎn)借他人或用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還所借閱的合同。如發(fā)現(xiàn)合同有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告合同管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、采購合同的變更與解除（一）變更1.在采購合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照原合同簽訂和審核流程進(jìn)行審批，確保變更后的合同條款合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。3.合同變更后，合同管理部門應(yīng)及時對原合同文本進(jìn)行修改，并將變更后的合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料進(jìn)行歸檔保存。（二）解除1.在采購合同履行過程中，如因各種原因需要解除合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)按照原合同簽訂和審核流程進(jìn)行審批，確保解除合同的原因合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。3.合同解除后，合同管理部門應(yīng)及時對原合同文本進(jìn)行標(biāo)注，并將解除合同的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。同時，采購部門應(yīng)及時清理與該合同相關(guān)的債權(quán)債務(wù)，確保公司利益不受損失。七、采購合同的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.合同管理部門應(yīng)定期對采購合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法進(jìn)行，確保風(fēng)險識別的全面性和準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法進(jìn)行，如采用風(fēng)險矩陣、風(fēng)險指數(shù)等工具對風(fēng)險進(jìn)行評估。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，合同管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款、建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保措施的有效執(zhí)行。同時，應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應(yīng)定期對采購合同的保存管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、審核、保存、查閱、借閱、變更、解除等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用查閱資料、實地查看、訪談等方式進(jìn)行，確保監(jiān)督檢查的全面性和有效性。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立采購合同保存管理考核評價制度，對各部門及下屬單位的采購合同保存管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、審核的準(zhǔn)確性、保存